Angesichts der aktuellen COVID-19-Pandemie wurden die meisten Menschen gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten, um die Übertragungsraten von Viren einzudämmen. Darüber hinaus ist es sehr wahrscheinlich, dass weltweit Maßnahmen zur sozialen Distanzierung für ein Jahr oder möglicherweise sogar noch länger umgesetzt werden. Dies hat Unternehmen stark getroffen, da ihre Büros nicht mehr genutzt werden, obwohl sie noch Miete zahlen, und mehrere Unternehmen ihre Größe verkleinern mussten, um ihre Gewinnmargen erreichen zu können.

Jetzt, wo die Menschen auf der ganzen Welt langsam wieder an die Arbeit gehen – mit sozialen Distanzierungsmaßnahmen – haben viele Unternehmen erkannt, dass sie aufgrund von Personalabbau viel zusätzlichen Platz im Büro haben, sowie die Tatsache, dass eine beträchtliche Menge an Platz zur Verfügung steht Menschen bevorzugen ein Remote-Arbeitsmodell, sei es aus Bequemlichkeitsgründen oder aus Angst, sich mit COVID-19 zu infizieren.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Ihr Unternehmen einen Teil Ihrer Mietkosten ausgleichen kann, indem Sie die zusätzlichen Flächen untervermieten und auf ein gemeinsames Büromodell umstellen. Keine Sorge – wir haben die Hintergrundrecherche für Sie erledigt!

Der rechtliche Aspekt

Die Untervermietung Ihrer zusätzlichen Büroräume ist je nach den in Ihrem Mietvertrag festgelegten Bedingungen möglicherweise nicht legal. Ihnen könnten mehrere Anwaltskosten entstehen, wenn Sie Ihre Büroräume ohne Erlaubnis Ihres Vermieters untervermieten – was den eigentlichen Zweck der Untervermietung zunichte machen würde.

Der beste Weg wäre, ein Gespräch mit Ihrem Vermieter zu beginnen und die Erlaubnis zur Untervermietung zu beantragen. Betonen Sie unbedingt, wie wichtig es ist, während der aktuellen Pandemie Kosten zu sparen – schließlich sind mehrere Branchen stark betroffen und Ihr Vermieter wird wahrscheinlich auch Bedenken haben, ob Sie die Büroflächen bezahlen können. Insgesamt ist es eine Win-Win-Situation, da Sie einen Teil der Kosten für die Anmietung einer riesigen Fläche, die Sie nicht vollständig nutzen, ausgleichen können, und Ihr Vermieter bekommt trotzdem seine volle Monatsmiete. Er hat vielleicht Bedenken, ob er Fremden erlaubt, die Büroräume zu benutzen, aber wir werden das in den nächsten Abschnitten besprechen.

Wir haben Vorlagen für Untermietverträge zusammengestellt, auf die Sie sich bei der Ausarbeitung der genauen Geschäftsbedingungen für die Mieter, an die Sie untervermieten, beziehen können. Alle Vertragsvorlagen sind kostenlos zum Download!

Schützen Sie sich und Ihren Arbeitsplatz

Ihr Mietvertrag sollte bei der Untervermietung eine Klausel enthalten, die festlegt, dass Mieter für alle Schäden haften, die an der Immobilie verursacht werden. Dies ist in gemeinsam genutzten Büroräumen äußerst wichtig, da es Ihr Unternehmen schützt – schließlich möchten Sie nicht dafür bezahlen, das Chaos eines anderen aufzuräumen oder zu reparieren! Dies wird auch dazu beitragen, Ihren Vermieter zu beruhigen, da Ihre Mieter für etwaige Schäden auf der Hut sein werden und daher wahrscheinlich vorsichtiger und respektvoller mit Ihren Büroräumen umgehen werden.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Sie müssen sicherstellen, dass entweder die Versicherung Ihres Untermieters die Schäden eines Untermieters übernimmt, oder festlegen, dass der Untermieter eine eigene Versicherung abschließen muss, was für lange Zeit die idealere Option ist Untermiete. Um sich mit dieser Art von Versicherung in Hongkong zu schützen, schauen Sie sich um Firmen-Cover, da sie hervorragende Beratung und Anleitung bieten, um sicherzustellen, dass Sie vollständig geschützt sind.

Auswahl Ihres Untermieters

Die Auswahl des geeigneten Untermieters ist ein äußerst wichtiger Aspekt der Untervermietung. Es gelten die üblichen Bedenken bei der Untervermietung, z. B. sicherzustellen, dass Ihr Mieter die Miete pünktlich zahlen kann und dass er keine erheblichen Schäden an Ihrem Eigentum verursacht (schließlich kann es oft Kopfschmerzen bereiten, diese zu regeln, selbst wenn er haftbar ist Arten von Problemen aus). Wenn Sie einen Teil Ihrer Büroräume untervermieten, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass Ihre Mieter nicht aus dem Unternehmen eines Wettbewerbers stammen, da sie sonst möglicherweise vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen erhalten.

Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Untermieter gründlich überprüfen, bevor Sie ihnen erlauben, Ihren zusätzlichen Raum unterzuvermieten. Führen Sie gründliche Hintergrundüberprüfungen durch und entscheiden Sie sich für Mieter, mit denen Sie Synergien haben, damit das Teilen Ihrer Büroräume zu einem harmonischen Erlebnis wird. Das Befolgen eines strengen Überprüfungsverfahrens wird auch Ihren Vermieter beruhigen – informieren Sie ihn daher unbedingt darüber, wenn Sie Ihr Gespräch über die Untervermietung beginnen.

Beachten Sie auch, dass die Werbung für Ihre zusätzlichen Büroflächen möglicherweise nicht immer eine gute Sache ist, da dies ein Signal an Ihre Konkurrenten sendet, dass der Cashflow Ihres Unternehmens nicht optimal ist. Außerdem wird es viele Leute mit schlechten Absichten anziehen, die Ihr Unternehmen ausspionieren und mehr über sein Innenleben erfahren möchten. FLYDESK bietet über unser breites Netzwerk einen strengen, gründlichen und diskreten Überprüfungsprozess für alle potenziellen Untermieter an, damit Sie sicherstellen können, dass nur die besten Mieter für die endgültige Genehmigung zu Ihnen kommen.

Preise entscheiden

Es ist am besten, die Coworking-Tarife in der Nähe Ihres Bürostandorts zu überprüfen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Preise zu berechnen sind. Als grobe Richtschnur dedizierte Schreibtische in offenen Räumen in Hongkong Gehen Sie für 3.000 – 6.000 HKD pro Monat, während tägliche Coworking-Hotdesks für 150 – 400 HKD pro Tag gehen. Dies hängt natürlich von Ihrer Nachbarschaft und der Qualität der Dienstleistungen Ihres Büros ab – wenn Sie beispielsweise Zugang zu Ihrer Speisekammer gewähren und kostenlosen Tee und Kaffee, einen Balkon oder andere Gemeinschaftsbereiche zum Entspannen usw. haben, können Sie dies tun Bepreisen Sie Ihren zusätzlichen Platz für viel mehr, als wenn Sie keine zusätzlichen Dienstleistungen anbieten. Gebiete in oder in der Nähe des zentralen Geschäftsviertels oder in Vierteln mit vielen Restaurants und Unterhaltungsmöglichkeiten können ebenfalls teurer sein.

Die Untervermietung von Besprechungsräumen ist ebenfalls eine rentable Option, da sich einige Unternehmen zwar dafür entscheiden, weiterhin einem Work-from-Home-Modell zu folgen, aber gelegentlich Räume für ihre Teams benötigen, um sich zu treffen und Projekte zu besprechen oder Kunden zu treffen. Üblicherweise liegen die Mieten für Tagungsräume zwischen 150 und 300 HKD pro Stunde, dies kann jedoch je nach Kapazität, die Sie anbieten, erhöht werden.

FLYDESK kann Ihnen auch bei der angemessenen Preisgestaltung Ihrer Büroräume behilflich sein.

Dauer Ihres Untermietverhältnisses

Kurzfristige Untervermietungen erfordern mehr Arbeit, da Sie die Mieter ständig überprüfen müssen und Sie mit jedem neuen Mieter zusätzliche Risiken eingehen. Sie sind jedoch im Allgemeinen rentabler. Auch langfristige Untervermietungen sind etwas heikel, da die Zukunft im Moment recht ungewiss ist. Daher ist die beste Option ein flexibler Mietvertrag für bis zu zwei Monate, nach dem er verlängert werden kann, wenn Sie dies wünschen.

Denken Sie daran – Sie haben hier die Kontrolle! Sie können auch verlängerbare wöchentliche Optionen anbieten, um diejenigen zu beruhigen, die sich nicht ganz sicher sind, ob die Untervermietung Ihrer Büroräume die beste Wahl für sie ist. Außerdem haben Sie dadurch mehr Zeit, mehr Mieter zu filtern. Es ist am besten, Ihre Untervermietung so einfach wie möglich zu halten, damit Sie nicht viel Ärger haben.

Richtlinien für Arbeitsbereiche

Stellen Sie jedem potenziellen Mieter die Regeln und Vorschriften Ihres Arbeitsplatzes klar dar (und stellen Sie sicher, dass Sie sie in den Untermietvertrag aufnehmen!). Einige Dinge, die Sie vielleicht berücksichtigen sollten, sind Regeln für die Verwendung von Geräten wie Druckern, Kaffeemaschinen usw. Sie können auch eine Kleiderordnung sowie andere Regeln einführen, z. B. sicherzustellen, dass die letzte Person, die das Büro verlässt, alle Lichter einschaltet und Klimaanlage aus und andere solche Richtlinien, um sicherzustellen, dass sich Ihre Mieter respektvoll und angemessen verhalten. Weitere Informationen zu den Richtlinien für Coworking und geteilte Büroräume finden Sie hier Artikel.

Sie müssen auch ein System für die Buchung von Besprechungsräumen entwickeln, um Konflikte zu vermeiden, und möglicherweise einige Einschränkungen für die Internetnutzung festlegen.

Insgesamt ist die Untervermietung Ihrer zusätzlichen Büroräume eine großartige Möglichkeit, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu sparen und gleichzeitig anderen erschwingliche Räume zum flexiblen Arbeiten anzubieten. Natürlich benötigen Sie die Zustimmung Ihres Vermieters und stellen sicher, dass strenge Regeln und Richtlinien festgelegt werden, damit Sie nicht in heikle Situationen geraten.

Dies ist zwar nur ein allgemeiner Leitfaden, aber wenn Sie daran interessiert sind, Ihre zusätzlichen Büroräume unterzuvermieten, kontaktieren Sie uns unter FLYDESK und wir helfen Ihnen dabei, alle für Ihr Unternehmen spezifischen Details auszuarbeiten.