Model komunikasi yang efektif untuk tim jarak jauh akan mengidentifikasi semua Aplikasi berbeda yang dapat digunakan untuk mengatasi tantangan komunikasi jarak jauh. Aplikasi tersebut memastikan jalur komunikasi dengan tim terdistribusi Anda selalu terbuka untuk meningkatkan kolaborasi dan kerja tim. Dengan ini, tim terdistribusi dapat benar-benar mencapai potensi penuh mereka. Berikut adalah contoh bagaimana strategi komunikasi internal yang efektif mungkin terlihat, dengan opsi aplikasi dan rekomendasi penggunaan.

Obrolan – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

Pendeknya: Ideal untuk obrolan instan dan terus-menerus yang diatur berdasarkan topik, yang biasanya membutuhkan jawaban yang lebih cepat daripada email. Ini berlaku untuk percakapan grup dan satu lawan satu. Aplikasi obrolan nyaman jika Anda ingin percakapan panjang tetap berlangsung. Obrolan juga dapat ditingkatkan menjadi panggilan langsung dan rapat dengan suara, berbagi layar, dan video yang penting untuk komunikasi tim jarak jauh.

Tip orang dalam #1: Platform seperti WhatsApp berfungsi untuk pesan singkat dan pribadi. Untuk percakapan yang lebih profesional, kami merekomendasikan Slack untuk startup, lalu Microsoft Team seiring pertumbuhan bisnis Anda. Anda juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk topik yang tidak terkait dengan pekerjaan untuk menghindari penggunaan terlalu banyak aplikasi. Atau, untuk platform sosial khusus, lihat Facebook Workspace atau Microsoft Yammer.

Kiat orang dalam #2: Tetapkan kerangka waktu ketika Anda mengharapkan balasan untuk menghindari frustrasi.

Tip orang dalam #3: Untuk hal-hal yang mendesak, cukup angkat telepon dan telepon. Hindari mengirim pesan yang sama melalui platform yang berbeda.

Email – Google Gmail, Microsoft Outlook

Pendeknya: Email cocok untuk komunikasi pihak ketiga yang lebih formal, resmi, terstruktur, seringkali lebih lama, dan kemungkinan besar untuk pesan yang tidak memerlukan tanggapan segera. 

Tip orang dalam #1: Komunikasikan perbedaan antara aplikasi email dan obrolan, jika tidak, Anda dapat membuat kebingungan mengenai kapan harus menggunakan apa. Email akan difokuskan pada pesan tertentu dari satu orang ke audiens, tetapi obrolan lebih bersifat percakapan, memungkinkan partisipasi yang lebih seimbang.

Kiat orang dalam #2: Ingatlah bahwa orang menerima banyak email, jadi obrolan atau panggilan lebih baik untuk pesan mendesak.

Kalender – Kalender Google, Microsoft Outlook + Calendly

Pendeknya: Sebagian besar aplikasi email dilengkapi dengan fitur kalender terintegrasi yang mempertahankan nilai aplikasi email, meskipun ada penurunan nilai email baru-baru ini. 

Untuk memberikan waktu yang cukup kepada orang-orang untuk mempersiapkan dan mendiskusikan pokok-pokok penting, selalu disarankan untuk merencanakan pertemuan sebelumnya. Selain itu, untuk peserta jarak jauh, rapat akan menjadi alat komunikasi biasa karena undangan biasanya berisi tautan ke ruang rapat virtual.

Tip orang dalam #1: Kami merekomendasikan untuk tetap menggunakan satu suite aplikasi kantor; gunakan Google G-Suite jika Anda seorang pemula, lalu Microsoft Office 365 untuk bisnis yang lebih mapan. 

Kiat orang dalam #2: Kami juga menyarankan untuk menggunakan aplikasi pemesanan rapat seperti Calendly untuk menghindari bolak-balik dengan kontak eksternal untuk menyepakati tanggal dan waktu yang sesuai untuk rapat Anda.

Rapat virtual – Zoom, Hangout + Kalender

Pendeknya: Rapat virtual atau rapat online wajib dilakukan jika setidaknya salah satu peserta berada jauh atau saat lokasi mereka tidak diketahui. Bahkan jika beberapa aplikasi obrolan menawarkan pengalaman rapat/konferensi virtual yang layak, aplikasi khusus cenderung memberikan fitur, integrasi, dukungan, dan kualitas layanan khusus yang membenarkan penerapannya. 

Tip orang dalam #1: Kami merekomendasikan Zoom (+ Calendly) untuk pemula karena Google Hangouts tidak kaya fitur; itu juga dapat digunakan oleh perusahaan besar sebagai alternatif Microsoft Teams, yang masih menghadapi beberapa tantangan untuk rapat dengan peserta eksternal. Namun, sepertinya hanya masalah waktu sebelum Microsoft menjadi platform nomor satu untuk semua aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan untuk bisnis menengah hingga besar, sementara Google berjuang untuk pasar bisnis yang lebih kecil.

Kiat orang dalam #2: Biasakan untuk selalu menyertakan tautan rapat online di undangan kalender Anda saat lokasi peserta tidak diketahui.

Manajemen proyek – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

Singkatnya: Alat manajemen proyek sangat berguna ketika Anda memiliki tim terdistribusi karena memungkinkan tim untuk melihat apa yang dilakukan semua orang dan bagaimana kemajuannya tanpa harus bertanya setiap saat. Setiap orang dapat mencatat kemajuan mereka di satu tempat dan jelas serta dapat ditindaklanjuti untuk seluruh tim.

Tip orang dalam #1: Untuk tujuan manajemen proyek, Google Task dapat membuat daftar tugas yang sangat sederhana untuk dirujuk oleh anggota tim. Gunakan Basecamp, Trello, TeamWeek atau Asana jika Anda memerlukan fitur tambahan seperti pelacakan proyek, struktur atau integrasi lanjutan dan kustom.

Panggilan – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

Pendeknya: Kita terkadang melupakan dasar-dasarnya: cara paling efektif untuk komunikasi tim jarak jauh adalah dengan mengangkat telepon dan berbicara! Manfaat tambahan adalah panggilan telepon tidak bergantung pada stabilitas jaringan internet. 

Tip orang dalam #1: Sebagian besar rapat virtual atau aplikasi suara online seperti Zoom mengintegrasikan nomor konferensi telepon untuk percakapan multi-peserta. 

Kiat orang dalam #2: Saat Anda memiliki akses jaringan internet yang stabil, menggunakan audio online (VoIP) dari Zoom, Hangout atau WhatsApp akan memungkinkan Anda untuk melakukan eskalasi dari panggilan suara ke panggilan video dengan mudah – dan akan menghemat biaya telekomunikasi, terutama saat Anda sedang dalam perjalanan.

Penyimpanan dan kolaborasi dokumen – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

Pendeknya: Lama berlalu adalah hari-hari ketika kami mengelola penyimpanan file dan back-up dengan hard drive mahal. Sekarang, ada banyak solusi untuk menyimpan dokumen Anda di seluruh organisasi Anda dengan fitur penyimpanan dan berbagi yang sangat mudah. Bahkan mengedit dokumen sekarang dimungkinkan secara online dan di situlah Microsoft melakukan pekerjaan yang fantastis baru-baru ini dengan integrasi Office (Word, PowerPoint, Excel…) ke Office 365. 

Tip orang dalam #1: Google masih sangat kompetitif dengan Google Drive untuk penyimpanan dan fitur kolaborasi dokumen online yang kuat (Spreadsheet, Dokumen, Slide, Formulir…). Ini tidak hanya ideal untuk komunikasi internal, tetapi juga berbagi dokumen eksternal.

Sekarang Anda tahu semua tentang berbagai aplikasi dan program yang dapat Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan tim jarak jauh tetapi memiliki program yang tepat saja tidak cukup, berikut adalah strateginya bagaimana berkomunikasi secara efektif dengan tim jarak jauh telah kami kumpulkan.

Jadilah FLYDESKER dan dapatkan lebih banyak artikel bermanfaat seperti ini.