В условиях нынешней пандемии COVID-19 большинству людей было предложено работать из дома, чтобы снизить скорость передачи вируса. Кроме того, весьма вероятно, что меры по социальному дистанцированию будут применяться во всем мире в течение года или, возможно, даже дольше. Это сильно повлияло на предприятия, поскольку их офисы больше не используются, хотя они все еще платят за аренду, плюс несколько компаний были вынуждены сократить штат, чтобы соответствовать своей норме прибыли.

Теперь, когда люди по всему миру постепенно начинают возвращаться к работе — с учетом мер социального дистанцирования — многие компании осознали, что у них есть много дополнительного места в офисе из-за сокращения штата, а также тот факт, что значительное количество люди предпочитают удаленную модель работы, будь то из соображений удобства или из-за страха заразиться COVID-19.

В этой статье мы рассмотрим, как ваш бизнес может компенсировать часть расходов на аренду, сдав дополнительные помещения в субаренду и перейдя на модель общего офиса. Не волнуйтесь — мы сделали все предварительные исследования для вас!

Юридический аспект

Субаренда вашего дополнительного офисного помещения может быть незаконна в зависимости от условий, изложенных в вашем договоре аренды. Вы можете понести несколько судебных издержек, если сдадите свои офисные помещения в субаренду без разрешения арендодателя, что противоречит самой цели субаренды.

Лучшим способом продвижения вперед было бы начать обсуждение с вашим арендодателем и запросить разрешение на субаренду. Обязательно подчеркните важность экономии затрат во время нынешней пандемии — в конце концов, несколько отраслей серьезно пострадали, и ваш арендодатель, вероятно, также будет беспокоиться о том, сможете ли вы заплатить за офисное помещение. В целом, это беспроигрышная ситуация, поскольку вы можете компенсировать часть расходов на аренду огромного пространства, которое вы не используете полностью, а ваш арендодатель по-прежнему получает арендную плату за полный месяц. У него могут быть некоторые опасения по поводу того, что он может позволить незнакомым людям пользоваться офисными помещениями, но мы обсудим это в следующих нескольких разделах.

Мы собрали шаблоны договоров субаренды, на которые вы можете ссылаться при составлении точных положений и условий для арендаторов, которым вы сдаете в субаренду. Все образцы договоров бесплатно для скачивания!

Защитите себя и свое рабочее место

Ваш договор аренды при субаренде должен включать пункт, в котором указывается, что арендаторы несут ответственность за любой ущерб, причиненный имуществу. Это чрезвычайно важно в общих офисных помещениях, так как это защитит ваш бизнес — в конце концов, вы не хотите платить за уборку или устранение чужого беспорядка! Это также поможет успокоить вашего арендодателя, поскольку ваши арендаторы будут нести ответственность за любой ущерб и, следовательно, будут более осторожны и уважительно относиться к вашим офисным помещениям.

Есть два способа сделать это: вы должны убедиться, что либо страховка вашего арендатора покроет ущерб от субарендатора, либо оговорить, что субарендатор должен получить свою собственную страховку, что является более идеальным вариантом для долгосрочной аренды. субаренда. Чтобы защитить себя с помощью этого вида страхования в Гонконге, ознакомьтесь с Обложка компании, так как они дают отличные советы и рекомендации, чтобы обеспечить вашу полную защиту.

Выбор субарендатора

Выбор подходящего субарендатора является чрезвычайно важным аспектом субаренды. Обычные проблемы при субаренде действительно применяются, такие как обеспечение того, чтобы ваш арендатор был в состоянии платить арендную плату вовремя и что они не нанесут значительного ущерба вашей собственности (в конце концов, даже если они несут ответственность, часто может быть головной болью, чтобы разобраться с этими типы вопросов вне). Кроме того, при сдаче в субаренду части своего офисного помещения необходимо убедиться, что ваши арендаторы не из организации-конкурента, иначе они могут получить конфиденциальную информацию о вашей организации.

Поэтому очень важно, чтобы вы тщательно проверили своих субарендаторов, прежде чем разрешить им сдавать в субаренду ваше дополнительное пространство. Проведите тщательную проверку биографических данных и выберите арендаторов, с которыми у вас есть синергия, чтобы совместное использование вашего офисного пространства было гармоничным опытом. Соблюдение строгой процедуры проверки также успокоит вашего арендодателя, поэтому обязательно сообщите ему об этом, когда начнете обсуждение субаренды.

Еще одна вещь, которую следует отметить, это то, что реклама вашего дополнительного офисного помещения не всегда может быть хорошей, поскольку она подаст сигнал вашим конкурентам о том, что денежный поток вашего бизнеса далеко не идеален. Кроме того, это также привлечет множество людей с плохими намерениями, которые хотели бы шпионить за вашей компанией и узнать больше о ее внутренней работе. FLYDESK предлагает строгий, тщательный и конфиденциальный процесс проверки любых потенциальных субарендаторов через нашу широкую сеть, чтобы вы могли гарантировать, что только лучшие арендаторы придут к вам для окончательного утверждения.

Принятие решения о ценах

Лучше всего проверить тарифы на коворкинги в районе вашего офиса, чтобы понять, какие цены взимать. Как грубый ориентир, выделенные столы на открытых площадках в Гонконге стоит от 3000 до 6000 гонконгских долларов в месяц, а ежедневные горячие столы в коворкингах стоят от 150 до 400 гонконгских долларов в день. Конечно, это зависит от вашего района и качества услуг, предоставляемых вашим офисом — например, если вы разрешаете доступ к своей кладовой и у вас есть бесплатный чай и кофе, балкон или другие подобные места общего пользования для отдыха людей и т. д., вы можете цена вашего дополнительного пространства намного выше, чем если бы вы не предлагали никаких дополнительных услуг. Районы в Центральном деловом районе или рядом с ним или в районах с множеством ресторанов и развлекательных заведений также могут быть оценены выше.

Субаренда конференц-залов также является выгодным вариантом, поскольку, хотя некоторые компании могут предпочесть продолжать следовать модели работы на дому, им иногда будут нужны помещения для встреч и обсуждения проектов или встреч с клиентами. Как правило, аренда конференц-зала стоит от 150 до 300 гонконгских долларов в час, но эта сумма может быть увеличена в зависимости от предлагаемой вами вместимости.

FLYDESK также может помочь вам правильно оценить ваши офисные помещения.

Срок субаренды

Краткосрочная субаренда требует больше работы, так как вам придется постоянно проверять арендаторов, и вы будете брать на себя дополнительные риски с каждым новым арендатором. Однако они, как правило, более прибыльны. Долгосрочная субаренда также немного рискованна, так как будущее на данный момент весьма неопределенно. Поэтому лучшим вариантом является гибкая аренда на срок до двух месяцев, после чего она может быть продлена, если вы решите это сделать.

Помните — здесь вы главный! Вы также можете предложить возобновляемые еженедельные варианты, чтобы убедить тех, кто не совсем уверен в том, является ли субаренда вашего офисного помещения лучшим выбором для них, плюс это дает вам больше времени для фильтрации большего количества арендаторов. Лучше всего сделать субаренду максимально простой, чтобы вам не пришлось испытывать много хлопот.

Рекомендации по рабочему пространству

Четко изложите правила и нормы вашего рабочего пространства любому потенциальному арендатору (и обязательно включите их в субаренду!). Некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите рассмотреть, — это правила использования оборудования, такого как принтеры, кофемашины и т. д. Вы также можете ввести дресс-код, а также другие правила, такие как обеспечение того, чтобы последний человек, выходящий из офиса, включал все огни. выключение кондиционера и другие подобные рекомендации, чтобы ваши жильцы вели себя уважительно и надлежащим образом. Для получения дополнительной информации о правилах коворкинга и общих офисных пространств ознакомьтесь с этим статья.

Вам также нужно будет придумать систему бронирования конференц-залов, чтобы избежать конфликтов, и, возможно, потребуется установить некоторые ограничения на использование Интернета.

В целом, сдача дополнительных офисных помещений в субаренду — отличный способ сэкономить на расходах вашего бизнеса, а также предложить другим недорогие помещения для работы на гибкой основе. Конечно, вам потребуется одобрение вашего арендодателя и убедитесь, что установлены строгие правила и рекомендации, чтобы вы не попали в какие-либо неприятные ситуации.

Хотя это всего лишь общее руководство, если вы заинтересованы в субаренде дополнительных офисных помещений, свяжитесь с нами по адресу FLYDESK и мы поможем вам проработать все детали, характерные для вашего бизнеса.