Opbygning af tillid til distribuerede teams er en stor udfordring for de fleste virksomheder, der har ansatte over hele verden, og det med rette. Blind tillid til en, du aldrig har mødt før, er ikke tilrådeligt, især når du ikke får chancen for at dele fysisk rum. E-mails og møder på skærmen tillader os ikke at læse subtilt kropssprog og mikro-ansigtsudtryk, som vi gør, hvis vi møder nogen personligt.

De kalder det ikke "vindende tillid" for ingenting. Tillid er ikke en gave, men noget, der skal fortjenes.

Tillidsgrundlag

Du kan ikke forvente at arbejde med succes med et team, som du ikke har tillid til. Selvom vi er neurologisk kablet til at stole på mennesker afhængig af mængden af ocytocin i hjernen, er tillid ikke så simpelt i en virtuel sammenhæng. Der er masser af andre faktorer, der bidrager til at vurdere en persons troværdighed i et fjerntliggende forretningsmiljø.

Forskere har dedikeret en enorm indsats for at studere tillid. Adskillige konklusioner peger på virkningen af tillid på teamets præstation, produktivitet og medarbejderglæde. Folk, der arbejder eksternt, er 24 procent gladere end traditionelle kontorarbejdere. Samtidig har virksomheder, der tilbyder fleksible arbejdsmuligheder, 25 procent lavere omsætningshastighed.

I distribueret teamkultur gør man en godt førstehåndsindtryk om troværdighedsspørgsmål. Der er ingen tvivl om, at både privatpersoner og virksomheder investerer mange ressourcer i, hvordan de præsenterer sig selv.

Alligevel har arbejdet globalt sit eget sæt af tilbageslag. almindelige virtuelle team udfordringer kan faktisk ødelægge et stjerneprojekt. For eksempel kan kulturelle forskelle og "os vs. dem"-mentalitet påvirke tilliden til distribuerede teams negativt. Men et fuldt distribueret team kan også gøre det muligt at arbejde med talentfulde individer og kaste et bredt net ud på det globale marked. Faktisk er det at arbejde i et geografisk spredt team ved at blive normen og ikke undtagelsen for succesrige virksomheder, da næsten halvdelen af arbejdsstyrken vil snart arbejde i en fjern- eller hybridvirksomhed. Det er overflødigt at sige, at ledere skal tilpasse sig den skiftende arbejdsplads og etablere et effektivt system til at opbygge tillid til virtuelle teams.

3 tillidsskabere

For at styrke tilliden til et distribueret team skal du gå ud over den konventionelle visdom, der kræver interpersonel nærhed, for at opbygge et system til at udvikle tillid, der fungerer godt, selv når du er tusindvis af kilometer væk fra dine teammedlemmer.

Et sådant system kræver, at man aktivt arbejder med relationsstyring. Det kræver også implementering af både tekniske og organisatoriske typer af løsninger for at løse rodteknologiske årsager og problemer, der opstår fra mennesker.

Hvad er nogle af de bedste måder at skabe tillid til virtuelle teams på? Lad os starte med at fokusere på tre nøglehandlinger, der vil hjælpe dig med at gøre netop det:

• Opret en velafrundet rekrutteringsproces for at vælge egnede kandidater
• Sæt en klar arbejdsstruktur med målbare og veldefinerede resultater og leverancer
• Håndtere interpersonelle relationer

Mange gode ledere sidder fast i denne indledende fase af at danne et distribueret team. Det er en skræmmende opgave, hvis du ikke har nogen anelse om, hvordan du gør det, og hvis du kun har arbejdet i en konventionel setting. Chancerne er dog, at du allerede har mindst en vis erfaring med tværnationalt arbejde og blot skal vide, hvordan du forbedrer det. Her er, hvordan du kører processen med selvtillid.

Rekrutter rigtigt

Opstartsfasen er vigtig, da den vil danne basis for teamet og fjerne mange af de virtuelle teamudfordringer, der kan komme på tale fremadrettet. Uanset de praktiske midler, du vil bruge til at udføre opgaven – ved at bruge en online ansættelsesplatform, få en anbefaling eller ansætte en rekrutterer – skal kandidater til dit team opfylde mindst tre kriterier, som er essentielle tillidskomponenter:

• Evne eller kompetence 
• Integritet eller ærlighed
• Velvilje

Evne er at have færdigheder og viden til at udføre en arbejdsopgave. Integritet er at levere, hvad der blev lovet. Velvilje er at fuldføre arbejdet og vedholdende at handle i god tro, samt at have virksomhedernes bedste for øje.

Som du kan se, kommer mange af kvaliteterne ned til personlighedstræk. Lav derfor omhyggeligt jobbeskrivelser, lav tests og kør interviews, der vil tjekke disse tre tillidsdimensioner, før du ansætter nogen.

Som du kan se, kommer mange af kvaliteterne ned til personlighedstræk. Lav derfor omhyggeligt jobbeskrivelser, lav tests og kør samtaler, der tjekker disse tre tillidsdimensioner før du ansætter nogen.

Rolle – tjek, hold – tjek og organisering – tjek, og du vil eliminere dårlig ansvarlighed for egne handlinger, forskelle i arbejdsmoral og svagt engagement. En følelse af ejerskab er en vigtig determinant for fremtidig teamsucces, da distribuerede teammedlemmer skal være i stand til at være selvstændige og arbejde selvstændigt. Det får også mikrostyring af vejen.

Klare mål

For at få jobbet leveret, som du ønsker det, skal du:

• Vær klar over, hvad du vil, og
• Kommuniker det på en klar måde.

Medmindre du afklarer leverancer, vil du sejle gennem noget mudret vand. Dette er lettere sagt end gjort. Nogle gange ved du ikke, hvad du vil have, da den ekspert, du vil ansætte, skal fortælle dig præcis det. Forudsat at du har håndteret rekrutteringsfasen godt, vil det ikke være så komplekst at opsætte hovedleverancen og de tilhørende delmål og milepæle for at nå dertil. Faktisk kan en ekspert hjælpe dig med at afklare dem.

Ikke desto mindre er det din opgave at organisere og kommunikere klare rammer, hvor mange eksperter vil samarbejde effektivt og lede overgangen til sammenhængskraft. Lederens opgave er at fjerne inkompatible kommunikationspræferencer, andet gæt og misforståelser ved at levere kommunikations- og projektstyringsværktøjer. Forskning peger på, at lederens rolle er afgørende i tilpasning af et distribueret team til nye teknologier og kommunikation. Tjek derfor altid, stil og besvar spørgsmål, og fjern misforståelser, så snart de sker ved hjælp af de tilgængelige værktøjer.

Spørg enhver projektleder, og de vil ikke understrege nok vigtigheden af rettidig klar kommunikation i distribuerede projektteams.

Gør det personligt

Relationer udvikles over tid, så du skal aktivt spille en rolle i relationsledelse. Hvis du har valgt de rigtige mennesker og kommunikeret klart, har du sat forholdet på et solidt grundlag.

Derudover skal du overveje og pleje mangfoldighed for fuldt ud at kunne opbygge tillid til dit virtuelle team. Mangfoldighed handler om personlige forskelle. Det kan være noget så simpelt som at tjekke efter nationale helligdage et fjerntliggende sted, før du sætter en enorm projektdeadline, samt at lære om, hvad der får folk til at tikke over hele kloden. Da vi ikke er alle kulturelt forankret på samme måde rækker lidt omhu langt, for så vidt der er tale om mindre forskelle. Igen, dette vil være en leg, hvis du har valgt folket godt.

Alt i alt skal vi alle bidrage til at gøre en indsats for at opbygge tillid i teamet, uanset om du er lederen eller teammedlemmet, for en ensidig tilgang virker bare ikke. Vær sikker på, at du har nogle klare pointer om, hvad tillid betyder i forbindelse med dit virtuelle arbejde og for dit team, og led aktivt dit team på en pålidelig måde.