Dengan munculnya teknologi digital di dunia modern kita, definisi "tempat kerja" menjadi lebih fleksibel dan tidak lagi terkait dengan satu lokasi kerja fisik. Dengan Internet yang memungkinkan komunikasi yang mudah dan efektif, pekerja jarak jauh atau tim terdistribusi dapat menjadi pilihan yang sangat menarik baik bagi karyawan maupun pengusaha. Ini menciptakan peluang untuk merekrut individu dari kumpulan bakat di seluruh dunia sambil memberi mereka fleksibilitas untuk tinggal di mana pun mereka inginkan dan tidak membuang waktu dalam perjalanan sehari-hari.

Karena konsep steam terdistribusi masih relatif baru, masih ada beberapa pertanyaan seputar implementasi dan efisiensinya. Tim terdistribusi telah dicatat untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan bila dikelola dengan cara yang benar. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas secara mendalam bagaimana sebenarnya tim terdistribusi yang bahagia dan produktif dapat dibangun.

1. Membuat pengaturan kerja yang dioptimalkan

Ada tiga aspek utama dari pengaturan kerja yang dioptimalkan: Anda harus memiliki koneksi internet yang kuat, Anda harus merasa nyaman, dan Anda harus memiliki peralatan dan teknologi yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Sebagian besar kantor tradisional bertujuan untuk menggabungkan ketiga hal ini ke dalam ruang kerja mereka, dan ini sama pentingnya saat bekerja dari jarak jauh! Jika salah satu dari aspek ini hilang, Anda akan melihat penurunan yang signifikan dalam produktivitas Anda.

Koneksi internet yang baik adalah dasar dari tim terdistribusi karena memfasilitasi jalur komunikasi yang kuat antara anggota tim. Komunikasi adalah kunci produktivitas – tim jarak jauh seringkali tidak terasa seperti tim “nyata” karena kurangnya interaksi antara rekan kerja dan hal ini menyebabkan penurunan produktivitas. Saat anggota tim tersebar di berbagai zona waktu, akan lebih sulit lagi untuk mempromosikan interaksi ini. Menjadwalkan panggilan video reguler adalah cara yang baik untuk mengatasi masalah ini; tidak hanya merupakan cara yang efisien untuk memeriksa kemajuan setiap orang, tetapi juga memungkinkan anggota tim untuk menciptakan hubungan kerja satu sama lain, sehingga meningkatkan produktivitas.

Kenyamanan adalah aspek kunci lainnya di sini – lagi pula, alasan banyak orang lebih suka bekerja dalam tim terdistribusi daripada di kantor tradisional adalah karena fleksibilitas dan kenyamanan yang diberikannya. Ketika orang lebih nyaman, mereka lebih bahagia dan karenanya, lebih produktif. 

Terakhir, penting untuk diingat bahwa tim terdistribusi hanya efisien jika mereka memiliki gadget yang tepat. Meskipun mudah untuk menyediakan komputer dan gadget lainnya kepada karyawan di kantor tradisional, tidak selalu mudah untuk melakukannya dalam hal pekerjaan jarak jauh. Oleh karena itu, terserah kepada majikan untuk menyediakan gadget yang dibutuhkan staf untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Jika Anda mengelola tim terdistribusi, Anda juga harus mempertimbangkan untuk menggunakan platform yang dirancang khusus untuk memfasilitasi pekerjaan jarak jauh, sehingga informasi penting tidak hilang atau terganggu. Kami akan membahas alat dan teknologi yang dapat digunakan pada bagian di bawah ini. Baca artikel ini untuk membantu Anda memilih peralatan terbaik untuk pekerjaan jarak jauh atau untuk pengaturan kantor rumah Anda.

2. Menggunakan alat yang tepat

WhatsApp, Facebook, Skype – ada begitu banyak aplikasi berbeda di luar sana yang dapat digunakan oleh tim terdistribusi. Namun, banyak dari aplikasi ini tidak dioptimalkan untuk pekerjaan jarak jauh atau menggunakannya secara tidak tepat akan mengakibatkan peningkatan beban kerja Anda secara keseluruhan. Di bagian ini, kami akan fokus pada beberapa platform berbeda yang memiliki fitur inovatif untuk meningkatkan produktivitas tim terdistribusi. 

 

Untuk komunikasi, Kendur atau Tempat penampungan adalah alat yang berguna. Keduanya memungkinkan obrolan grup untuk tim terdistribusi untuk saling memperbarui dan mengajukan pertanyaan tentang tugas yang ada sehingga kotak masuk email semua orang tetap rapi.

Untuk proyek yang memerlukan kolaborasi simultan pada dokumen atau penyimpanan cloud yang hemat biaya, google Drive adalah cara untuk pergi! Baik itu dokumen, lembar tabel, atau slide presentasi, Google Drive memungkinkan pengguna untuk bekerja secara bersamaan pada file yang sama dengan semua perubahan yang diperbarui secara real-time. 

Ketika datang ke manajemen proyek, TeamWeek atau asana adalah pilihan terbaik kami. asanaAntarmuka yang mudah digunakan memungkinkan anggota tim membuat daftar tugas untuk setiap proyek sehingga setiap orang dapat melacak apa yang sedang berlangsung dan apa yang telah dilakukan. TeamWeek sangat cocok untuk alokasi tugas sederhana dan organisasi tim jarak jauh.

Tim terdistribusi harus memiliki gagasan yang jelas tentang kapan dan aplikasi apa yang digunakan dalam situasi tertentu. Ini akan memungkinkan pekerjaan berjalan dengan lancar dan terorganisir karena setiap anggota tim akan dapat dengan cepat memperoleh informasi yang mereka butuhkan dari platform yang relevan. Lebih sedikit waktu yang akan terbuang percuma, misalnya jika kita tidak lagi harus menunggu balasan email terkait status sebuah proyek. Menggunakan platform yang tepat pasti akan meningkatkan produktivitas. Baca artikel ini untuk analisis rinci tentang alat komunikasi terbaik untuk tim terdistribusi Anda.

3. Hasil vs waktu

Banyak pengusaha membuat kesalahan dengan menilai produktivitas karyawan mereka berdasarkan jumlah waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan satu proyek. Mereka berkorelasi banyak bekerja dengan pekerjaan yang baik, namun, hal ini tidak selalu terjadi. Ketika kita beralih dari melihat jumlah waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek ke hasil dari proyek tersebut, kita masuk ke pola pikir yang benar untuk fokus pada produktivitas. Lagi pula, tidak ada gunanya menghabiskan 5 jam mengerjakan sesuatu jika itu memberi Anda hasil yang buruk.

Dalam tim terdistribusi, memiliki pola pikir yang berorientasi pada hasil sangat penting. Karena sifat pekerjaan jarak jauh, tidak mungkin untuk secara akurat mengidentifikasi jumlah waktu yang dihabiskan setiap anggota tim untuk bekerja. Berfokus pada hasil mereka adalah satu-satunya cara untuk benar-benar mengukur produktivitas. Oleh karena itu, pengusaha harus menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk setiap anggota tim yang harus dipenuhi, dan memungkinkan mereka untuk mengetahui langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut. Karena komunikasi secara alami lebih lambat dalam tim terdistribusi, manajemen mikro akan mengakibatkan waktu terbuang dan hilangnya produktivitas. 

Kesimpulannya, ada beberapa aspek untuk meningkatkan produktivitas dalam tim terdistribusi, termasuk penggunaan alat dan teknologi yang tepat, membangun kepercayaan di antara anggota tim dan mengadopsi pola pikir yang berorientasi pada hasil. Mengelola tim terdistribusi secara efektif tidak sulit tetapi hanya membutuhkan pendekatan yang berbeda. Jika dikelola dengan benar, tim terdistribusi bahkan bisa lebih produktif daripada tim tradisional.