Menyewa ruang pertemuan di Hong Kong cukup mudah. Namun, sebelum Anda memesannya, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal untuk memastikan Anda akhirnya menyewa ruang yang ideal tergantung pada jenis acaranya Anda akan menjadi tuan rumah serta jumlah peserta. 

Memesan ruang rapat yang salah dapat mengubah acara Anda menjadi mimpi buruk. Mengecewakan tamu Anda berpotensi merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang. Dalam artikel ini kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menyewa tempat acara di Hong Kong. Kami akan memandu Anda melalui proses pemesanan ruangan yang sempurna untuk rapat, konferensi, seminar, bincang-bincang, atau acara apa pun yang mungkin ingin Anda selenggarakan. 

Pertama, mari kita bahas karakteristik yang perlu Anda pertimbangkan di ruang rapat sebelum Anda memesannya: furnitur, peralatan, lokasi, ukuran, dan biaya. 

Perabotan dan peralatan 

Bergantung pada jenis acara yang akan Anda selenggarakan dan seberapa interaktif presentasi Anda nantinya, Anda mungkin memerlukan peralatan yang tidak Anda miliki. Jangan berasumsi bahwa setiap ruang rapat memiliki papan tulis dan proyektor, karena beberapa hanya menawarkan beberapa kursi dan yang lainnya hanya ruang kosong.

Peralatan paling umum yang mungkin Anda butuhkan meliputi: 

• Papan tulis (dengan pena, spidol, dan penghapus)
• Proyektor atau layar TV (dengan kabel dan adaptor yang sesuai)
• Mikrofon
• Pembicara
• Akses mudah ke outlet atau kabel ekstensi
• Peralatan Kantor

Buat daftar semua peralatan atau gadget yang Anda perlukan dan cari ruang rapat yang sesuai. Kami menyarankan Anda untuk mendapatkan ruang yang sudah termasuk semuanya Anda perlukan karena membawa peralatan Anda sendiri dapat dengan mudah berubah menjadi mimpi buruk logistik. 

Ketika datang ke furnitur, kursi dan meja harus cukup nyaman bagi para peserta untuk duduk selama diperlukan. 

Juga, semua tamu harus mampu melakukan tugas atau aktivitas apa pun yang diminta tuan rumah untuk mereka lakukan. Tidak ada yang lebih tidak nyaman daripada menyuruh penonton untuk mengeluarkan laptop mereka ketika tidak ada cukup meja untuk semua orang, menyuruh mereka untuk membentuk kelompok ketika perabotan sedang dalam perjalanan dan tidak dapat dengan mudah dipindahkan, atau lebih buruk lagi, mengundang mereka untuk duduk dan menyadari tidak ada cukup kursi untuk semua orang. 

Gaya furnitur juga dapat membuat perbedaan besar pada bagaimana tamu Anda memandang acara tersebut. Perabotan khusus seperti patung, kilat ekstra, hiasan meja, atau lukisan dapat meningkatkan penampilan tempat tersebut, jadi pertimbangkan kedua faktor tersebut saat mencari ruang acara di Hong Kong. 

Lokasi

Idealnya, lokasi ruang pertemuan harus dapat diakses dan senyaman mungkin. Jika tidak, beberapa peserta mungkin tersesat, datang terlambat, atau memutuskan untuk tidak pergi sama sekali. 

Menyewa ruang pertemuan dekat stasiun MTR, Trem atau bus selalu merupakan ide yang bagus. Jika beberapa tamu diharapkan untuk mengemudi, pastikan ruang pertemuan memiliki akses sendiri atau mudah ke tempat parkir. 

Pusat Eksekutif, Menara Kemakmuran

Ukuran & kapasitas

Saat memesan ruang pertemuan, konferensi, atau acara apa pun di Hong Kong, Anda hampir selalu diberikan kapasitas ruangan dalam hal berapa banyak orang yang dapat ditampung di ruang tersebut, yang memudahkan Anda untuk mengetahui pasti akan ada ruang untuk semua orang. 

Namun, kami menyarankan Anda untuk selalu memeriksa ukuran ruangan yang sebenarnya dan menghitung kapasitas sesuai dengan seberapa dekat Anda ingin tamu dari satu sama lain. Berikut adalah beberapa aturan praktis dalam hal menghitung dan kapasitas acara: 

• ~6 kaki2 per tamu untuk kerumunan berdiri
• ~8 kaki2 per tamu untuk kelompok duduk dan berdiri campuran atau tempat duduk bergaya auditorium
• ~9 kaki2  per tamu untuk tempat duduk bergaya resepsi dengan lantai dansa atau panggung kecil
• ~18 kaki2  per orang di meja
• ~40 kaki2  per orang untuk meja konferensi dan kotak berongga. Ini juga merupakan kapasitas minimum yang direkomendasikan untuk mematuhi langkah-langkah jarak sosial.

Makanan dan minuman

Untuk acara lebih dari 3 jam, makanan dan minuman akan diperlukan. 

Sebagian besar ruang pertemuan menawarkan air dan kopi gratis untuk kelompok kecil. Namun, Anda mungkin ingin memeriksa ulang apakah minuman atau makanan ringan lainnya sudah termasuk dalam paket sewa ruang pertemuan atau apakah mereka tersedia untuk menyediakan layanan tersebut dengan biaya tambahan. Sekali lagi, makanan dapat dengan mudah berubah menjadi mimpi buruk logistik, jadi jika Anda membutuhkan banyak makanan dan minuman, hubungi tempat tersebut terlebih dahulu dan mintalah layanan katering mereka; kebanyakan dari mereka akan dapat membantu. 

Jika Anda tidak berencana menawarkan makanan gratis, setidaknya pastikan tamu memiliki pilihan untuk membeli apa pun yang mereka butuhkan di dalam atau di dekat fasilitas ruang pertemuan. 

Biaya

Ruang rapat di Hong Kong diberi harga berdasarkan semua faktor yang disebutkan di atas (peralatan, fasilitas, lokasi, dan ukuran). Semakin besar, lebih mewah, lebih lengkap dan lebih baik lokasinya, semakin mahal harganya. 

Mereka biasanya diberi harga per jam dan bisa pergi di mana saja dari HK$1 hingga lebih dari HK$7 per jam per kaki2 . Semakin lama Anda menyewa ruang pertemuan, semakin mudah untuk mendapatkan harga dan diskon yang lebih baik.

Karena harga sangat bervariasi, kami menyarankan Anda untuk memeriksa ruang pertemuan kami di daftar Hong Kong dan membandingkan tarif langsung di situs web kami. Ini adalah cara untuk melakukannya:

Cara menyewa ruang pertemuan di Hong Kong

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang harus dicari saat menyewa ruang konferensi atau ruang acara di Hong Kong, berikut cara memesannya: 

1. Mengunjungi Jaringan ruang kerja FLYDESK dan pilih "Hong Kong" sebagai lokasi Anda dan kemudian klik "ruang rapat”.
2. Anda akan dibawa ke daftar lengkap ruang rapat, ruang seminar, ruang konferensi, dan ruang acara tersedia di seluruh Hong Kong. Untuk mempersempit hasil ke area tertentu, gunakan peta interaktif di bagian kanan layar dengan memilih “cari saat saya memindahkan peta" pilihan. Kemudian, Anda akan langsung melihat semua ruang pertemuan yang tersedia di area tersebut beserta kapasitas dan tarif per jamnya, yang membuatnya sangat mudah jika Anda ingin membandingkan semua ruang yang berbeda. Jika Anda mencari karakteristik tertentu, Anda juga dapat memfilter berdasarkan kapasitas, anggaran, atribut, dan fitur.
3. Saat Anda mengklik ruang rapat, FLYDESK akan menampilkan semua detail tentang ruang tersebut, termasuk gambar, harga lengkap, fitur, alamat, dan ketersediaan. Pada halaman yang sama, Anda cukup mengajukan pertanyaan dan Anda akan menerima semua detail melalui email. Sesederhana itu!

Periksa kami ruang pertemuan di Hong Kong di sini

Gambar unggulan dari Ruang pertemuan V-Co, tersedia FLYDESK