Arbejdstilfredshed er et afgørende element for at holde dit eksterne personale engageret, motiveret og loyalt på lang sigt. Det er en udfordring at sikre, at dit virtuelle team føler sig forbundet og værdsat; især hvis du leder en intern arbejdsstyrke på samme tid.

Tips til at hjælpe dig med at spænde over internettets upersonlige virtuelle stratosfære:

1. Kommunikation

Vær altid opmærksom på, at du er blind for ikke-verbale nuancer, medmindre du bruger Facetime, Skype eller lignende værktøj til at kommunikere med dit eksterne team. Ikke at kunne se nogen i øjnene, når man kommunikerer, kan føre til alle mulige fortolkninger eller fejlfortolkninger af ord, der dukker op på en skærm. En mundslip kan øjeblikkeligt rettes, når den tages den forkerte vej, men en skrevet sætning, der sendes med et klik på en tast, kan skabe dramaer, hvis den bliver misfortolket.

Hold dine eksterne medarbejdere informeret ugentligt om, hvad der sker i virksomheden. Bed om feedback eller spørgsmål. Tillad dette at være fortroligt, og sørg for, at du arbejder på en effektiv fjernkommunikationsplatform. Dette vil give dem mulighed for at vide, at de er en del af et team, omend en fjern arbejdsstyrke; deres meninger betyder noget, og de sidder ikke bare hjemme alene i en ensom arbejdsdis.

Overkommuniker i stedet for at stole på, at dit eksterne team forstår dine forvanskede instruktioner eller forventninger. Vær klar, kortfattet og fremhæv de vitale dele fra ævlen af korrekt engelsk. Ingen af menneskeheden er tankelæser endnu.

Bed dit eksterne personale om at bekræfte deres fortolkning af en kommunikation for at sikre, at de forstår, hvad du ønsker.

Hold kommunikationslinjer åbne hele tiden, så der naturligt sker et konstant flow, som det ville gøre i en kontorsituation.

Hold kontakten regelmæssigt, såsom en ugentlig videoopdatering, som din fjernmedarbejder kan se når som helst, når det passer dem.

2. Projektstyringsværktøjer

Brug et fremragende projektstyringsværktøj, der er masser på scenen at vælge imellem, der passer til dit formål (Trello, Basecamp, Asana, TeamWeek…). Tænk på linje med onlinechat, video- og lydopkald, tids- og præstationssporing, plus hvilke andre apps der passer til dit formål, så fjernmedarbejdere kan holde kontakten eller dele skærme, hvis det er nødvendigt.

3. Sæt mål og forventninger

• Forvent ikke det umulige fra din eksterne arbejdsstyrke.
• Sæt realistiske mål for dit virtuelle team for at spare dig selv for lidt frustration og agro. Dette vil give den, der arbejder hjemmefra, et klart fokus på, hvad der forventes.
• Få mål gensidigt aftalt af de berørte parter inden arbejdets påbegyndelse.
• Spor, om dine forventninger bliver opfyldt til tiden ved at tjekke ind med din fjernmedarbejder regelmæssigt og ved at bruge en app til sporing af ydeevne.

4. Koordinere (ikke kun i dit sind)

En ekstern medarbejder er i mørket om, hvad alle andre på det virtuelle team har gang i; medmindre du fortæller dem det eller har et værktøj, hvorved de kan holde styr på de andre teammedlemmers arbejdsgang, som den relaterer til deres egen. Koordinering giver også en fjernmedarbejder et indblik i, hvordan deres bidrag påvirker det overordnede billede og holder dem engageret.

5. Assistere med tidsstyring, hvis det er nødvendigt

Ikke alle er en tidsstyringsguru. Dette er et færdighedssæt, der kan læres eller forbedres med lidt træning og viden, der vil resultere i mere fokuseret produktivitet. Hvis en af dine eksterne medarbejdere mister plottet, hvad angår arbejde og legetid, så giv dem ressourcer til at øge deres motivation. De vil tro, at du er ligeglad, hvilket du selvfølgelig gør, men af meget andre grunde end deres.

6. Hold din eksterne arbejdsstyrke glad

En glad og engageret fjernarbejdsstyrke er lig med produktivitet. Hvordan ved du, om dit eksterne teammedlem er glad? Spørg – så enkelt er det. Hvis du får et tilbageslag af klagepunkter, kan det være en nem løsning, som at give en opgradering af hardware, træning eller genoverveje forventninger fra begge sider.

7. Tidsrammer – Der er 24 timer i et døgn

Fjernarbejdere ønsker fleksible arbejdstider; det er derfor, de ikke sidder på et kontor fra 9.00 til 17.00. Fordelen ved fjernarbejde er, at arbejdet udføres hjemmefra, eller hvor en ekstern medarbejder måtte være i verden. Det globale ur varierer lige så meget som en fjernarbejders mest produktive timer. Det kan være i de små timer om morgenen eller sent om aftenen, men når det er, så giv din eksterne arbejdsstyrke frihed til at få deres arbejde udført uden begrænsninger.

8. Sig "Hej"

Glem aldrig dine manerer. Husk, at dine fjernmedarbejdere ikke er computerrobotter, men mennesker, der kan lide at udveksle hyggelige sager, før de kommer ind i den nøgne kommunikation.

9. Er dit fjernpersonale alene eller ensom?

Den største faldgrube for mange fjernarbejdere er den ensomme faktor i deres miljø. For mange kan det være en velsignelse, mens de for andre kan have lyst til interaktion med andre dødelige, som naturligt forekommer i en typisk kontorsituation.

Fjern enhver følelse af, at de er den eneste person i verden ved at lære dem at kende på individuel basis. Spørg om, hvad der sker i deres liv, del en vittighed og få et grin. Skab regelmæssigt virtuelle sammenkomster for dig selv og dit team af ikke-arbejde-sorten via en fjernarbejdsapp.

10. Undervurder ikke værdien af tillid

Kommuniker altid ærligt med dit eksterne team, og de vil lære at stole på dig. Du bør opgive dine vanvittige kontrolproblemer og stole på, at dine individuelle fjernarbejdere vil gøre, hvad de bliver bedt om. Hvis der begås fejl, så vær tolerant og tro på, at folk lærer af de begåede fejl.

11. Anerkend det gode arbejde

Uddel emoji, mens børnehaverne deler stjerneklistermærker ud for godt arbejde, især hvis virksomhedens budget ikke tillader den store bonus. Folk kan lide at blive rost, når de har udmærket sig eller givet 110%. Vi vil alle gerne vide, at vi bliver værdsat, og at vores arbejde bliver anerkendt.

12. Opret en Company-kultur

Sørg for, at dine eksterne teammedlemmer har tid til at interagere med hinanden regelmæssigt for at få en holdånd og virksomhedsstemning. Brug innovative teambuildingsaktiviteter online til at fremme sammenhængende mål. Tænk på linje med Play Words eller en skrivebordsfotokonkurrence.

13. Opret karriereveje for dit fjernteam

Fjernarbejdere er det samme som internt personale, de vil gerne vide, at de har en karriere foran sig. Tag dig tid til at planlægge, hvor de kunne være i fremtiden, da det vil holde dem fokuseret på at nå de mål, du sætter foran dem.

Først og fremmest, respekter din eksterne medarbejders grænser ved at acceptere, hvornår du skal eller ikke bør kontakte dem. De har brug for deres eget rum for at skabe en balance mellem arbejde og privatliv.