Med fremkomsten af digitale teknologier i vores moderne verden bliver definitionen af "arbejdspladsen" mere fleksibel og er ikke længere forbundet med én fysisk arbejdsplads. Med internettet, der giver mulighed for nem og effektiv kommunikation, er fjernarbejdere eller distribuerede teams bliver en yderst tiltalende mulighed for både medarbejdere og arbejdsgivere. Det skaber muligheden for at ansætte enkeltpersoner fra en verdensomspændende pulje af talenter, samtidig med at de giver dem fleksibiliteten til at bo hvor som helst de vil og ikke spilde tid på en daglig pendling.

Da konceptet med distribueret damp stadig er relativt nyt, er der stadig flere spørgsmål omkring dets implementering og effektivitet. Fordelte hold er blevet noteret øge både produktivitet og medarbejdertilfredshed når det styres på den rigtige måde. Derfor vil denne artikel tage et dybdegående kig på, hvordan præcis et glad og produktivt distribueret team kan opbygges.

1. Oprettelse af en optimeret arbejdsopsætning

Der er tre hovedaspekter af en optimeret arbejdsopsætning: du skal have en stærk internetforbindelse, du skal være komfortabel, og du skal have det rigtige udstyr og teknologi for at få arbejdet gjort. De fleste traditionelle kontorer sigter efter at inkorporere disse tre ting i deres arbejdsplads, og det er lige så vigtigt, når du arbejder eksternt! Hvis nogen af disse aspekter mangler, vil du bemærke et betydeligt fald i din produktivitet.

En god internetforbindelse er grundlaget for et distribueret team, da det letter stærke kommunikationslinjer mellem teammedlemmer. Kommunikation er nøglen til produktivitet - fjerntliggende teams føler sig ofte ikke som et "rigtigt" team på grund af den manglende interaktion mellem kolleger, og dette fører til et fald i produktiviteten. Når medlemmerne af et team er spredt på tværs af forskellige tidszoner, er det endnu sværere at fremme denne interaktion. Planlægning af regelmæssige videoopkald er en god måde at løse dette problem på; ikke kun er de en effektiv måde at tjekke op på alles fremskridt, men de giver også teammedlemmer mulighed for at skabe arbejdsrelationer med hinanden, hvilket forbedrer produktiviteten.

Komfort er et andet nøgleaspekt her – grunden til, at mange mennesker foretrækker at arbejde i et distribueret team i stedet for på et traditionelt kontor, skyldes den fleksibilitet og komfort, det giver. Når folk er mere komfortable, er de gladere og derfor mere produktive. 

Til sidst er det vigtigt at huske, at et distribueret team kun er effektivt, hvis de har de rigtige gadgets. Selvom det er nemt at forsyne medarbejdere med computere og andre gadgets på et traditionelt kontor, er det ikke altid nemt at gøre det, når det kommer til fjernarbejde. Derfor er det op til arbejdsgiveren at stille de nødvendige gadgets til rådighed, så personalet kan fuldføre deres arbejde. Hvis du administrerer et distribueret team, bør du også overveje at bruge platforme, der er specielt designet til at lette fjernarbejde, så vigtig information ikke går tabt eller kompromitteret. Vi vil diskutere de værktøjer og teknologi, der kan bruges i afsnittet nedenfor. Læs denne artikel for at hjælpe dig med at vælge din bedste udstyr til fjernarbejde eller for dit hjemmekontor opsætning.

2. Brug af de rigtige værktøjer

WhatsApp, Facebook, Skype – der er så mange forskellige apps derude, som kan bruges af distribuerede teams. Mange af disse apps er dog ikke optimeret til fjernarbejde, eller at bruge dem uhensigtsmæssigt vil resultere i en stigning i din samlede arbejdsbyrde. I dette afsnit vil vi fokusere på et par forskellige platforme, der har innovative funktioner til at forbedre produktiviteten i distribuerede teams. 

 

Til kommunikation, Slap eller Base Camp er nyttige værktøjer. De tillader begge gruppechats for distribuerede teams for at opdatere hinanden og stille spørgsmål om opgaverne, så alles e-mail-indbakke forbliver rodfri.

For projekter, der kræver samtidig samarbejde om et dokument eller omkostningseffektiv cloud storage, Google Drev er vejen at gå! Uanset om det er et dokument, et tabelark eller præsentationsdias, giver Google Drive brugere mulighed for samtidig at arbejde på den samme fil med alle ændringer opdateret i realtid. 

Når det kommer til projektledelse, Team Week eller Asana er vores bedste muligheder. Asana's brugervenlige grænseflade giver teammedlemmer mulighed for at oprette opgavelister for hvert projekt, så alle kan holde styr på, hvad der er i gang i øjeblikket, og hvad der er blevet gjort. Team Week er velegnet til enkel opgavefordeling og ekstern teamorganisering.

Distribuerede teams skal have en klar idé om hvornår og hvilke applikationer der skal bruges i en bestemt situation. Dette vil tillade arbejdet at forløbe på en glat og organiseret måde, da hvert teammedlem hurtigt vil være i stand til at få den information, de har brug for, fra den relevante platform. Mindre tid vil f.eks. gå til spilde, hvis vi ikke længere skal vente på et e-mailsvar vedrørende status på et projekt. Brug af den rigtige platform vil helt sikkert forbedre produktiviteten. Læs denne artikel for en detaljeret analyse af bedste kommunikationsværktøjer til dine distribuerede teams.

3. Resultater vs. tid

Mange arbejdsgivere begår den fejl at vurdere deres ansattes produktivitet baseret på den tid, de bruger på at arbejde på et projekt. De forbinder arbejde meget med godt arbejde, men det er ikke altid tilfældet. Når vi foretager skiftet fra at se på mængden af tid brugt på et projekt til resultaterne af det nævnte projekt, kommer vi ind i den rigtige tankegang til at fokusere på produktivitet. Det nytter jo ikke noget at bruge 5 timer på at arbejde på noget, hvis det giver dig dårlige resultater.

I et distribueret team er det meget vigtigt at have et resultatorienteret mindset. På grund af fjernarbejdets natur er det umuligt nøjagtigt at identificere den tid, hvert teammedlem bruger på arbejde. At fokusere på deres resultater er den eneste måde at måle produktivitet på. Derfor skal arbejdsgivere sætte klare mål og mål, som hvert teammedlem skal opfylde, og give dem mulighed for at finde ud af trinene for at nå de nævnte mål. Da kommunikationen naturligvis er langsommere i distribuerede teams, vil mikrostyring resultere i spildtid og tab af produktivitet. 

Afslutningsvis er der flere aspekter ved at forbedre produktiviteten i et distribueret team, herunder brugen af passende værktøjer og teknologi, opbygge tillid blandt teammedlemmer og vedtage en resultatorienteret tankegang. Det er ikke svært at styre et distribueret team effektivt, men det kræver blot en anden tilgang. Hvis det styres korrekt, kan et distribueret team endda være mere produktivt end et traditionelt team.