Office-tilan suunnittelu voi olla monimutkainen laskelma. Ei pelkästään työtilaa, vaan myös yhteisiä tiloja, kokoustiloja tai muita mahdollisesti tarvittavia mukavuuksia. Tässä artikkelissa keskustelemme tärkeimmistä kysymyksistä, joihin sinun on vastattava ennen kuin päätät toimistotilatarpeistasi, ja annamme sinulle ratkaisuja tarpeidesi laskemiseen kokosi ja budjettivaatimustesi perusteella. 

FLYDESK tarjoaa nyt mahdollisuuden laskea toimistotilatarpeesi tarkemmin. Asiantuntemuksemme ja tarkoitukseen rakennetun toimistotilalaskurimme avulla voimme antaa sinulle oppaan tarvitsemasi tilan koosta ja todennäköisistä kustannuksista. Muuttujia ovat työpöytäten lukumäärä, kokoushuoneiden lukumäärä ja yhteiset tilat.

Ole hyvä ja täytä tämä Yhteydenottolomake ja luomme koko- ja kustannussimulaation tarpeidesi mukaan.

Arvioi toimistosi koko

Kuinka paljon kapasiteettia tarvitset työntekijää kohden?

Se on ehkä ilmeisin kysymys, mutta yksi tärkeimmistä määrittävistä tekijöistä toimiston kokoa harkittaessa on ihmisten määrä, jonka odotat tai aiot käyttää niitä. Peruslähtökohtana on, että jokaisella työntekijällä tulee olla noin 100/120 neliöjalkaa, keskimääräisen työpisteen ollessa noin 50 neliöjalkaa. Nopea laskelma voi kertoa, tarjoaako harkitsemassasi toimistossa riittävästi toimistotilaa henkilöä kohden ja tarjoaako he siten mukavan ja tuottavan työympäristön.

Tulevatko työntekijät joka päivä vai tekevätkö he etätyötä?

Ihanteellisen toimistosi mittojen ja vaatimusten arvioiminen tarkoittaa, että otat huomioon, kuinka usein toimistotilaa käytetään. Jos tiimisi työskentelee toimistotiloissa vain tiettyinä viikonpäivinä, kannattaa harkita coworking-tilaa, joka tarjoaa enemmän joustavuutta ja mahdollisuuden työskennellä työpöydällä. Jos koko tiimisi työskentelee vakituisesti toimistossa, kannattaa ehkä harkita jotain hieman suurempaa, jotta työntekijät ja heidän tarpeet voidaan ottaa huomioon. 

Voit rakentaa oman joustavan työmallisi meidän avullamme joustava työmallin diagnoosityökalu. Vastaamalla tähän lyhyeen kyselyyn FLYDESK voi tehdä joustavan työdiagnoosin, jonka avulla voit luoda oman joustavan työpolitiikan ilmaisen mallimme avulla. Voit myös neuvotella FLYDESK:n kanssa ymmärtääksesi tarpeitasi ja selvittääksesi, kuinka paljon tilaa tarvitset sekä selvittääksesi, mikä budjettisi on todennäköisesti.

Mitä yhteisiä tiloja tarvitset?

Joillekin yrityksille yhteiset tilat voivat olla tärkeitä vuorovaikutuksen edistämisessä tiimin jäsenten välillä ja alueen luomisessa, jossa työntekijät voivat pitää taukoa ja rentoutua. Toiset kaupungeissa asuvat eivät välttämättä koe tarvetta yhteiselle alueelle, sillä monet tilat ovat aivan 1TP3192T ulkopuolella. Toimistotilasuunnitteluideoita laadittaessa kannattaa ehkä keskustella tiimisi kanssa siitä, onko yhteiselle alueelle kysyntää.

Esimerkiksi FLYDESK-laskin näyttää, että tiheästi sijoitettu toimisto Hongkongin keskustassa voi olla kalliimpaa kuin erittäin tilava toimisto Tsim Sha Tsuissa, vaikka kaikki muut vaatimuksesi olisivat täsmälleen samat.

Tarvitsetko kokoustiloja? Kuinka suuri ja kuinka monta?

Tämä riippuu jälleen yrityksesi tyypistä. Oletko yritys, joka isännöi useita asiakkaita tai pidätkö kokouksia etänä? Jos tarvitset kokoushuonetta, kannattaa miettiä, minkä kokoisen kokoustilan tarvitset. Jotkut yritykset tarvitsevat paljon AV-laitteita esitelläkseen asiakkailleen, kun taas toiset tarvitsevat vain pöydän ja tuoleja. Yksi asia on muistaa, että kokouksen keskikoko on 3 henkilöä, kun taas kokoushuoneeseen mahtuu keskimäärin 8 henkilöä, joten kannattaa miettiä, kuinka monta kokoustilaa todella tarvitset.

Hinnoittelumalli, jota käytämme kokoustiloissa FLYDESK-laskimessa, perustuu siihen, kuinka monta tuntia arvioit tarvitsevasi kokouksiin kuukaudessa. Kuten laskin näyttää, kuukausittaisissa kokonaiskustannuksissasi voi helposti olla 5-10% hintaero, jos päädyt vuokraamaan liian monta kokoustilaa, joita et itse käytä.

Tarvitsetko yksityisiä puhelu-/videokoppeja? Kuinka monta?

Jos yrityksesi harjoittaa suurimman osan toiminnoistaan verkossa Skypen tai Zoomin kautta, kannattaa harkita, tarvitsetko yksityisen kopin videopuheluita varten. Tämän avulla voit pitää online-kokouksia suhteellisen yksityisesti, varsinkin jos toimistosi on työskentelytilassa. Joskus tarvitset täydellistä yksityisyyttä ja hiljaisuutta puhuaksesi asiakkaiden tai työtovereiden kanssa, ja yksityinen osasto tarjoaa tämän mahdollisuuden. Tarvittava määrä riippuu siitä, kuinka moni tiimistäsi käyttää Skypeä, Zoomia, Google Meetiä tai muuta vastaavaa työkalua päivittäin. Jos se on hyvin harvoin, saattaa olla syytä suunnitella toimistotilaa siten, että se luo yksityisyyden alueen erillisen kopin sijaan. 

Mitä muita mukavuuksia tarvitset?

Kun harkitset toimistotilatarpeitasi, saatat haluta miettiä myös muita mahdollisesti tarvittavia mukavuuksia. Tarvitseeko yrityksesi esittelytilaa? Tarvitsevatko työntekijäsi keittiön ruoan ja juoman valmistamiseen? Jälleen jonkin verran neuvottelua työntekijöiden kanssa voi olla hyödyllistä discover, mitä tarvitaan, ja varmistaa, että ympäristö sopii tarpeisiisi.

FLYDESK-laskimella voit valita, kuinka tilavan haluat toimistosi olevan, kuinka tyylikkään haluat sen olevan ja kuinka paljon huonekaluja odotat siinä olevan. Täysin kalustettu ja tilava toimisto tulee maksamaan paljon enemmän, jos haluat yöpyä keskeisellä alueella.

Ole hyvä ja käytä meidän Kyselylomake kuvailemaan tarpeitasi ja autamme sinua laskemaan tilatarpeesi.

Arvioi toimistosi kustannukset

Pitääkö sinun olla keskeisellä alueella/kaupungissa?

Keskustan hinnat ovat väistämättä kalliimpia kuin jossain kaupungin ulkopuolella, joten kannattaa kysyä itseltäsi, tarvitsetko sitä keskustan sijaintia vai voisitko saada lisää tilaa hankkimalla toimistotilan kauempana kaupunkikeskuksesta? Keskimääräinen toimistotilojen koko on todennäköisesti rajallisempi tiivistetyllä kaupunkialueella.

Esimerkiksi, kuten laskimemme näyttää, toimisto, josta maksat HK$480 000 Hongkongin keskustassa, voi olla jopa HK$350 000 Sheung Wanissa täsmälleen samoilla toimistovaatimuksilla, vaikka se on vain lyhyen matkan päässä. .

Etsitkö yhteistä toimistotilaa (coworking-tilaa) tai omaa yksityistä toimistotilaa?

Tämä on hyvä kysymys, kun harkitaan toimistotilasuunnittelua. Tarvitsetko todella erilliset huoneet vai sopiiko yrityksesi ja työtyylisi paremmin avoimeen pohjaratkaisuun? Usein coworking-tila voi osoittautua inspiroivaksi, koska voit pomppia muiden samanhenkisten yritysten puolelle. Tietyt yritykset, kuten laki- tai talouselämän yritykset, haluavat kuitenkin yksityisiä alueita tavata asiakkaita ja keskustella arkaluonteisista asioista. Joskus on oikein, että yrityksellä on sekoitus molempia.  

Esimerkiksi 'kelluva pöytä' -järjestely voi maksaa US$30:sta US$350:een kuukaudessa, kun taas yksityinen toimisto tai toimistopaketti voi olla US$350 - US$800 kuukaudessa coworking-tilassa.

Kuinka laskea budjettisi

Kun harkitset ihanteellista toimistokokoasi, sinun on myös harkittava, pystyykö yrityksesi ottamaan vastaan uuden työtilan yleiskustannukset. Saatavilla on tietysti erilaisia hintoja eri budjeteille, jopa halutuimmissa paikoissa. On tärkeää asettaa budjetti ennen kuin katsot ympärillesi, jotta tiedät, mihin sinulla on varaa, ja perustaa sitten hakusi tämän luvun ympärille. Voit asettaa eri hintatasoja FLYDESK sopimaan budjettiisi ja voimme myös auttaa sinua laskemaan budjettisi tarpeidesi mukaan. 

Toimistotilojen tyypilliset kustannukset

LA:ssa toimivan kiinteistöneuvojan CBRE:n mukaan tyypilliset toimistotilojen kustannukset joissakin maailman halutuimmista kohteista vuoden 2019 ensimmäisellä neljänneksellä olivat seuraavat:

• Hongkong = $312 neliöjalkaa kohti vuodessa
• Lontoo (West End) = $222,70 neliöjalkaa kohti vuodessa
• New York (Manhattanin keskusta) = $196,89 neliöjalkaa kohti vuodessa
• Peking (CBD) = $117,05 neliöjalkaa kohti vuodessa
• New Delhi (CBD) = $143,97 neliöjalkaa kohti vuodessa

Kannattaa siis pitää mielessä, missä päin maailmaa sinun tulee sijaita ja hintaerot ennen kuin päätät tarvitsemasi toimiston koosta.

Mitä minun pitäisi tehdä seuraavaksi?

Ihanteellisen toimistokoon laskeminen ei ole tarkkaa tiedettä. Yrityksesi kannalta on monia vaikuttavia tekijöitä, joista osa on henkilökohtaisia ja osa käytännöllisiä. Kun olet vastannut joihinkin yllä oleviin kysymyksiin, sinulla saattaa olla parempi käsitys siitä, mitä tarvitset.

Ole hyvä ja täytä tämä Yhteydenottolomake ja luomme koko- ja kustannussimulaation tarpeidesi mukaan.