Удаленная работа в последние годы становится все более популярной. После неудачного распространения COVID-19 и нынешних мер социального дистанцирования, применяемых во всем мире, число людей, которые учатся работать из дома и становятся удаленными работниками, еще больше увеличилось. 

Если вы новичок в образе жизни удаленной работы, эта статья для вас. Здесь мы рассмотрим некоторые из наиболее полезных инструментов, о которых вам обязательно следует узнать, если вы хотите стать эффективным и действенным удаленным работником. Мы разделим инструменты на разные категории в зависимости от того, для чего они в основном используются: управление проектами, управление файлами, отслеживание времени и выставление счетов. 

 

Лучшие инструменты управления проектами для удаленных сотрудников

Трелло

Alexa Рейтинг: 202

Trello — один из наиболее часто используемых инструментов управления проектами среди фрилансеров и удаленных работников в целом. Trello позволяет вам организовывать проекты, разделяя их на определенные задачи и назначая их конкретным людям в вашей команде. Через Trello вы также можете обмениваться комментариями и файлами со своей командой и клиентами. Это определенно простой и простой способ организовать любой проект, даже если у вас нет команды и вы работаете самостоятельно.

 

Асана

Рейтинг Alexa: 1021

Asana очень похожа на Trello с точки зрения функциональности, но позволяет визуально организовывать проекты и задачи разными способами, а не просто представлять собой огромную доску. Как правило, он лучше подходит для больших команд, поскольку в нем есть дополнительные функции, которые позволяют вам видеть прогресс, достигнутый конкретными людьми или всей командой в конкретном проекте или во всех проектах. Что-то, что пригодится, когда вам нужно взглянуть на общую картину, а не только на конкретные задачи. 

И у Trello, и у Asana есть бесплатные версии, а также премиальные планы, которые различаются в зависимости от размера команд и требуемых функций. Среди других популярных инструментов управления проектами — ClickUp, ProofHub и Wrike.

 

Лучшие инструменты для общения и совместной работы

Слабый

Alexa Рейтинг: 207

Slack — один из самых популярных инструментов общения и совместной работы для команд, работающих удаленно. Это гораздо больше, чем просто мессенджер, так как он дает вам возможность разделить ваши чаты на разные темы и каналы, а также вы можете звонить другим пользователям. У Slack есть бесплатный план для начала, который ограничивает вас и вашу команду только самыми последними 10 000 сообщений в любой момент времени. Платная версия не имеет этого ограничения и имеет модель ценообразования, основанную на количестве пользователей. 

Одним из основных преимуществ Slack является возможность интегрировать в него множество других инструментов и приложений (включая большинство упомянутых в этой статье). Например, вы можете получать уведомления всякий раз, когда один из членов вашей команды обновляет карточку Trello или загружает файл на Google Диск. Большинство популярных веб-приложений имеют стандартные варианты интеграции со Slack, однако вы также можете использовать такой инструмент, как Zapier, для создания собственных средств автоматизации. Это делает Slack отличным вариантом для совместной работы любой удаленной команды.

 

Команды Майкрософт

Рейтинг Alexa: 21 (Microsoft.com)

Microsoft Teams постепенно позиционирует себя как один из основных конкурентов Slack в онлайн-пространстве для совместной работы. Этот инструмент имеет более корпоративный вид и более надежный вид. Само собой разумеется, что он очень хорошо работает с другими инструментами Microsoft, такими как их различные приложения Office 365. Что отличает Microsoft Teams, так это возможность проводить массовые видеозвонки с участием до 250 человек и возможность делиться своим экраном.

По сравнению со Slack он предлагает гораздо меньшую гибкость с точки зрения разделения ваших сообщений на отдельные каналы и темы, а также гораздо более ограничен в своих возможностях интеграции с другими сторонними приложениями. Тем не менее, он имеет лучшую безопасность и некоторые мощные функции, особенно при использовании его как части более широкой среды корпоративных приложений Office 365.

 

Лучшие инструменты тайм-менеджмента и отслеживания

Все инструменты отслеживания времени работают очень похоже. Они позволяют удаленным работникам и командам отслеживать, сколько времени они тратят на конкретные проекты, предоставляя им функции, которые работают так же, как секундомер. Пользователи могут запускать, приостанавливать и останавливать его во время работы над определенными проектами, и он автоматически отслеживает, сколько времени они тратят на ранее поставленные задачи. Некоторые приложения также позволяют удаленным работникам вручную добавлять время, потраченное на те задачи, которые они не могли отслеживать в режиме реального времени.

Самые продвинутые инструменты включают множество дополнительных функций, которые очень полезны, особенно для менеджеров, чтобы следить за тем, над чем работают члены их команды. Эти функции включают случайные снимки экрана каждые несколько минут, отслеживание GPS, ежедневные отчеты и автоматизацию расчета заработной платы. 

Эти инструменты включают Переключение (рейтинг Alexa 3428), Часы (рейтинг Alexa: 895 500) и Хабстафф (рейтинг Alexa 27 806). Все они имеют бесплатные версии для небольших команд, которые включают в себя самые основные функции, а также премиум-аккаунты, которые включают все дополнительные функции. Три из них работают очень хорошо, и хотя они очень похожи, некоторые из них имеют разные функции, которые могут работать лучше для одних и не очень для других. Поэтому мы советуем вам просмотреть их все и выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

FLYDESK

Приложение FLYDESK позволит членам команды регистрироваться со своего смартфона одним щелчком мыши или касанием тега, чтобы отслеживать рабочее время и местоположение. Данные регистрации предоставят информацию пользователям и руководителям групп, облегчат совместную работу команды, сохраняя при этом баланс между работой и личной жизнью. Еще одна вещь: приложение позволит пользователям бронировать конференц-залы и столы по требованию и глобально в рамках одного из тысячи гибких офисов и коворкингов доступны на FLYDESK.

 

 

Лучшие инструменты для видеоконференций и демонстрации экрана

Гугл встречи

Рейтинг Alexa: 1 (Google.com)

Google Meet — один из самых популярных на данный момент инструментов для видеозвонков и совместного использования экрана, в который за последние несколько лет было добавлено множество удобных новых функций. Самыми последними примерами являются возможность записи вашей встречи и возможность отображать субтитры в реальном времени во время вашей встречи, что работает на удивление хорошо. Существует бесплатная версия Google Meet, но для того, чтобы пользоваться всеми функциями, вам необходим тарифный план Google Suite.

Google Suite также позволяет вашей команде иметь свои собственные выделенные адреса электронной почты, используя доменное имя вашей компании, и предоставляет доступ к Google Диску. Это может быть экономичный способ получить доступ ко всем этим функциям по фиксированной цене за пользователя в месяц.

 

Скайп

Alexa Рейтинг: 235

Skype был одним из первых известных приложений для онлайн-телефонных звонков, видеозвонков и демонстрации экрана. Его популярность колебалась с годами, но он все еще существует и широко используется. Одним из его преимуществ является то, что его можно использовать бесплатно для большинства целей, и он имеет гибкую систему телефонного кредита на случай, если вы захотите время от времени звонить на стационарные телефоны из-за границы.

 

Увеличить

Рейтинг Alexa: 16

Zoom — это, пожалуй, самый популярный и самый простой инструмент для проведения видеоконференций, поскольку вы можете получить к нему доступ через веб-ссылку и вам не нужна учетная запись (при условии, что кто-то еще отправит вам ссылку на встречу). Он приобрел огромную популярность за последние несколько месяцев, когда все больше и больше людей работали из дома во время вспышки COVID-19. Из трех инструментов, упомянутых здесь, Zoom, пожалуй, самый удобный и простой в использовании для больших групп людей и удаленных рабочих групп. Стоит отметить, что были некоторые проблемы с безопасностью (особенно если ваша ссылка на собрание каким-то образом попала в чужие руки).

 

Лучшие инструменты для создания счетов и запроса платежей

по счету

Рейтинг Alexa: 20 546

Invoicely — это очень простой в использовании и удобный инструмент, который позволяет создавать персонализированные и профессионально выглядящие счета. Все, что вам нужно сделать, это заполнить поля и создать счет, так просто! Вы можете добавить свою бизнес-информацию, название компании, логотип, адрес для выставления счетов, сроки оплаты, детали платежа и описание каждого продукта услуги, за который вы взимаете плату, а также почасовую ставку или цену за единицу. 

Invoicely позволяет вам создать учетную запись, чтобы вы могли сохранять все отправленные счета в одном месте, а также создавать шаблоны, которые вы можете повторно использовать для регулярного выставления счетов. Вы также можете отслеживать, кто оплатил счет, и создавать отчеты, чтобы следить за своими финансами. 

 

Ксеро

Alexa Рейтинг: 821

Xero более продвинут, чем инвойс, так как это полное бухгалтерское программное обеспечение. Он очень популярен среди удаленных работников и имеет отличные отзывы в Интернете. 

Xero имеет более продвинутые функции, которые больше подходят для компаний, которые регулярно совершают транзакции. Его функции включают в себя выставление счетов, управление запасами, автоматический расчет заработной платы, банковские подключения и сверки, отчетность, управление несколькими валютами, панели мониторинга производительности и возможность принимать платежи от самых популярных сервисов онлайн-платежей. 

По вполне понятным причинам, Ксеро не бесплатно. Тем не менее, это очень разумная цена, и каждый план включает 30-дневную бесплатную пробную версию.

 

Волновые приложения

Рейтинг Alexa: 1173

Wave предлагает серию бесплатного программного обеспечения для малого бизнеса, которое они предлагают в виде 3 различных продуктов: выставление счетов, квитанции и бухгалтерский учет. Их решения поставляются с интеграцией Stripe и довольно удобны и просты в использовании. Это отличный вариант для начала, и вам нужна только одна учетная запись для доступа ко всем решениям, которые предлагает Wave.

 

Лучшие инструменты для обмена и организации файлов

Гугл Диск

 

Рейтинг Alexa: 1 (Google.com)

Google Диск — это, безусловно, самый простой и удобный способ систематизировать файлы и обмениваться ими в Интернете, независимо от того, кто вы и чем занимаетесь… он работает для всех! Диск Google позволяет создавать, редактировать, хранить, систематизировать и обмениваться файлами в различных форматах, включая документы, электронные таблицы, презентации и формы. 

Бесплатная учетная запись включает 15 ГБ хранилища, но есть несколько премиальных планов с объемом от 30 ГБ до 30 ТБ (что очень много!).

 

WeTransfer

Рейтинг Alexa: 131

WeTransfer — это веб-сайт, который позволяет очень просто и бесплатно обмениваться файлами. Вы просто заходите на сайт и загружаете контент, которым хотите поделиться. Он автоматически сгенерирует ссылку, которую вы можете отправить другому человеку, чтобы он загрузил файлы, которыми вы хотите поделиться. Так просто, как, что!

WeTransfer — отличный вариант для нерегулярного обмена файлами, поскольку он быстрый, бесплатный и вам не нужно создавать учетную запись для его использования. Google Диск, однако, намного лучше для тех, кто хочет поделиться так же как создавать и хранить файлы в одном месте.

Другими хорошими инструментами для обмена и хранения файлов являются Dropbox, Box и OneDrive.

 

Лучшие инструменты визуальной совместной работы

Ткацкий станок

Alexa Рейтинг: 759

Loom — это бесплатное программное обеспечение, которое вы можете использовать для записи экрана. У вас есть возможность включать и выключать звук и видео. Это делает его невероятно удобным инструментом для создания коротких обучающих видеороликов для членов вашей удаленной команды, возможно, в рамках процесса адаптации. Также очень полезно объяснять проблемы, с которыми вы столкнулись, так как это часто является более эффективным способом показать кому-то, что вы имеете в виду (вместо того, чтобы печатать это или ждать, пока они будут доступны для сеанса демонстрации экрана в реальном времени).

Его можно интегрировать как простое расширение Chrome. Видео размещаются онлайн в вашей учетной записи, и вы можете выбрать настройки конфиденциальности, чтобы поделиться ими. По умолчанию установлено «любой, у кого есть ссылка, может посмотреть это видео», но вы также можете добавить пароль.

 

Миро

Alexa Рейтинг: 1331

Miro — это визуальный инструмент для совместной работы, который вы можете использовать для различных целей, включая мозговой штурм, сеансы выработки идей, составление карт разума, проектирование и планирование рабочих процессов. Думайте об этом как об онлайн-интерактивной доске. 

Вы можете сотрудничать в прямом эфире со своей командой, включая встроенный чат и функции видеозвонков. Бесплатная версия дает вам доступ к 3 бесплатным доскам для совместной работы и ограниченному набору функций, в то время как платные версии имеют гораздо больше функций и оцениваются на основе количества пользователей. Miro может быть невероятно полезным инструментом, если ваша работа требует творчества, а ваша команда физически не находится в одном месте.

Еще одним хорошим инструментом для удаленного визуального сотрудничества является InVision, который позволяет членам вашей команды оставлять отзывы о макетах страниц друг друга.

Лучшая платформа для бронирования столов и конференц-залов

FLYDESK Рабочая область

FLYDESK — это платформа, позволяющая удаленным работникам находить лучшие коворкинги и связаться с профессионалами в своей области. Через веб-сайт или приложение FLYDESK можно бронировать помещения для работы, а также конференц-залы на почасовой, ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе. 

Попробуйте: если вы хотите проверить все коворкинги, доступные рядом с вами, просто посетите FLYDESK. страница коворкингов и фильтровать по местоположению и типу пространства (горячий стол, выделенный стол, личный кабинет, даже конференц-залы, места для проведения мероприятий или виртуальный офис).

Вы получите мгновенный доступ ко всем местам, доступным в этом районе, их ежемесячной, еженедельной или ежедневной оплате, фотографиям и полной информации о том, как работает членство. Вы также можете назначить встречу, чтобы посмотреть помещение или даже поработать оттуда в течение нескольких часов бесплатно, прежде чем принять решение.

Узнайте больше о коворкингах и гибких рабочих пространствах.