Selama beberapa minggu terakhir ini, seluruh dunia telah dipengaruhi oleh coronavirus baru, COVID-19 Coronavirus. Berasal dari Wuhan dari provinsi Hubei di Cina, virus corona telah mengganggu kehidupan sehari-hari orang di seluruh dunia, terutama di kawasan Asia dan Eropa. Cara terbaik untuk mengurangi penularan virus ini adalah dengan membatasi paparan Anda ke dunia luar – tetapi ini sulit jika Anda memiliki pekerjaan penuh waktu! 

Tingkat penularan yang tinggi dari virus corona baru ini tentu memprihatinkan, dan semakin banyak perusahaan beralih ke pengaturan kerja dari rumah. Namun, pengaturan kerja yang fleksibel atau jarak jauh seperti itu sulit diterapkan, terutama dalam skala besar. Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana Anda dapat mempermudah penerapan pengaturan bekerja dari rumah di organisasi Anda untuk menghindari penyebaran penyakit ini.

1. Belajar mempercayai staf Anda

Tidak ada yang mendapat manfaat dari manajemen mikro, bahkan saat Anda semua berada di satu kantor bersama. Anda mempekerjakan karyawan Anda karena Anda yakin mereka paling cocok untuk pekerjaan itu – jadi biarkan mereka membuktikannya kepada Anda dengan menunjukkan hasil yang Anda butuhkan.

Ada beberapa faktor kunci dalam hal memercayai staf Anda yang bekerja dari rumah – yang pertama adalah berfokus pada hasil yang dihasilkan karyawan Anda dan menggunakannya untuk mengevaluasi tingkat produktivitas mereka. Sudah sulit untuk memantau apa yang sebenarnya dilakukan karyawan Anda saat Anda semua berada di satu kantor, dan hampir tidak mungkin melakukannya saat staf Anda bekerja dari rumah! Kami akan membahasnya lebih lanjut di bagian berikut, tetapi melihat kualitas pekerjaan yang diselesaikan karyawan Anda pasti akan menjadi cara terbaik untuk mengukur nilai mereka saat bekerja dari rumah.

Namun, yang paling penting adalah memastikan Anda memiliki hubungan yang baik dengan karyawan Anda! Ini akan mendorong transparansi dan karyawan yang bahagia adalah pekerja yang lebih baik.

Jika Anda tertarik untuk membaca selengkapnya tentang cara memercayai karyawan Anda yang bekerja dari lokasi jauh, bacalah ini artikel.

2. Didik karyawan Anda tentang pentingnya ruang kerja yang optimal

Di kantor, kita semua memiliki meja, kursi, laptop, desktop, printer, alat tulis, dll dengan mudah tersedia. Namun, tidak semua orang memiliki semua hal ini tertata rapi di rumah! Langkah pertama dalam menciptakan pengaturan kerja dari rumah adalah memastikan semua karyawan Anda memiliki koneksi internet, perangkat keras dan perangkat lunak mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka di rumah.

Sama pentingnya untuk memiliki ruang kerja yang terpisah dari bagian rumah lainnya sehingga staf Anda cenderung tidak terganggu. Anjurkan mereka untuk memilih ruang kerja di sudut paling pribadi di rumah mereka, dan mendidik mereka tentang pentingnya memiliki ruang kerja yang rapi, tertata, dan terorganisir untuk meningkatkan produktivitas.

Atau, karyawan dapat memilih untuk menggunakan terdekat ruang kerja bersama jika bersedia melakukan tindakan pencegahan seperti memakai masker, membatasi interaksi fisik dengan orang lain dan sering mencuci tangan. Lagi pula, rencana Kesinambungan Bisnis yang baik termasuk membagi tim menjadi beberapa ruang kerja bersama untuk mengurangi risiko seluruh tim jatuh sakit sekaligus karena hal ini dapat menghambat alur kerja secara serius.

3. Gunakan alat yang tepat untuk komunikasi dan kolaborasi

Saat Anda bekerja dari rumah, Anda tidak bisa begitu saja mampir ke meja rekan kerja untuk mengklarifikasi sesuatu atau meminta dukungan untuk suatu proyek. Oleh karena itu, sangat penting bahwa ada sistem kolaborasi di seluruh perusahaan, untuk memungkinkan jalur komunikasi terbuka dan membantu proyek tetap berjalan. Lagi pula, tidak ada yang lebih menyebalkan daripada proyek yang terhenti karena salah satu anggota tim tidak dapat dihubungi.

Kendur atau Basecamp adalah alat yang berguna untuk sederhana komunikasi karena sebagian besar berbasis teks dan akan membuat kotak masuk semua orang bebas dari kekacauan. Jika panggilan audio atau video diperlukan, Hangout, Zoom, atau Skype adalah aplikasi yang bagus. Akun bisnis Zoom juga merekam panggilan secara otomatis, jadi Anda tidak akan melewatkan satu detail pun lagi!

Saat mengerjakan proyek dengan tim Anda, Google Drive adalah cara terbaik bagi seluruh tim Anda untuk mengerjakan satu file secara bersamaan. Trello atau Asana adalah alat manajemen proyek yang bagus untuk melacak alur kerja dan kemajuan pada setiap tugas dan proyek. Keduanya menawarkan opsi untuk membuat daftar tugas untuk setiap proyek yang sangat berguna saat banyak orang mengerjakan hal yang sama.

4. Fokus pada hasil daripada waktu yang dihabiskan

Jika seseorang dapat menyelesaikan tugas dalam 4 jam dan orang lain dapat menyelesaikannya dalam 1 jam tanpa mengorbankan kualitas, bukankah Anda lebih suka memiliki pekerja yang lebih cepat sebagai karyawan Anda? Melihat jumlah waktu yang dihabiskan seorang karyawan untuk bekerja bukanlah ukuran yang baik untuk mengetahui seberapa berbakat atau terampilnya mereka. Alih-alih, fokuslah pada kualitas kiriman mereka dan biarkan mereka mengatur waktu mereka sendiri.

Karena komunikasi secara alami lebih lambat saat staf Anda bekerja dari rumah, jangan buang waktu yang berharga untuk manajemen mikro. Alih-alih, tetapkan tujuan yang jelas bagi karyawan Anda untuk bertemu dan melakukan tinjauan rutin dengan mereka untuk memastikan mereka tetap berada di jalur yang benar.

5. Lawan kesepian bekerja dari rumah

Ketika seluruh departemen atau perusahaan berada di kantor bersama, hal itu meningkatkan rasa ikatan di antara rekan kerja. Bekerja dari rumah bisa sangat mengisolasi, terutama bagi mereka yang tinggal sendiri. Berusahalah untuk membantu karyawan Anda merasa lebih seperti sebuah tim dan tidak terlalu terisolasi.

Anda dapat melakukan ini dengan mengatur rapat pembaruan rutin melalui panggilan audio atau video. Ini juga akan memastikan semua orang mengetahui apa yang sedang dikerjakan atau telah diselesaikan satu sama lain. Juga, luangkan waktu untuk berbicara tentang topik yang menyenangkan dan santai dengan staf Anda untuk menggantikan obrolan kantor biasa sambil minum kopi. Terlepas dari mana karyawan Anda berasal, jika Anda membuat mereka merasa dilibatkan dan menjadi bagian dari tim yang lebih besar, mereka akan jauh lebih bahagia dan lebih produktif!

Kesimpulannya, menerapkan pengaturan bekerja dari rumah tentu bukan tugas yang mudah, apalagi jika datang secara tiba-tiba seperti situasi virus Corona COVID-19. Namun, wabah seperti ini memang terjadi dan penting untuk dipersiapkan. Meskipun saat ini Anda tidak menawarkan pengaturan bekerja dari rumah, sebaiknya Anda memiliki rencana Kelangsungan Bisnis untuk berjaga-jaga jika Anda perlu menggunakannya! Anda juga harus mempertimbangkan fakta bahwa Anda mungkin memerlukan karyawan Anda untuk bekerja dari rumah sesekali, dan mempekerjakan orang yang dapat Anda percayai untuk melakukannya.

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang kerja jarak jauh atau ingin membuat rencana kerja dari rumah yang dipersonalisasi untuk kantor Anda, hubungi kami di FLYDESK dan biarkan kami mengurus detailnya untuk Anda.