Kommunikation i distansteam talas alltmer om inom organisationer. Mellan 2005 och 2017 ökade antalet personer som arbetar på distans i USA med hela 159%. Så mycket som 66% företag erbjuder alternativ för distansarbete (från och med 2019), och 16% företag drivs baserat på en helt distanserad arbetsstyrka. Detta är bara några av den mängd statistik som visar att organisationer alltmer går mot avlägsna team med goda skäl. Olika studier har visat att distansarbetare är det gladare, friskare, mindre stressad och mer engagerad. Fjärrlag innebär också mindre utgifter för kontorsutrymmen.

Å andra sidan möter avlägsna team andra utmaningar som team baserade på samma fysiska plats inte behöver hantera. Att interagera via skärmar, appar och e-post gör det svårare och svårare att kommunicera i avlägsna team bygga förtroende som personliga relationer naturligt främjar. Det beror på att interaktion ansikte mot ansikte ger oss en chans att bedöma icke-verbala signaler som ton och kroppsspråk. Saker som tidszoner, kulturella och språkliga barriärer, såväl som avstånd, kan få teammedlemmar att känna sig mindre som ett team. 

Hur får man då fjärrteam att kommunicera och arbeta effektivt tillsammans när de inte kan träffas ansikte mot ansikte? Nyckeln är att införa en tydligt definierad intern kommunikationsstrategi – och hålla fast vid den.

Sätt standarder för synlighet och kommunikation

För att underlätta effektiv kommunikation i distansteam, börja med att fastställa vilken synlighet du förväntar dig av dina distansarbetare. Se till att de vet hur många timmars arbete som förväntas varje dag, vecka eller månad och att de är tydliga med hur deras arbetsstatus, eller plats, behöver delas med lagkamrater eller chefer. Distribuerade team behöver denna synlighet för att identifiera det bästa ögonblicket för att kommunicera med varandra; såvida inte rollen är helt flexibel med tydliga instruktioner och minimala interaktioner som behövs med kollegor.

Skapa en distans- eller flexibel arbetspolicy, eller få ditt HR-team att beskriva detta dokument. Denna policy bör inkludera villkoren för de flexibla arbetsförmånerna och de föredragna verktygen eller applikationerna för fjärrsamarbete och kommunikation. Se vår Verktygsguide för fjärrkommunikation för mer detaljer. Den flexibla arbetspolicyn bör också tydligt ange vad du förväntar dig av varje gruppmedlem när det gäller närvaro och synlighet online. Detta säkerställer att alla medlemmar i ditt distribuerade team är tydliga med vad de bör göra och när de kan dra nytta av en flexibel arbetsmodell.

Tydliga uppgifter och mål

Se till att varje medlem i ditt team förstår sina uppgifter och att de är uppdaterade om vad de behöver uppnå. Använd en delad kalender eller ett projektplaneringsverktyg som Lagvecka, för att hålla hela ditt team uppdaterat om de uppgifter som varje person för närvarande arbetar med, såväl som de som väntar. Detta tillvägagångssätt kommer avsevärt att minska förvirringen angående vem som ska arbeta med vad, samt möjliggöra öppen kommunikation i fjärranslutna teammedlemmar om några problem behöver klargöras.

SMART-kriterierna är ett effektivt verktyg som hjälper dig att sätta tydliga, uppnåeliga mål för distansarbetare. SMARTA mål gör det möjligt för chefer att fokusera på resultat snarare än att mikromanagera anställda. Detta tillvägagångssätt är känt för förbättra produktiviteten och öka moralen. Denna akronym står för:

S – Specifik

M – Mätbar

A – Uppnåeligt

R – Relevant

T – Tidsbestämd

Sätt upp mål med dessa faktorer i åtanke, så kommer ditt fjärrteam att vara tydligt med det arbete som krävs för att uppnå dem. Glöm inte att klargöra om varje mål är en kortsiktig milstolpe eller ett medellång- eller långsiktigt mål. 

Möten och samtal – varför, hur och när

Regelbundna möten underlättar ett öppet samtal om arbetsflöde och medarbetarprestationer. Genomför personliga möten eller videomöten varje vecka på en-till-en-basis med varje anställd; dessa bör pågå i minst 20 minuter. Det här är den perfekta tiden för att ta upp eventuella prestandaproblem och lösa eventuella frågor om specifika uppgifter. Det är också ett bra tillfälle att ge statusuppdateringar. 

Använd regelbundna röstsamtal för korta en-till-en-diskussioner utanför veckomötet; Använd dock virtuella röst- och videomöten för gruppmöten med fler än två deltagare. Detta säkerställer att alla teammedlemmar är det medveten om och engagerad i samtalet. 

Genomför utvärderingar på halvårs- eller årsbasis. Dessa bör pågå i minst 1,5 timme. En utvärdering är ett tillfälle att fokusera på varje teammedlems övergripande prestation. Samt beskriv din organisations förväntningar på varje medlem framöver. Mindre frågor om specifika uppgifter har ingen plats här – diskutera dessa på era veckomöten.

Slutligen, för att bygga företagskultur, organisera fysiska, personliga möten minst en gång om året. Dessa är en möjlighet att utföra icke-arbetsaktiviteter, som teambuildingövningar. Dessa möten kan hjälpa till att underlätta bättre relationer mellan teammedlemmar, vilket gör att det distribuerade teamet kan arbeta som en sammanhållen enhet även när de inte befinner sig i samma geografiska plats eller tidszon. 

Andra kreativa sätt att bygga företagskultur inkluderar virtuella glada timmar, socialt spelande och icke-arbetsrelaterade möten. Forskare har discovered att regelbundet engagera sig i dessa typer av aktiviteter förbättrar målsättning och problemlösningsförmåga hos medlemmar i distribuerade team.