Dengan pandemi COVID-19 saat ini, sebagian besar orang diminta untuk bekerja dari rumah untuk menekan tingkat penularan virus. Selain itu, sangat mungkin bahwa langkah-langkah jarak sosial akan diterapkan di seluruh dunia selama satu tahun atau bahkan lebih lama. Hal ini sangat mempengaruhi bisnis, karena kantor mereka tidak lagi digunakan meskipun mereka masih membayar sewa, ditambah beberapa perusahaan harus berhemat untuk dapat memenuhi margin keuntungan mereka.

Sekarang orang-orang perlahan-lahan mulai kembali bekerja di seluruh dunia – dengan menerapkan langkah-langkah jarak sosial – banyak perusahaan menyadari bahwa mereka memiliki banyak ruang ekstra di kantor karena perampingan, serta fakta bahwa sejumlah besar orang lebih memilih model kerja jarak jauh, baik untuk tujuan kenyamanan atau karena takut tertular COVID-19.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana bisnis Anda dapat mengimbangi sebagian biaya sewa Anda dengan menyewakan ruang ekstra dan beralih ke model kantor bersama. Jangan khawatir – kami telah melakukan semua penelitian latar belakang untuk Anda!

Aspek hukum

Menyewakan ruang kantor ekstra Anda mungkin tidak sah tergantung pada syarat dan ketentuan yang ditetapkan dalam perjanjian sewa Anda. Anda dapat dikenakan beberapa biaya hukum jika Anda menyewakan ruang kantor Anda tanpa izin dari pemilik Anda – yang akan menggagalkan tujuan menyewakan.

Cara terbaik ke depan adalah memulai diskusi dengan pemilik Anda dan meminta izin untuk menyewakan. Pastikan untuk menekankan pentingnya menghemat biaya selama pandemi saat ini – lagipula, beberapa industri telah terkena dampak parah dan pemilik rumah Anda kemungkinan juga akan khawatir tentang apakah Anda akan mampu membayar untuk ruang kantor. Secara keseluruhan, ini adalah situasi win-win karena Anda bisa mengimbangi beberapa biaya untuk menyewa ruang besar yang tidak sepenuhnya Anda gunakan, dan pemilik Anda masih mendapatkan sewa sebulan penuh. Dia mungkin memiliki beberapa kekhawatiran tentang mengizinkan orang asing yang penting untuk menggunakan ruang kantor, tetapi kita akan membahasnya di beberapa bagian berikutnya.

Kami telah mengumpulkan Template Perjanjian Sewa Menyewa yang dapat Anda rujuk saat menyusun syarat dan ketentuan yang tepat untuk penyewa yang Anda sewakan. Semua templat kontrak adalah gratis untuk diunduh!

Lindungi diri Anda dan ruang kerja Anda

Perjanjian sewa Anda saat menyewakan harus menyertakan klausul yang menetapkan penyewa bertanggung jawab atas segala kerusakan yang terjadi pada properti. Ini sangat penting di ruang kantor bersama karena akan melindungi bisnis Anda – lagi pula, Anda tidak ingin membayar untuk membersihkan atau memperbaiki kekacauan orang lain! Ini juga akan membantu meyakinkan pemilik Anda karena penyewa Anda akan siap menghadapi kerusakan apa pun dan karena itu kemungkinan akan lebih berhati-hati dan menghormati ruang kantor Anda.

Ada dua cara untuk melakukannya – Anda harus memastikan bahwa asuransi penyewa Anda akan menutupi kerusakan dari sub-penyewa, atau menetapkan bahwa sub-penyewa harus mendapatkan asuransi mereka sendiri, yang merupakan pilihan yang lebih ideal untuk jangka panjang. sub-sewa. Untuk membantu melindungi diri Anda dengan jenis asuransi ini di Hong Kong, lihat Penutup Perusahaan, karena mereka memberikan saran dan panduan yang sangat baik untuk memastikan Anda terlindungi sepenuhnya.

Memilih sub-penyewa Anda

Memilih sub-penyewa yang sesuai adalah aspek yang sangat penting dari subleasing. Kekhawatiran biasa ketika menyewakan kembali memang berlaku, seperti memastikan penyewa Anda mampu membayar sewa tepat waktu dan bahwa mereka tidak akan menyebabkan kerusakan yang signifikan pada properti Anda (bagaimanapun, bahkan jika mereka bertanggung jawab, sering kali sulit untuk menyortirnya. jenis masalah keluar). Selain itu, saat menyewakan sebagian ruang kantor Anda, Anda perlu memastikan bahwa penyewa Anda bukan dari organisasi pesaing, jika tidak, mereka mungkin mendapatkan informasi rahasia tentang organisasi Anda.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memeriksa sub-penyewa Anda secara menyeluruh sebelum mengizinkan mereka untuk menyewakan ruang ekstra Anda. Lakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh dan pilih penyewa yang memiliki sinergi dengan Anda sehingga berbagi ruang kantor Anda akan menjadi pengalaman yang harmonis. Mengikuti prosedur pemeriksaan yang ketat juga akan meyakinkan pemilik rumah Anda – jadi pastikan untuk memberi tahu dia tentang hal ini saat Anda memulai diskusi tentang subletting.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa mengiklankan ruang kantor ekstra Anda mungkin tidak selalu merupakan hal yang baik karena akan mengirimkan sinyal kepada pesaing Anda bahwa arus kas bisnis Anda kurang ideal. Plus, itu juga akan menarik banyak orang dengan niat buruk yang ingin memata-matai perusahaan Anda dan mempelajari lebih lanjut tentang cara kerjanya. FLYDESK menawarkan proses pemeriksaan yang ketat, menyeluruh dan bijaksana untuk setiap calon sub-penyewa melalui jaringan luas kami sehingga Anda dapat memastikan hanya penyewa terbaik yang datang kepada Anda untuk persetujuan akhir.

Memutuskan harga

Sebaiknya periksa tarif rekan kerja di sekitar lokasi kantor Anda untuk mendapatkan gambaran tentang harga yang akan dikenakan. Sebagai panduan kasar, meja khusus di ruang terbuka di Hong Kong pergi untuk 3,000 - 6,000 HKD per bulan sementara hot-desk coworking harian pergi untuk 150 - 400 HKD per hari. Tentu saja, ini tergantung pada lingkungan Anda dan kualitas layanan yang disediakan kantor Anda – misalnya, jika Anda mengizinkan akses ke dapur Anda dan memiliki teh dan kopi gratis, balkon atau area umum lainnya untuk bersantai, dll, Anda dapat harga ruang ekstra Anda lebih dari jika Anda tidak menawarkan layanan tambahan. Area di atau dekat dengan Kawasan Pusat Bisnis atau di lingkungan dengan banyak pilihan tempat makan dan hiburan di sekitarnya juga dapat dihargai lebih tinggi.

Menyewa ruang rapat juga merupakan pilihan yang menguntungkan, karena sementara beberapa bisnis mungkin memilih untuk terus mengikuti model kerja dari rumah, mereka kadang-kadang membutuhkan ruang bagi tim mereka untuk bertemu dan mendiskusikan proyek, atau untuk bertemu klien. Biasanya, sewa ruang pertemuan berkisar antara 150 hingga 300 HKD per jam, tetapi ini dapat ditingkatkan tergantung pada kapasitas yang Anda tawarkan.

FLYDESK juga dapat membantu Anda menentukan harga ruang kantor Anda dengan tepat.

Durasi sewa Anda

Penyewaan jangka pendek membutuhkan lebih banyak pekerjaan karena Anda harus terus-menerus memeriksa penyewa, dan Anda akan mengambil risiko tambahan dengan setiap penyewa baru. Namun, mereka umumnya lebih menguntungkan. Penyewaan jangka panjang juga sedikit tidak pasti, karena masa depan cukup tidak pasti saat ini. Oleh karena itu, pilihan terbaik adalah sewa fleksibel hingga dua bulan setelah itu dapat diperpanjang jika Anda memilih untuk melakukannya.

Ingat – Anda memegang kendali di sini! Anda juga dapat memilih untuk menawarkan opsi mingguan yang dapat diperbarui untuk meyakinkan mereka yang tidak sepenuhnya yakin apakah menyewakan ruang kantor Anda adalah pilihan terbaik bagi mereka, plus, ini memberi Anda lebih banyak waktu untuk menyaring lebih banyak penyewa. Yang terbaik adalah menjaga sewa menyewa Anda sesederhana mungkin sehingga Anda tidak perlu melalui banyak kerumitan.

Pedoman ruang kerja

Uraikan dengan jelas aturan dan peraturan ruang kerja Anda kepada calon penyewa mana pun (dan pastikan untuk menyertakannya dalam sewa menyewa!). Beberapa hal yang mungkin ingin Anda pertimbangkan adalah aturan tentang penggunaan peralatan seperti printer, mesin kopi, dll. Anda mungkin juga ingin menerapkan aturan berpakaian, serta aturan lain seperti memastikan orang terakhir yang meninggalkan kantor menyalakan semua lampu. dan AC dimatikan dan pedoman lainnya untuk memastikan penyewa Anda berperilaku hormat dan tepat. Untuk informasi lebih lanjut tentang pedoman untuk coworking dan ruang kantor bersama, lihat ini artikel.

Anda juga perlu membuat sistem untuk pemesanan ruang pertemuan untuk menghindari bentrokan dan mungkin perlu menempatkan beberapa batasan pada penggunaan internet.

Secara keseluruhan, menyewakan ruang kantor ekstra Anda adalah cara yang bagus untuk menghemat pengeluaran bisnis Anda sambil juga menawarkan ruang yang terjangkau kepada orang lain untuk bekerja secara fleksibel. Tentu saja, Anda memerlukan persetujuan pemilik dan memastikan bahwa aturan dan pedoman yang ketat telah ditetapkan sehingga Anda tidak terjebak dalam situasi yang sulit.

Meskipun ini hanya panduan umum, jika Anda tertarik untuk menyewakan ruang kantor tambahan Anda, hubungi kami di FLYDESK dan kami akan membantu Anda mengerjakan semua detail khusus untuk bisnis Anda.