Med den nuværende COVID-19-pandemi er de fleste blevet bedt om at arbejde hjemmefra for at begrænse virussmitten. Derudover er det meget sandsynligt, at der vil blive implementeret sociale distanceringsforanstaltninger over hele verden i et år eller muligvis endnu længere. Dette har i høj grad påvirket virksomheder, da deres kontorer ikke længere er i brug, selvom de stadig betaler husleje, og flere virksomheder har været nødt til at reducere deres forretning for at kunne opfylde deres profitmarginer.

Nu hvor folk rundt om i verden langsomt begynder at vende tilbage til arbejdet – med sociale distanceringsforanstaltninger på plads – har mange virksomheder indset, at de har masser af ekstra plads på kontoret på grund af nedskæringer, samt det faktum, at et betydeligt antal mennesker foretrækker en fjernarbejdsmodel, hvad enten det er af bekvemmelighedshensyn eller på grund af frygt for at blive smittet med COVID-19.

I denne artikel vil vi se på, hvordan din virksomhed kan udligne nogle af dine lejeomkostninger ved at fremleje de ekstra lokaler og skifte til en model med delt kontor. Bare rolig – vi har lavet al baggrundsresearchen for dig!

Det juridiske aspekt

Fremleje af dine ekstra kontorlokaler er muligvis ikke lovligt afhængigt af de vilkår og betingelser, der er angivet i din lejekontrakt. Du kan pådrage dig adskillige advokatomkostninger, hvis du fremlejer dine kontorlokaler uden tilladelse fra din udlejer – hvilket ville modvirke selve formålet med fremlejen.

Den bedste vej frem ville være at indlede en diskussion med din udlejer og anmode om tilladelse til at fremleje. Sørg for at understrege vigtigheden af at spare omkostninger under den nuværende pandemi – flere brancher er trods alt blevet hårdt ramt, og din udlejer vil sandsynligvis også have bekymringer om, hvorvidt du vil være i stand til at betale for kontorlokalet. Samlet set er det en win-win-situation, da du får udlignet nogle af omkostningerne ved at leje et stort lokale, du ikke bruger fuldt ud, og din udlejer får stadig sin fulde måneds leje. Han har måske nogle bekymringer om at tillade uvedkommende at bruge kontorlokalet, men det vil vi diskutere i de næste par afsnit.

Vi har samlet skabeloner til fremlejekontrakter, som du kan bruge, når du udarbejder de præcise vilkår og betingelser for de lejere, du fremlejer til. Alle kontraktskabeloner er gratis til download!

Beskyt dig selv og din arbejdsplads

Din lejekontrakt ved fremleje bør indeholde en klausul, der specificerer, at lejere er ansvarlige for eventuelle skader forårsaget på ejendommen. Dette er ekstremt vigtigt i delte kontorlokaler, da det vil beskytte din virksomhed – du ønsker trods alt ikke at betale for at rydde op eller ordne andres rod! Dette vil også berolige din udlejer, da dine lejere vil være ansvarlige for eventuelle skader og derfor sandsynligvis vil være mere forsigtige og respektfulde over for dit kontorlokale.

Der er to måder at gøre dette på – du skal enten sikre dig, at din lejers forsikring dækker skader fra en fremlejer, eller at fremlejeren skal have sin egen forsikring, hvilket er den mere ideelle løsning til langvarige fremlejekontrakter. For at beskytte dig selv med denne type forsikring i Hong Kong, kan du tjekke Company Dæksel, da de yder fremragende rådgivning og vejledning for at sikre, at du er fuldt beskyttet.

Valg af din underlejer

At vælge den rette fremlejer er et ekstremt vigtigt aspekt ved fremleje. De sædvanlige bekymringer ved fremleje gælder, såsom at sikre, at din lejer er i stand til at betale husleje til tiden, og at de ikke forårsager væsentlige skader på din ejendom (selvom de er ansvarlige, kan det ofte være besværligt at løse den slags problemer). Derudover skal du, når du fremlejer en del af dit kontor, sikre dig, at dine lejere ikke er fra en konkurrents organisation, da de ellers kan få adgang til fortrolige oplysninger om din organisation.

Derfor er det vigtigt, at du grundigt undersøger dine underlejere, før du tillader dem at fremleje dit ekstra rum. Foretag grundige baggrundstjek, og vælg lejere, du har synergi med, så det bliver en harmonisk oplevelse at dele dit kontorlokale. At følge en streng baggrundstjekprocedure vil også berolige din udlejer – så sørg for at informere ham om dette, når du indleder din diskussion om fremleje.

En anden ting at bemærke er, at det ikke altid er en god ting at reklamere for dit ekstra kontorlokale, da det vil sende et signal til dine konkurrenter om, at din virksomheds pengestrøm ikke er optimal. Derudover vil det også tiltrække mange mennesker med dårlige intentioner, der gerne vil spionere på din virksomhed og lære mere om dens indre funktioner. FLYDESK tilbyder en streng, grundig og diskret godkendelsesproces for potentielle underlejere gennem vores brede netværk, så du kan sikre dig, at kun de bedste lejere kommer til dig for endelig godkendelse.

Fastsættelse af priser

Det er bedst at tjekke priser for coworking i nærheden af dit kontor for at få en idé om, hvilke priser du skal opkræve. Som en grov vejledning, dedikerede skriveborde i åbne rum i Hong Kong Gå for 3.000-6.000 HKD om måneden, mens daglige coworking-hotdesks koster 150-400 HKD om dagen. Dette afhænger selvfølgelig af dit nabolag og kvaliteten af de tjenester, dit kontor tilbyder – for eksempel, hvis du giver adgang til dit spisekammer og har gratis te og kaffe, en balkon eller andre fællesområder, hvor folk kan slappe af osv., kan du prissætte din ekstra plads meget mere, end hvis du ikke tilbyder yderligere tjenester. Områder i eller tæt på det centrale forretningsdistrikt eller i kvarterer med mange spise- og underholdningsmuligheder i nærheden kan også være dyrere.

Fremleje af mødelokaler er også en profitabel mulighed, da selvom flere virksomheder kan vælge at fortsætte med at arbejde hjemmefra, vil de lejlighedsvis have brug for lokaler, hvor deres teams kan mødes og diskutere projekter eller møde kunder. Typisk koster leje af mødelokaler fra 150 til 300 HKD i timen, men dette kan øges afhængigt af den kapacitet, du tilbyder.

FLYDESK kan også hjælpe dig med at prissætte dine kontorlokaler korrekt.

Varigheden af din fremlejekontrakt

Korttidslejekontrakter kræver mere arbejde, da du løbende skal undersøge lejere, og du påtager dig yderligere risici med hver ny lejer. De er dog generelt mere rentable. Langtidslejekontrakter er også lidt risikable, da fremtiden er ret usikker i øjeblikket. Derfor er den bedste løsning en fleksibel lejekontrakt på op til to måneder, hvorefter den kan fornyes, hvis du vælger det.

Husk – du har kontrollen her! Du kan også vælge at tilbyde fornyelige ugentlige muligheder for at berolige dem, der ikke er helt sikre på, om fremleje af dit kontorlokale er det bedste valg for dem, plus det giver dig mere tid til at filtrere flere lejere. Det er bedst at holde din fremlejekontrakt så enkel som muligt, så du ikke behøver at gå igennem for meget besvær.

Retningslinjer for arbejdsplads

Skitsér tydeligt reglerne og bestemmelserne for dit arbejdsområde til enhver potentiel lejer (og sørg for at inkludere dem i fremlejekontrakten!). Nogle ting, du måske bør overveje, er regler for brug af udstyr såsom printere, kaffemaskiner osv. Du kan også implementere en dresscode, samt andre regler, såsom at sikre, at den sidste person, der forlader kontoret, slukker alt lys og aircondition, og andre lignende retningslinjer for at sikre, at dine lejere opfører sig respektfuldt og passende. For mere information om retningslinjer for coworking og delte kontorområder, se dette. artikel.

Du skal også udvikle et system til booking af mødelokaler for at undgå sammenstød, og du skal muligvis indføre visse begrænsninger på internetbrugen.

Alt i alt er fremleje af dine ekstra kontorlokaler en god måde at spare på din virksomheds udgifter, samtidig med at du tilbyder andre overkommelige lokaler at arbejde fleksibelt i. Du skal selvfølgelig have din udlejers godkendelse og sørge for, at der er fastsat strenge regler og retningslinjer, så du ikke ender i vanskelige situationer.

Selvom dette blot er en generel vejledning, kan du kontakte os på, hvis du er interesseret i at fremleje dit ekstra kontorlokale. FLYDESK og vi hjælper dig med at udarbejde alle detaljerne, der er specifikke for din virksomhed.