Pekerjaan jarak jauh semakin populer selama beberapa tahun terakhir dan terutama karena pandemi virus corona baru-baru ini. Untuk perusahaan yang terbiasa dengan pengaturan kerja jarak jauh atau fleksibel, hal ini tidak menimbulkan terlalu banyak ketidaknyamanan, tetapi perusahaan yang baru mengenal gaya kerja ini mungkin merasa sedikit berlebihan.
Untungnya, kami telah menyusun daftar kesalahan paling umum yang dilakukan saat menerapkan pengaturan kerja jarak jauh. Kami juga akan menawarkan saran tentang cara melewati kesalahan ini dan berhasil menerapkan pengaturan ini di organisasi Anda.
1. Tidak memiliki kebijakan kerja fleksibel yang sesuai
Jika Anda lengah oleh pandemi virus corona, Anda mungkin tidak tahu bagaimana cara menetapkan kebijakan kerja yang fleksibel atau jarak jauh di organisasi Anda. Sementara kami memiliki template di sini, Anda juga dapat membuat sendiri sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Tanpa kebijakan yang jelas, tingkat produktivitas berisiko tinggi karena tidak adanya pedoman, komunikasi dan kolaborasi antara anggota tim dan departemen. Karena sifat pekerjaan jarak jauh, pemberi kerja tidak dapat mengatur anggota staf mereka secara mikro – sebaliknya, mereka harus melakukannya percaya mereka dan meninjau kemajuan mereka berdasarkan kiriman.
2. Tidak menetapkan ekspektasi yang jelas untuk karyawan Anda
Tetapkan ekspektasi yang jelas dan uraikan hasil yang harus dihasilkan oleh anggota staf Anda. Pastikan untuk menetapkan tenggat waktu dan menindaklanjuti mereka yang mengendur! Anda juga harus menguraikan aturan lain dalam kebijakan kerja fleksibel/jarak jauh Anda, seperti mewajibkan karyawan untuk mengirimkan laporan mingguan tentang pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Beberapa contoh lain yang mungkin sesuai untuk organisasi Anda adalah menjadwalkan panggilan rutin dengan anggota tim, manajer lini, dan atasan lainnya untuk melacak kemajuan, menetapkan jam kerja yang jelas, atau meminta pemberitahuan sebelum jam kerja fleksibel staf, dll.
3. Tidak memberikan contoh yang baik sebagai pemimpin
Jika Anda ingin memimpin perusahaan Anda menuju kesuksesan, Anda harus memimpin dengan memberi contoh. Pastikan untuk mengikuti dan bahkan mempromosikan kebijakan kerja jarak jauh Anda dengan benar. Jika Anda tidak melakukannya sebagai pemimpin tim, staf Anda juga tidak akan melakukannya karena mereka akan merasa bersalah setiap kali bekerja dari jarak jauh. Selama masa-masa sulit Coronavirus, ketika seorang pemimpin tim pergi ke kantor meskipun ada risiko, setiap orang dalam tim merasa berkewajiban untuk melakukan hal yang sama yang menciptakan ancaman yang lebih dalam. Tetapi bahkan mengesampingkan situasi saat ini, ingatlah bahwa menyiapkan kebijakan jarak jauh atau fleksibel akan datang dari atas ke bawah ke semua tingkat hierarki. Sebagai seorang pemimpin, Anda perlu menyiapkan area yang tepat di rumah untuk bekerja, dan memastikannya kondusif produktifitas dan fokus untuk melatih tim Anda dalam kondisi terbaik. Anda harus tersedia setiap saat dan siap menerima panggilan untuk menyelesaikan masalah besar apa pun yang muncul.
4. Tidak memiliki alat yang tepat untuk kolaborasi jarak jauh
Saat Anda tidak berada di kantor bersama kolega Anda, Anda tidak bisa begitu saja menghampiri meja mereka dan mengajukan pertanyaan, atau mengobrol selama 20 menit tentang proyek yang sedang Anda kerjakan. Untuk menghindari kekacauan di kotak masuk atau spam semua orang di ponsel semua orang, pertimbangkan untuk menggunakan platform lain seperti Slack, Trello, Asana, Zoom, dll. Lagi pula, peralatan perangkat keras seperti laptop bukanlah satu-satunya hal yang dibutuhkan staf Anda untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Slack adalah alat yang hebat untuk komunikasi. Anda dapat dengan mudah membuat banyak grup dan utas untuk melacak berbagai diskusi dalam satu departemen dan juga di antara mereka. Ini juga membantu mengurangi spam dan kekacauan di kotak masuk semua orang! Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Slack, kami memiliki artikel yang lebih mendalam di sini.
Trello adalah platform yang bagus untuk manajemen proyek karena memungkinkan Anda menambahkan setiap proyek ke "kartu" di bawah label tertentu. Anda dapat membuat beberapa papan untuk tim yang berbeda serta satu untuk penggunaan pribadi Anda dan dengan mudah melacak pembaruan proyek dengan memeriksa pembaruan pada setiap kartu. Anda juga dapat membuat daftar periksa, menetapkan tanggal jatuh tempo dan pengingat, dan menyimpan arsip pekerjaan yang sudah selesai untuk referensi di masa mendatang.
Untuk komunikasi yang lebih baik yang melampaui pesan sederhana dalam teks, lihat Zoom! Akun gratis memungkinkan Anda melakukan panggilan dengan maksimal 3 orang selama 40 menit – dan Anda dapat memilih untuk merekam panggilan sehingga Anda tidak akan melewatkan satu detail pun. Akun bisnis memungkinkan jumlah orang yang tidak terbatas pada setiap panggilan, dan mereka dapat melanjutkan selama yang Anda suka. Plus, mereka merekam secara otomatis. Zoom adalah cara yang bagus untuk tetap berhubungan dengan tim dan staf Anda sehingga Anda dapat dengan mudah mengobrol dan saling memperbarui serta menyelesaikan pertanyaan apa pun dengan cepat.
5. Tidak memperlakukan semua karyawan secara sama
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah Anda harus memperlakukan semua karyawan Anda secara adil dan setara, apapun peran, grade atau lokasi kerjanya. Check-in dengan karyawan jarak jauh secara teratur dan pastikan mereka merasa masih menjadi bagian dari tim. Jika Anda memiliki pekerja jarak jauh yang tinggal di berbagai negara, pahami zona waktu mereka! Anda mungkin meminta Anda mengubah jadwal sesuai kebutuhan untuk mengakomodasi jadwal mereka, tetapi diskusi singkat sering kali memungkinkan Anda menyelesaikan masalah potensial dengan cepat.
Di luar pentingnya menjaga hubungan kerja yang baik dengan semua karyawan Anda, Anda harus berusaha untuk memberikan perspektif karir kepada staf jarak jauh Anda, sama seperti yang Anda lakukan untuk staf kantor Anda. Banyak dari mereka yang bekerja dari rumah merasa jauh dari kantor membuat mereka tidak mungkin mendapatkan promosi atau kesempatan untuk tumbuh dan berkembang lebih dalam organisasi. Bertujuan untuk membuat semua karyawan Anda merasa setara dan dilibatkan, dan berikan mereka kesempatan untuk mencapai potensi penuh mereka.
6. Tidak menghormati jam kerja
Baik Anda dan karyawan Anda perlu menetapkan jadwal yang jelas untuk hari Anda sehingga Anda tidak terlalu banyak bekerja atau kelelahan. Sangat mudah untuk berhenti bekerja ketika Anda meninggalkan kantor dan kembali ke rumah tetapi ketika rumah Anda adalah “kantor” Anda, sulit untuk mematikan laptop itu dan meluangkan waktu untuk diri sendiri, terutama ketika Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan.
Lembur mungkin diperlukan dalam beberapa kasus tetapi meluangkan waktu untuk diri sendiri lebih penting dari itu. Dorong staf Anda untuk bekerja dengan jam kerja yang wajar dan menghabiskan waktu luang mereka untuk bersantai, mengejar hobi, dan melakukan hal-hal yang mereka sukai. Kesehatan mental mereka sangat penting – karyawan yang stres dan depresi tidak akan menghasilkan pekerjaan yang baik! Terapkan juga nasihat ini dalam kehidupan Anda sendiri, karena Anda juga berhak mendapatkan istirahat.
7. Melupakan aspek manusia
Penting juga untuk mendorong ikatan tim selama hari kerja. Promosikan penggunaan panggilan audio dan video reguler agar tim dapat dengan mudah mendiskusikan segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan, tetapi juga untuk mengobrol tentang kehidupan pribadi mereka dan hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Interaksi manusia adalah faktor besar dalam kesehatan mental yang baik, dan bekerja dari jarak jauh bisa sangat mengasingkan. Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang menghindari kesepian kerja jarak jauh, lihat artikel kami di sini.
Meskipun mengimplementasikan pekerjaan jarak jauh di organisasi Anda mungkin merupakan tugas yang menakutkan, terutama karena virus corona menjadikannya prioritas di seluruh dunia, jika Anda memiliki landasan yang tepat, Anda akan menemukan bahwa itu tidak sesulit kelihatannya. Buat garis besar kebijakan yang jelas untuk karyawan Anda dan hindari semua kesalahan umum lainnya yang telah dilakukan orang lain dan itu akan tampak mudah! Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk menerapkan program kerja yang fleksibel tetapi sedikit tidak yakin tentang detailnya, silakan hubungi kami di FLYDESK di sini.
