Distansarbete har varit ett trendämne för organisationer redan innan pandemin plågade världen 2020. Nu börjar distansarbete och flexibelt arbete att bli den nya normala typen av arbete. På grund av detta har satellitkontor och hybridkontor varit företags go to-lösning för att minimera kontorskostnader och hantera distribuerade team. 

Definition av Satellit Office & Hybrid Office

Ett satellitkontor är ett filialkontor som är fysiskt skilt från en organisations huvudkontor. Å andra sidan blandar hybridkontor ihop hembaserade och kontorsbaserade arbetsinställningar.

Dessa kontor framstår logiskt som det ideala alternativet i det aktuella sammanhanget. Men huvudutmaningarna för satellit- och hybridkontor är att upprätthålla samma produktiva upplevelse med lämpliga verktyg och samtidigt bevara en företagskultur för distribuerade team.

Nedan är några av de främsta anledningarna till varför du skulle vilja överväga en Satellite Office & Hybrid Office:

Varför överväga en Satellite Office?

• Satellitkontor minskar risken att smittas av Covid-19-viruset

Eftersom de flesta anställda arbetar borta från varandra, finns det mindre fysisk kontakt ansikte mot ansikte, vilket är den främsta orsaken till virussammandragning. Att sätta upp ett satellitkontor stödjer arbetare som fortfarande vill ha ett kontor utan att riskera för mycket av sin hälsa och säkerhet.

• Satellitkontor sparar transporttid och kostnader

Om du planerar att öppna ett satellitkontor, rekommenderas det starkt att du väljer en plats där de flesta av dina talanger bor i närheten. Genom att göra det kommer deras pendlingstid att minska vilket resulterar i mer tid för arbete eller personliga aktiviteter. Dessutom kommer dina anställda att spara på transportkostnader de brukade få från den dagliga pendlingen fram och tillbaka.

• Satellitkontor sparar på hyreskostnaden

En Satellite Office behöver inte vara på stadens mest tjusiga och dyra plats. För det mesta kan du definiera en strategisk plats utanför staden eller i en liten stad som kommer att vara nära de flesta av dina teammedlemmars hem och andra potentiella lokala rekryter. Var noga med att inte välja en Satellite Office-plats som skulle vara perfekt för ett fåtal personer eftersom de kanske inte finns i ditt företag i framtiden.

• Satellitkontor erbjuder tillgång till avlägsna talanger

Att etablera en Satellite Office på en annan plats eller region ger också ditt företag en möjlighet att lära sig mer om andra lokala marknadsbehov och att få tillgång till en pool av talanger med specifika kunskaper eller till en lägre kostnad. Att ha ett satellitkontor positionerar ditt företag för maximal operativ framgång.

• Satellitkontor stöder hybridarbete

Bryant Lach från JLL sa att företag fortsätter att inse att det att träffas personligen, åtminstone en del av tiden, påverkar företagskulturen och samarbetsarbetet positivt. En Satellite Office är en enkel lösning för att implementera ett koncept av Hybrid Office (se nästa avsnitt för mer information) där arbetare har flexibiliteten att arbeta hemifrån en tid under veckan och från Satellite Office någon annan tid för att tillåta fysisk interaktion. Enkelt uttryckt erbjuder den det bästa av två världar.

Satellitkontor kommer också med vissa utmaningar. Plats för satellit Office måste övervägas noggrant för att undvika att vara en fördel för vissa och en begränsning för andra. Var noga uppmärksam på stilen och funktionerna för att undvika att få människor till en plats de inte gillar och därför föredrar att stanna hemma. Eftersom du har mer budget för att inte investera i ett centralt kontor, var inte för billig på din Satellite Office. Det kan också vara utmanande att bryta en företagskultur som är uppvuxen genom att arbeta tillsammans och vara fysiskt interaktiv med alla anställda.

På FLYDESK, vi kan hjälpa dig att hitta den perfekta platsen och tillhandahålla vår app som kan hjälpa dig att övervaka dina teammedlemmars synlighet. Fjärrkommunikation behöver inte vara ett problem och det finns det Fjärrverktyg för teambuilding för att hjälpa dina anställda att anpassa sig till framtidens kontorsarbete.

Varför överväga ett hybridkontor?

• Hybridkontor sparar utrymmeskostnader

Delade skrivbordsmodeller undviker att betala ett skrivbord per person och slösa bort oanvänt utrymme. En forskning av Anita Williams Woolley från Carnegie Mellon University visar att det är vettigt för organisationer att utvärdera sitt utrymme och överväga att minska, men utan att eliminera mötesutrymmen. 

• Hybridkontor stödjer en smidig övergång till att arbeta var som helst

Pandemin har medfört en storskalig övergång till att arbeta på distans som det nya normala för kontorsarbete. Detta hävdade Rich Mcbee i artikeln Framtidens Office kommer att vara hybrid. Distansarbete, särskilt hybridkontorsarbete, med rätt teknik bevisar att du kan arbeta var som helst och produktivt.

• Hybridkontor främjar flexibilitet i arbetsscheman

Flexibility är en av anledningarna till att de flesta väljer att arbeta på distans eftersom de har chansen att balansera arbete och privatliv, särskilt nu när människor prioriterar sitt välbefinnande framför allt. Före Covid-19 hade SEO-byrån NOVOS tecknat ett hyresavtal med WeWork för en kontorslokal. Men på grund av pandemin backade den ur hyresavtalet och flyttade till We Membership, "där anställda kan arbeta hemifrån för det mesta men tilldelas var och en en månadsbudget att spendera på att boka arbetsplatser".

Även om vi kanske tror att det är lätt att skapa ett hybridkontor, är det fortfarande viktigt att känna till några utmaningar det kan medföra. Ett hybrid arbetsmönster passar inte alla eftersom vissa inte har rätt verktyg eller miljö för att arbeta hemifrån till exempel. För många företag är det svårt att bygga förtroende och övervaka personalens prestationer, för att inte tala om utmaningar med fjärrsamarbete och företagskultur.

FLYDESK underlättar teamets synlighet på avstånd med en Team Check-in-app. Det hjälper till att hålla arbetsgivare och anställda på rätt spår med engagemang, produktivitet och säkerhet. Eftersom anställda checkar in dagligen med FLYDESK-appen för att spåra sina arbetstider, kan arbetsgivare också hantera delad kontorsbokning och optimera sin kontorshantering. Slutligen erbjuder våra arbetsplatspartners som WeWork, TheHive, The Executive Center... olika medlemsarrangemang och bekvämligheter där medlemmarna endast får betala de timmar de har konsumerat.

Att expandera ditt företag till ett satellit- eller hybridkontor kommer med oundvikliga utmaningar. En noggrann planering och utförande kommer dock att hjälpa till att minska förtroende- och prestationsproblem och hinder i tekniken. Om du behöver hjälp med att utöka ditt kontor till var som helst i världen har FLYDESK listat delade kontor i världsklass, coworking-utrymmen och betjänade kontor som du kan välja mellan för att säkerställa en smidig övergång till den nya normen för flexibelt kontorsarbete. Kontakta oss idag för att påbörja din flexibla arbetsresa. 

Utvald bildkredit från vår partner: Satellit Office