Etätiimien viestinnästä puhutaan yhä enemmän organisaatioiden sisällä. Vuosina 2005–2017 etätyötä tekevien ihmisten määrä Yhdysvalloissa kasvoi huimat 159%. Jopa 66% yrityksistä tarjoaa etätyövaihtoehtoja (vuodesta 2019), ja 16% yrityksistä toimii täysin etätyövoiman pohjalta. Nämä ovat vain osa tilastoista, jotka osoittavat, että organisaatiot ovat yhä enemmän siirtymässä etätiimeihin hyvistä syistä. Erilaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että etätyöntekijät ovat onnellisempi, terveempi, vähemmän stressaantunut ja sitoutuneempi. Etätiimit merkitsevät myös vähemmän kuluja toimistotiloihin.

Toisaalta etätiimit kohtaavat muita haasteita, joita samassa fyysisessä paikassa olevien tiimien ei tarvitse käsitellä. Vuorovaikutus näyttöjen, sovellusten ja sähköpostin kautta tekee viestinnästä etätiimeissä vaikeampaa ja vaikeampaa rakentaa luottamusta joita henkilökohtaiset suhteet luonnollisesti edistävät. Tämä johtuu siitä, että kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus antaa meille mahdollisuuden arvioida ei-verbaalisia vihjeitä, kuten sävyä ja kehon kieltä. Asiat, kuten aikavyöhykkeet, kulttuuri- ja kielimuurit sekä etäisyys, voivat saada tiimin jäsenet tuntemaan olonsa vähemmän tiimiksi. 

Kuinka sitten saada etätiimi kommunikoimaan ja työskentelemään tehokkaasti yhdessä, kun he eivät voi tavata kasvokkain? Avainasemassa on selkeästi määritellyn sisäisen viestintästrategian toteuttaminen – ja siitä pitäminen.

Aseta näkyvyys- ja viestintästandardit

Helpotaksesi tehokasta viestintää etätiimeissä, aloita määrittämällä etätyöntekijöiltäsi odottamasi näkyvyys. Varmista, että he tietävät, kuinka monta työtuntia on odotettavissa joka päivä, viikko tai kuukausi ja että heille on selvää, kuinka heidän työtilansa tai sijaintinsa on jaettava tiimitovereiden tai esimiesten kanssa. Hajautetut tiimit tarvitsevat tätä näkyvyyttä tunnistaakseen parhaan hetken kommunikoida keskenään; ellei rooli ole täysin joustava, ja siinä on selkeät ohjeet ja minimaalista vuorovaikutusta kollegoiden kanssa.

Luo etä- tai joustava työkäytäntö tai pyydä HR-tiimiäsi hahmottelemaan tämä asiakirja. Tämän käytännön tulisi sisältää joustavan työedun ehdot ja etäyhteistyön ja -viestinnän ensisijaiset työkalut tai sovellukset. Katso meidän Työkaluopas etäviestintään Lisätietoja. Joustavassa työpolitiikassa tulee myös kertoa selkeästi, mitä odotat jokaiselta tiimin jäseneltä verkkonäkyvyyden ja näkyvyyden suhteen. Tämä varmistaa, että jokainen hajautetun tiimisi jäsen tietää, mitä heidän pitäisi tehdä ja milloin hyötyä joustavasta työmallista.

Selkeät tehtävät ja tavoitteet

Varmista, että jokainen tiimisi jäsen ymmärtää tehtävänsä ja että he ovat ajan tasalla siitä, mitä heidän on saavutettava. Käytä jaettua kalenteria tai projektisuunnittelutyökalua, kuten Joukkueen viikko, jotta koko tiimisi pysyy ajan tasalla kunkin henkilön parhaillaan työskentelevistä tehtävistä sekä vireillä olevista tehtävistä. Tämä lähestymistapa vähentää suuresti sekaannusta siitä, kenen pitäisi työskennellä mitäkin, ja mahdollistaa avoimen viestinnän etätiimin jäsenten kanssa, jos jokin ongelma kaipaa selvitystä.

SMART-kriteerit ovat tehokas työkalu, jonka avulla voit asettaa selkeät, saavutettavissa olevat tavoitteet etätyöntekijöille. SMART-tavoitteet antavat johtajille mahdollisuuden keskittyä tuloksiin työntekijöiden mikrojohtamisen sijaan. Tämä lähestymistapa on tiedossa parantaa tuottavuutta ja parantaa moraalia. Tämä lyhenne tarkoittaa:

S – Erityinen

M – Mitattavissa

A – saavutettavissa

R – Relevantti

T – Aikarajoitettu

Aseta tavoitteet nämä tekijät huomioon ottaen, niin etätiimisi on selvillä niiden saavuttamiseksi vaadittavasta työstä. Älä unohda selventää, onko kukin tavoite lyhyen aikavälin virstanpylväs vai keskipitkän tai pitkän aikavälin tavoite. 

Tapaamiset ja puhelut – miksi, miten ja milloin

Säännölliset tapaamiset mahdollistavat avoimen keskustelun työnkulusta ja työntekijöiden suorituskyvystä. Järjestä kasvokkain tai videotapaamisia viikoittain henkilökohtaisesti jokaisen työntekijän kanssa; näiden pitäisi kestää vähintään 20 minuuttia. Tämä on täydellinen aika käsitellä suorituskykyongelmia ja ratkaista tiettyjä tehtäviä koskevat kysymykset. On myös hyvä aika toimittaa tilapäivityksiä. 

Käytä säännöllisiä äänipuheluita lyhyisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin viikoittaisen kokouksen ulkopuolella; Käytä kuitenkin virtuaalisia ääni- ja videokokouksia ryhmäkokouksissa, joissa on enemmän kuin kaksi osallistujaa. Tämä varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat tietoinen ja osallistunut keskusteluun. 

Tee arvioinnit puolen vuoden tai vuoden välein. Näiden tulee kestää vähintään 1,5 tuntia. Arviointi on tilaisuus keskittyä kunkin tiimin jäsenen yleiseen suoritukseen. Sekä hahmottele organisaatiosi odotukset jokaiselle jäsenelle jatkossa. Pienemmät erityistehtäviin liittyvät asiat eivät kuulu tähän – keskustele niistä viikoittaisissa kokouksissasi.

Lopuksi yrityskulttuurin rakentamiseksi järjestä fyysisiä, henkilökohtaisia tapaamisia vähintään kerran vuodessa. Nämä ovat tilaisuus suorittaa ei-työhön liittyviä aktiviteetteja, kuten tiiminrakennusharjoituksia. Nämä tapaamiset voivat auttaa parantamaan ryhmän jäsenten välisiä suhteita, mikä antaa hajautetun tiimin toimia yhtenä yhtenäisenä yksikkönä, vaikka he eivät olisi samalla maantieteellisellä paikalla tai aikavyöhykkeellä. 

Muita luovia tapoja rakentaa yrityskulttuuria ovat virtuaaliset happy hour, sosiaalinen pelaaminen ja työhön liittymättömät tapaamiset. Tutkijat ovat discovered, että säännöllinen osallistuminen tämäntyyppisiin toimintoihin parantaa hajautettujen ryhmien jäsenten tavoitteiden asettamista ja ongelmanratkaisutaitoja.