Membangun kepercayaan dalam tim terdistribusi merupakan tantangan besar bagi sebagian besar perusahaan yang memiliki karyawan di seluruh dunia, dan memang seharusnya demikian. Kepercayaan buta pada seseorang yang belum pernah Anda temui sebelumnya tidak disarankan, terutama ketika Anda tidak mendapatkan kesempatan untuk berbagi ruang fisik. Email dan pertemuan di layar tidak memungkinkan kita untuk membaca bahasa tubuh yang halus dan ekspresi wajah mikro seperti yang kita lakukan jika kita bertemu seseorang secara langsung.

Mereka tidak menyebutnya "memenangkan kepercayaan" untuk apa-apa. Kepercayaan bukanlah hadiah tetapi sesuatu yang perlu diraih.

Fondasi kepercayaan

Anda tidak dapat berharap untuk bekerja dengan sukses dengan tim yang tidak Anda percayai. Meskipun kita secara neurologis kabel untuk percaya orang tergantung pada jumlah ocytocine di otak, kepercayaan tidak sesederhana itu dalam konteks virtual. Ada banyak faktor lain yang berkontribusi untuk menilai kepercayaan seseorang dalam pengaturan bisnis jarak jauh.

Para peneliti telah mendedikasikan banyak upaya untuk mempelajari kepercayaan. Banyak kesimpulan menunjukkan dampak kepercayaan pada kinerja tim, produktivitas, dan kebahagiaan karyawan. Orang yang bekerja dari jarak jauh 24 persen lebih bahagia daripada pekerja kantor tradisional. Pada saat yang sama, perusahaan yang menyediakan pilihan kerja fleksibel memiliki tingkat turnover 25 persen lebih rendah.

Dalam budaya tim terdistribusi, membuat kesan pertama yang baik mengenai hal-hal yang dapat dipercaya. Tidak ada keraguan bahwa individu dan perusahaan sama-sama menginvestasikan banyak sumber daya dalam cara mereka menampilkan diri.

Namun, bekerja secara global memiliki serangkaian kemundurannya sendiri. Umum tantangan tim virtual memang dapat merusak proyek bintang. Misalnya, perbedaan budaya dan mentalitas "kita vs. mereka" dapat memengaruhi kepercayaan secara negatif dalam tim yang terdistribusi. Namun, tim yang terdistribusi penuh juga dapat memungkinkan bekerja dengan individu-individu berbakat dan membuat jaring yang luas di pasar global. Faktanya, bekerja dalam tim yang tersebar secara geografis menjadi norma dan bukan pengecualian bagi perusahaan yang sukses, hampir sama setengah dari tenaga kerja akan segera bekerja di perusahaan jarak jauh atau hybrid. Tak perlu dikatakan, manajer perlu beradaptasi dengan tempat kerja yang berubah dan membangun sistem yang efektif untuk membangun kepercayaan dalam tim virtual.

3 pemberi kepercayaan

Untuk memperkuat kepercayaan dalam tim terdistribusi, Anda perlu melampaui kebijaksanaan konvensional yang membutuhkan kedekatan antarpribadi menuju pembangunan sistem untuk mengembangkan kepercayaan yang bekerja dengan baik bahkan ketika Anda berada ribuan mil jauhnya dari anggota tim Anda.

Sistem seperti itu membutuhkan untuk secara aktif bekerja pada manajemen hubungan. Ini juga membutuhkan penerapan jenis solusi teknis dan organisasional untuk mengatasi akar penyebab teknologi dan masalah yang timbul dari manusia.

Apa saja cara terbaik untuk membangun kepercayaan dalam tim virtual? Mari kita mulai dengan berfokus pada tiga tindakan utama yang akan membantu Anda melakukan hal itu:

• Buat proses rekrutmen yang menyeluruh untuk memilih kandidat yang cocok
• Tetapkan struktur kerja yang jelas dengan hasil dan hasil yang terukur dan terdefinisi dengan baik
• Kelola hubungan antarpribadi

Banyak manajer hebat terjebak dalam fase awal pembentukan tim terdistribusi ini. Ini adalah tugas yang menakutkan jika Anda tidak tahu bagaimana melakukannya dan jika Anda hanya bekerja di lingkungan konvensional. Namun, kemungkinannya adalah Anda sudah memiliki setidaknya beberapa pengalaman dengan pekerjaan lintas negara dan hanya perlu tahu cara meningkatkannya. Berikut adalah cara menjalankan proses dengan penuh percaya diri.

Merekrut dengan benar

Fase awal penting, karena akan membentuk basis tim dan menghilangkan banyak tantangan tim virtual yang dapat dihadapi ke depan. Terlepas dari cara praktis yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan tugas – menggunakan platform perekrutan online, mendapatkan rekomendasi, atau mempekerjakan perekrut – kandidat untuk tim Anda harus memenuhi setidaknya tiga kriteria, yang penting komponen kepercayaan:

• Kemampuan atau kompetensi 
• Integritas atau kejujuran
• Kebajikan

Kemampuan adalah memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk melakukan suatu tugas pekerjaan. Integritas adalah memberikan apa yang dijanjikan. Kebajikan adalah menyelesaikan pekerjaan dan terus-menerus bertindak dengan itikad baik, serta mengutamakan kepentingan bisnis.

Seperti yang Anda lihat, banyak kualitas turun ke sifat kepribadian. Oleh karena itu, buat deskripsi pekerjaan dengan hati-hati, lakukan tes, dan jalankan wawancara yang akan memeriksa ketiga dimensi kepercayaan ini sebelum Anda mempekerjakan seseorang.

Seperti yang Anda lihat, banyak kualitas turun ke sifat kepribadian. Oleh karena itu, buat deskripsi pekerjaan dengan hati-hati, lakukan tes, dan jalankan wawancara yang akan memeriksa ini tiga dimensi kepercayaan sebelum Anda mempekerjakan seseorang.

Peran – periksa, tim – periksa, dan organisasi – periksa, dan Anda akan menghilangkan akuntabilitas yang buruk atas tindakan sendiri, perbedaan dalam etos kerja, dan komitmen yang lemah. Rasa memiliki merupakan penentu penting bagi kesuksesan tim di masa depan, karena anggota tim yang terdistribusi harus mampu menjadi pemula dan bekerja secara mandiri. Ini juga menyingkirkan manajemen mikro.

Tujuan yang jelas

Untuk mendapatkan pekerjaan yang dikirimkan seperti yang Anda inginkan, Anda perlu:

• Jelaslah tentang apa yang Anda inginkan, dan
• Komunikasikan itu dengan cara yang jelas.

Kecuali Anda mengklarifikasi kiriman, Anda akan berlayar melalui beberapa perairan berlumpur. Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Anda terkadang tidak tahu apa yang Anda inginkan, karena ahli yang ingin Anda pekerjakan perlu memberi tahu Anda secara tepat. Dengan asumsi bahwa Anda telah menangani fase rekrutmen dengan baik, menyiapkan hasil utama dan sebagian tujuan serta tonggak terkait untuk sampai ke sana tidak akan terlalu rumit. Bahkan, seorang ahli dapat membantu Anda mengklarifikasinya.

Meskipun demikian, adalah tugas Anda untuk mengatur dan mengomunikasikan kerangka kerja yang jelas di mana banyak ahli akan berkolaborasi secara efektif, dan memimpin transisi menuju kohesi. Tugas manajer adalah menghilangkan preferensi komunikasi yang tidak sesuai, tebakan kedua, dan kesalahpahaman dengan menyediakan alat komunikasi dan manajemen proyek. Penelitian menunjukkan bahwa peran manajer sangat penting dalam adaptasi tim terdistribusi untuk teknologi dan komunikasi baru. Oleh karena itu, selalu periksa, tanyakan dan jawab pertanyaan, dan segera hilangkan kesalahpahaman dengan menggunakan alat yang tersedia.

Tanyakan manajer proyek mana pun, dan mereka tidak akan cukup menekankan pentingnya komunikasi yang jelas dan tepat waktu dalam tim proyek terdistribusi.

Jadikan itu pribadi

Hubungan berkembang dari waktu ke waktu, jadi Anda harus secara aktif berperan dalam manajemen hubungan. Jika Anda telah memilih orang yang tepat dan mengomunikasikannya dengan jelas, Anda telah menetapkan hubungan di atas dasar yang kokoh.

Selain itu, pertimbangkan dan pelihara keragaman untuk dapat sepenuhnya membangun kepercayaan dalam tim virtual Anda. Keberagaman adalah tentang perbedaan pribadi. Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti memeriksa hari libur nasional di lokasi terpencil sebelum menetapkan tenggat waktu proyek yang besar, serta mempelajari tentang apa yang membuat orang tergerak di seluruh dunia. Karena kita tidak semua terprogram secara budaya dengan cara yang sama, sedikit kehati-hatian akan membantu sejauh perbedaan kecil dipertanyakan. Sekali lagi, ini akan sangat mudah jika Anda telah memilih orang dengan baik.

Secara keseluruhan, kita semua perlu berkontribusi dalam upaya membangun kepercayaan di dalam tim, tidak peduli Anda manajer atau anggota tim, karena pendekatan sepihak tidak akan berhasil. Pastikan Anda memiliki beberapa petunjuk yang jelas tentang apa arti kepercayaan dalam konteks pekerjaan virtual Anda dan untuk tim Anda, dan secara aktif pimpin tim Anda dengan cara yang tepercaya.