I løbet af de sidste par uger er hele verden blevet ramt af den nye coronavirus, COVID-19 Coronavirus. Med oprindelse i Wuhan fra Hubei-provinsen i Kina har coronavirus forstyrret hverdagen for mennesker over hele kloden, især dem i de asiatiske og europæiske regioner. Den bedste måde at reducere overførslen af denne virus på er at begrænse din eksponering for omverdenen – men det er svært, når du har et fuldtidsjob! 

De høje transmissionsrater af denne nye coronavirus er bestemt en grund til bekymring, og flere og flere virksomheder går over til at arbejde hjemmefra. Sådanne fleksible eller fjerntliggende arbejdsordninger er imidlertid svære at implementere, især i så stor skala. I denne artikel vil vi gennemgå, hvordan du kan make it lettere implementere arbejde hjemmefra i din organisation for at undgå spredning af denne sygdom.

1. Lær at stole på dine medarbejdere

Ingen har gavn af mikrostyring, selv når I alle er på ét kontor sammen. Du ansatte dine medarbejdere, fordi du troede, at de passede bedst til jobbet – så lad dem bevise det for dig ved at vise dig de resultater, du har brug for.

Der er et par nøglefaktorer, når det kommer til at have tillid til dit personale, der arbejder hjemmefra – den første er at fokusere på de resultater, dine medarbejdere producerer og bruge dem til at evaluere deres produktivitetsniveauer. Det er allerede svært at overvåge, hvad dine medarbejdere præcist laver, når du alle er på ét kontor, og det er næsten umuligt at gøre det, når dine medarbejdere arbejder hjemmefra! Vi vil diskutere dette yderligere i et følgende afsnit, men at se på kvaliteten af det arbejde, dine medarbejdere udfører, vil helt sikkert være den bedste måde at måle deres værdi på, når de arbejder hjemmefra.

Det vigtigste er dog at sikre dig et godt forhold til din medarbejder! Dette vil fremme gennemsigtighed, og glade medarbejdere er trods alt bedre arbejdstagere.

Hvis du er interesseret i at læse mere om, hvordan du kan stole på dine medarbejdere, der arbejder fra fjerntliggende steder, så tjek ud det her artikel.

2. Uddan dine medarbejdere i vigtigheden af et optimeret arbejdsområde

På kontoret har vi alle vores skriveborde, stole, bærbare computere, stationære computere, printere, papirvarer osv. let tilgængelige. Det er dog ikke alle, der har alle disse ting pænt organiseret derhjemme! Det første skridt i at skabe arbejde hjemmefra er at sikre, at alle dine medarbejdere har internetforbindelse, hardware og software de har brug for at udføre deres arbejde derhjemme.

Det er lige så vigtigt at have et arbejdsområde adskilt fra resten af huset, så dine medarbejdere er mindre tilbøjelige til at blive distraheret. Råd dem til at vælge et arbejdsområde i det mest private hjørne af deres hus, og oplær dem om vigtigheden af at have et pænt, udpeget, organiseret arbejdsområde for at forbedre produktiviteten.

Alternativt kan medarbejderne vælge at benytte en nærliggende coworking plads hvis de er villige til at tage forholdsregler såsom at bære masker, begrænse fysisk interaktion med andre mennesker og vaske hænder ofte. Når alt kommer til alt, inkluderer en god Business Continuity-plan at opdele teams i flere coworking-rum for at reducere risikoen for, at hele teamet bliver sygt på én gang, da dette alvorligt kan hæmme arbejdsgangen.

3. Brug de rigtige værktøjer til kommunikation og samarbejde

Når du arbejder hjemmefra, kan du ikke bare kigge forbi din kollegas skrivebord for at afklare noget eller bede om støtte til et projekt. Derfor er det ekstremt vigtigt, at der er et virksomhedsdækkende samarbejdssystem, der giver mulighed for åbne kommunikationslinjer og hjælper med at holde projekter i gang. Der er trods alt ikke noget mere irriterende end et projekt, der er gået i stå, fordi et af teammedlemmerne ikke kan kontaktes.

Slap eller Basecamp er nyttige værktøjer til simple meddelelse da de stort set er tekstbaserede og vil holde alles indbakker fri for rod. Hvis lyd- eller videoopkald er påkrævet, er Hangout, Zoom eller Skype gode applikationer. Zoom virksomhedskonti optager også automatisk opkald, så du aldrig går glip af en eneste detalje igen!

Når det kommer til at arbejde på et projekt med dit team, er Google Drev den bedste måde for hele dit team at arbejde på én fil samtidigt. Trello eller Asana er gode projektstyringsværktøjer til at spore arbejdsgange og fremskridt på hver opgave og projekt. Begge giver mulighed for at oprette to-do-lister for hvert projekt, hvilket er yderst nyttigt, når flere mennesker arbejder på det samme.

4. Fokuser på resultater frem for brugt tid

Hvis nogen kan udføre en opgave på 4 timer, og en anden kan udføre den på 1 time uden at gå på kompromis med kvaliteten, vil du så ikke hellere have den hurtigere arbejder som din medarbejder? At se på den tid, en medarbejder bruger på at arbejde, er ikke et godt mål for, hvor talentfulde eller dygtige de er. Fokuser i stedet på kvaliteten af deres leverancer og lad dem styre deres tid på egen hånd.

Da kommunikationen naturligvis er langsommere, når dit personale arbejder hjemmefra, skal du ikke spilde kostbar tid på mikrostyring. Sæt i stedet klare mål, som dine medarbejdere skal opfylde, og lav regelmæssige gennemgange med dem for at sikre, at de holder sig på sporet.

5. Bekæmp ensomheden ved at arbejde hjemmefra

Når en hel afdeling eller virksomhed er på kontoret sammen, fremmer det en følelse af binding mellem kolleger. At arbejde hjemmefra kan være ret isolerende, især for dem, der bor alene. Gør en indsats for at hjælpe dine medarbejdere til at føle sig mere som et team og mindre isolerede.

Du kan gøre dette ved at organisere regelmæssige opdateringsmøder via lyd- eller videoopkald. Dette vil også sikre, at alle er klar over, hvad hinanden i øjeblikket arbejder på eller har afsluttet. Tag dig også tid til at tale om sjove, afslappede emner med dine medarbejdere for at erstatte de almindelige kontorchat over en kop kaffe. Uanset hvor dine medarbejdere kommer fra, hvis du får dem til at føle sig inkluderet og en del af et større team, vil de blive meget gladere og meget mere produktive!

Som konklusion er det bestemt ikke en let opgave at implementere arbejde hjemmefra, især når det kommer overraskende som med COVID-19 Coronavirus-situationen. Epidemier som denne forekommer dog, og det er vigtigt at være forberedt. Selvom du i øjeblikket ikke tilbyder arbejde hjemmefra, er det bedst at have en Business Continuity-plan, hvis du skulle bruge den! Du bør også overveje, at du kan have brug for, at dine medarbejdere arbejder hjemmefra lejlighedsvis, og ansætte folk, du kan stole på til at gøre det.

Hvis du er interesseret i at lære mere om fjernarbejde eller ønsker at komme med et personligt arbejde hjemmefra plan til dit kontor, så kontakt os på FLYDESK og lad os tage os af detaljerne for dig.