De afgelopen weken is de hele wereld getroffen door het nieuwe coronavirus, COVID-19 Coronavirus. Het coronavirus, dat zijn oorsprong vindt in Wuhan in de provincie Hubei in China, heeft het dagelijks leven van mensen over de hele wereld verstoord, vooral die in de Aziatische en Europese regio's. De beste manier om de overdracht van dit virus te verminderen, is door je blootstelling aan de buitenwereld te beperken - maar dit is moeilijk als je een fulltime baan hebt! 

De hoge overdrachtssnelheden van dit nieuwe coronavirus zijn zeker een reden tot bezorgdheid, en steeds meer bedrijven stappen over op thuiswerkregelingen. Dergelijke flexibele of externe werkregelingen zijn echter moeilijk te implementeren, vooral op zo'n grote schaal. In dit artikel bespreken we hoe u het gemakkelijker kunt maken om thuiswerkregelingen in uw organisatie te implementeren om de verspreiding van deze ziekte te voorkomen.

1. Leer uw personeel te vertrouwen

Niemand heeft baat bij micromanaging, zelfs niet als u allemaal samen op één kantoor zit. U heeft uw werknemers aangenomen omdat u dacht dat ze het beste bij de baan pasten, dus laat ze het u bewijzen door u de resultaten te tonen die u nodig hebt.

Er zijn een paar belangrijke factoren als het gaat om het vertrouwen van uw personeel dat vanuit huis werkt - de eerste is om u te concentreren op de resultaten die uw werknemers produceren en die te gebruiken om hun productiviteitsniveaus te evalueren. Het is al moeilijk om te controleren wat uw werknemers precies doen als u allemaal op één kantoor zit, en het is bijna onmogelijk om dit te doen wanneer uw personeel vanuit huis werkt! We zullen dit in een volgende sectie verder bespreken, maar kijken naar de kwaliteit van het werk dat uw werknemers voltooien, is zeker de beste manier om hun waarde te meten wanneer ze vanuit huis werken.

Het allerbelangrijkste is echter dat je een goede relatie hebt met je medewerker! Dit bevordert de transparantie en gelukkige werknemers zijn immers betere werknemers.

Als u meer wilt lezen over hoe u uw werknemers kunt vertrouwen die vanaf externe locaties werken, ga dan naar deze artikel.

2. Instrueer uw medewerkers over het belang van een geoptimaliseerde werkruimte

Op kantoor hebben we allemaal onze bureaus, stoelen, laptops, desktops, printers, kantoorbenodigdheden, enz. gemakkelijk beschikbaar. Niet iedereen heeft echter al deze dingen netjes in huis! De eerste stap bij het creëren van thuiswerkarrangementen is ervoor te zorgen dat al uw medewerkers een internetverbinding hebben, hardware en software ze nodig hebben om hun werk thuis af te ronden.

Het is net zo belangrijk om een werkruimte apart te hebben van de rest van het huis, zodat uw personeel minder snel afgeleid wordt. Adviseer ze om een werkruimte te kiezen in de meest besloten hoek van hun huis en leer ze hoe belangrijk het is om een nette, aangewezen, georganiseerde werkruimte te hebben om de productiviteit te verbeteren.

Als alternatief kunnen werknemers ervoor kiezen om een nabijgelegen coworking ruimte als ze bereid zijn voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het dragen van maskers, het beperken van fysieke interactie met andere mensen en het regelmatig wassen van hun handen. Een goed Business Continuity-plan omvat immers het opsplitsen van teams in meerdere coworking-ruimtes om het risico te verkleinen dat het hele team in één keer ziek wordt, aangezien dit de workflow ernstig kan belemmeren.

3. Gebruik de juiste tools voor communicatie en samenwerking

Als je vanuit huis werkt, kun je niet zomaar langs het bureau van je collega gaan om iets op te helderen of om ondersteuning te vragen bij een project. Daarom is het uiterst belangrijk dat er een bedrijfsbreed samenwerkingssysteem is, om open communicatielijnen mogelijk te maken en projecten in beweging te houden. Niets is immers vervelender dan een project dat vastloopt doordat een van de teamleden niet bereikbaar is.

slappe of Basecamp zijn handige hulpmiddelen voor eenvoudige communicatie omdat ze grotendeels op tekst zijn gebaseerd en de inbox van iedereen overzichtelijk houden. Als audio- of videogesprekken nodig zijn, zijn Hangout, Zoom of Skype goede toepassingen. Zakelijke Zoom-accounts nemen ook automatisch gesprekken op, zodat je nooit meer een detail hoeft te missen!

Als u met uw team aan een project wilt werken, is Google Drive de beste manier voor uw hele team om tegelijkertijd aan één bestand te werken. Trello of Asana zijn goede tools voor projectbeheer om de workflow en voortgang van elke taak en elk project bij te houden. Beide bieden de mogelijkheid om takenlijsten voor elk project te maken, wat erg handig is wanneer meerdere mensen aan hetzelfde werken.

4. Focus op resultaten in plaats van bestede tijd

Als iemand een taak in 4 uur kan voltooien en iemand anders in 1 uur zonder concessies te doen aan de kwaliteit, zou u dan niet liever de snellere werknemer als werknemer hebben? Kijken naar de hoeveelheid tijd die een werknemer aan het werk besteedt, is geen goede maatstaf voor hoe getalenteerd of bekwaam ze zijn. Richt u in plaats daarvan op de kwaliteit van hun deliverables en laat ze hun tijd zelf beheren.

Aangezien de communicatie van nature langzamer is wanneer uw personeel vanuit huis werkt, verspilt u geen kostbare tijd aan microbeheer. Stel in plaats daarvan duidelijke doelstellingen vast waaraan uw medewerkers moeten voldoen en voer regelmatig beoordelingen met hen uit om ervoor te zorgen dat ze op schema blijven.

5. Bestrijd de eenzaamheid van thuiswerken

Wanneer een hele afdeling of bedrijf samen op kantoor is, bevordert dit een gevoel van binding tussen collega's. Thuiswerken kan behoorlijk isolerend zijn, vooral voor degenen die alleen wonen. Doe uw best om uw medewerkers te helpen zich meer als een team en minder geïsoleerd te voelen.

Dit doe je door regelmatig update meetings te organiseren via audio- of videocall. Zo weet iedereen waar elkaar op dit moment aan werkt of heeft afgerond. Neem ook de tijd om met uw personeel over leuke, informele onderwerpen te praten, ter vervanging van de gewone kantoorgesprekken onder het genot van een kopje koffie. Waar uw medewerkers ook vandaan komen, als u ze het gevoel geeft dat ze erbij horen en deel uitmaken van een groter team, zullen ze veel gelukkiger en productiever zijn!

Kortom, het implementeren van thuiswerkarrangementen is zeker geen gemakkelijke taak, vooral niet als het een verrassing is zoals met de COVID-19 Coronavirus-situatie. Dergelijke epidemieën komen echter voor en het is belangrijk om voorbereid te zijn. Zelfs als u momenteel geen thuiswerkarrangementen aanbiedt, is het het beste om een bedrijfscontinuïteitsplan te hebben voor het geval u er gebruik van moet maken! Houd er ook rekening mee dat u uw werknemers af en toe nodig heeft om thuis te werken, en neem mensen in dienst die u kunt vertrouwen om dit te doen.

Als je meer wilt weten over werken op afstand of als je een persoonlijk thuiswerkplan voor je kantoor wilt bedenken, neem dan contact met ons op via FLYDESK en laat ons de details voor u regelen.