Tehokas viestintämalli etätiimeille tunnistaa kaikki erilaiset sovellukset, joita voidaan käyttää etäviestinnän haasteiden voittamiseksi. Nämä sovellukset varmistavat, että viestintälinjat hajautetun tiimisi kanssa ovat aina avoimia yhteistyön ja ryhmätyön parantamiseksi. Kun tämä on käytössä, hajautetut tiimit voivat todella saavuttaa täyden potentiaalinsa. Tässä on esimerkki siitä, miltä tehokas sisäinen viestintästrategia voisi näyttää sovellusvaihtoehdoineen ja käyttösuosituksineen.

Chat – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

Pähkinänkuoressa: Ihanteellinen pikaisiin ja jatkuviin keskusteluihin, jotka on järjestetty aiheen mukaan ja jotka vaativat yleensä välittömämmän vastauksen kuin sähköpostit. Tämä koskee ryhmä- ja kahdenkeskisiä keskusteluja. Chat-sovellukset ovat käteviä, jos haluat pitää pitkiä keskusteluja käynnissä. Chatit voidaan myös laajentaa reaaliaikaisiin puheluihin ja kokouksiin, joissa on ääni, näytön jakaminen ja videot, jotka ovat välttämättömiä tiimin etäviestinnässä.

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Platform:t, kuten WhatsApp, toimivat lyhyissä, henkilökohtaisissa viesteissä. Ammattimaisempia keskusteluja varten suosittelemme Slackia aloittelijoille ja sitten Microsoft Teamiä yrityksesi kasvaessa. Voit käyttää näitä sovelluksia myös muihin kuin työhön liittyviin aiheisiin välttääksesi liian monien sovellusten käyttämisen. Vaihtoehtoisesti voit etsiä sosiaalisen alustan Facebook Workspacesta tai Microsoft Yammerista.

Sisäpiirin kärki 1TP3T2: Aseta aikarajat, jolloin odotat vastauksia turhautumisen välttämiseksi.

Sisäkärki 1TP3T3: Kiireellisissä asioissa ota vain puhelin ja soita. Vältä samojen viestien lähettämistä eri alustojen kautta.

Sähköposti – Google Gmail, Microsoft Outlook

Pähkinänkuoressa: Sähköpostit soveltuvat kolmansien osapuolten viestintään, joka on muodollisempaa, virallisempaa, jäsennellympää, usein pidempää ja todennäköisimmin viesteille, jotka eivät vaadi välitöntä vastausta. 

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Kerro sähköposti- ja chat-sovellusten eroista, muuten saatat aiheuttaa sekaannusta siitä, milloin mitäkin käyttää. Sähköposti keskittyisi tiettyyn viestiin yhdeltä henkilöltä yleisölle, mutta chatit ovat enemmän keskustelua herättäviä, mikä mahdollistaa tasapainoisemman osallistumisen.

Sisäpiirin kärki 1TP3T2: Muista, että ihmiset saavat paljon sähköposteja, joten chatit tai puhelut ovat parempia kiireellisissä viesteissä.

Kalenteri – Google-kalenteri, Microsoft Outlook + Calendly

Pähkinänkuoressa: Useimmissa sähköpostisovelluksissa on integroitu kalenteriominaisuus, joka säilyttää sähköpostisovellusten arvon, vaikka sähköpostin arvo on viime aikoina laskenut. 

Jotta ihmisillä jää riittävästi aikaa valmistautua ja keskustella tärkeistä aiheista, on aina suositeltavaa suunnitella tapaamiset etukäteen. Myös etäosallistujille kokouksista tulee tavallinen viestintäväline, koska kutsut sisältävät yleensä the link:n virtuaalisiin kokoushuoneisiin.

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Suosittelemme pysymään yhdessä toimistosovelluspaketissa; Valitse Google G-Suite, jos olet aloittelija, sitten Microsoft Office 365 vakiintuneemmille yrityksille. 

Sisäpiirin kärki 1TP3T2: Suosittelemme myös käyttämään kokousvaraussovellusta, kuten Calendly, välttääksesi edestakaisin ulkopuolisten kontaktien kanssa sopivan päivämäärän ja ajan sopimiseksi kokouksellesi.

Virtuaalikokoukset – Zoom, Hangout + Calendly

Pähkinänkuoressa: Virtuaalikokoukset tai verkkokokoukset ovat pakollisia, kun vähintään yksi osallistujista on etänä tai kun heidän sijaintiaan ei tiedetä. Vaikka jotkin chat-sovellukset tarjoavat kunnollisen virtuaalisen kokous-/konferenssikokemuksen, omistetuilla sovelluksilla on taipumus tarjota erityisiä ominaisuuksia, integraatiota, tukea ja palvelun laatua, jotka oikeuttavat niiden toteuttamisen. 

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Suosittelemme Zoomia (+ Calendly) aloittelijoille, koska Google Hangouts ei ole niin monipuolinen; sitä voivat käyttää myös suuremmat yritykset vaihtoehtona Microsoft Teamsille, jolla on edelleen haasteita tapaamisissa ulkopuolisten osallistujien kanssa. On kuitenkin todennäköisesti vain ajan kysymys, milloin Microsoftista tulee kaikkien keskisuurten ja suurten yritysten työhön liittyvien sovellusten ykkösalusta, kun taas Google taistelee pienempien yritysten markkinoista.

Sisäpiirin kärki 1TP3T2: Ota tästä tapana sisällyttää aina verkkokokouslinkit kalenterikutsuun, kun osallistujan sijainti ei ole tiedossa.

Projektinhallinta – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

Pähkinänkuoressa: Projektinhallintatyökalut ovat erityisen hyödyllisiä, kun sinulla on hajautettu tiimi, koska sen avulla tiimi näkee, mitä jokainen tekee ja miten edistyy ilman, että sinun tarvitsee kysyä joka kerta. Jokainen voi kirjata edistymisensä yhteen paikkaan ja se on selkeää ja toimivaa koko tiimille.

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Projektinhallintaa varten Google Task voi luoda erittäin yksinkertaisia tehtäväluetteloita tiimin jäsenille. Käytä Basecampia, Trelloa, TeamWeekiä tai Asanaa, jos tarvitset lisäominaisuuksia, kuten projektin seurantaa, kehittynyttä ja mukautettua rakennetta tai integraatioita.

Puhelut – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

Pähkinänkuoressa: Joskus unohdamme perusasiat: tehokkain tapa etäviestintään on valita puhelin ja puhua! Lisäetuna on, että puhelut eivät ole riippuvaisia Internet-verkon vakaudesta. 

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Useimmat virtuaaliset kokous- tai online-äänisovellukset, kuten Zoom, integroivat puhelinneuvottelunumerot usean osallistujan keskusteluja varten. 

Sisäpiirin kärki 1TP3T2: Kun käytössäsi on vakaa Internet-verkko, Zoomin, Hangoutin tai WhatsAppin online-äänen (VoIP) avulla voit helposti siirtyä äänipuhelusta videopuheluun – ja säästät televiestintäkuluissa etenkin matkoilla.

Asiakirjojen tallennus ja yhteistyö – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

Pähkinänkuoressa: Kaukana ovat ajat, jolloin hallimme tiedostojen tallennusta ja varmuuskopioita kalliilla kiintolevyillä. Nyt on olemassa monia ratkaisuja asiakirjojen tallentamiseen koko organisaatiossa erittäin helppojen tallennus- ja jakamisominaisuuksien avulla. Jopa asiakirjan muokkaaminen on nyt mahdollista verkossa, ja siinä Microsoft teki äskettäin fantastista työtä integroimalla Office (Word, PowerPoint, Excel…) Office 365:een. 

Sisäpiirin kärki 1TP3T1: Google on edelleen erittäin kilpailukykyinen Google Driven kanssa tallennustilan ja tehokkaiden verkkodokumenttien yhteiskäyttöominaisuuksien (Sheets, Docs, Slides, Forms) suhteen. Nämä eivät ole vain ihanteellisia sisäiseen viestintään, vaan myös ulkoiseen asiakirjojen jakamiseen.

Nyt tiedät kaiken erilaisista sovelluksista ja ohjelmista, joilla voit kommunikoida etätiimin kanssa, mutta oikeat ohjelmat eivät riitä, tässä on strategiat kuinka kommunikoida tehokkaasti etätiimin kanssa olemme koonneet.

Ryhdy FLYDESKER:ksi ja vastaanota lisää tämän kaltaisia hyödyllisiä artikkeleita.