リモート チームのための効果的なコミュニケーション モデルは、リモート コミュニケーションの課題を克服するために使用できるさまざまなアプリをすべて特定します。これらのアプリにより、分散したチームとのコミュニケーション ラインが常にオープンになり、コラボレーションとチームワークが強化されます。これが整っていれば、分散したチームは真に潜在能力を最大限に発揮できます。アプリケーションのオプションと使用方法の推奨事項を含む、効果的な社内コミュニケーション戦略の例を次に示します。
チャット – Slack、Microsoft Teams、WhatsApp
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手短に: 通常、メールよりも迅速な回答が必要な、トピックごとに編成されたインスタントおよび永続的なチャットに最適です。これは、グループおよび 1 対 1 の会話に適用されます。長い会話を続けたい場合は、チャット アプリケーションが便利です。チャットは、リモート チーム コミュニケーションに不可欠な音声、画面共有、ビデオを使用したライブ コールやミーティングにエスカレートすることもできます。
インサイダーのヒント #1: WhatsApp などのプラットフォームは、短い個人的なメッセージに使用できます。より専門的な会話が必要な場合は、スタートアップには Slack を、ビジネスの成長に合わせて Microsoft Team をお勧めします。また、これらのアプリケーションを仕事に関係のないトピックに使用して、アプリケーションを使いすぎないようにすることもできます。または、専用のソーシャル プラットフォームについては、Facebook Workspace または Microsoft Yammer を確認してください。
インサイダーのヒント #2: 欲求不満を避けるために、返信が期待される時間枠を設定します。
インサイダーのヒント #3: 緊急の場合は、電話を取って電話してください。異なるプラットフォームを介して同じメッセージを送信することは避けてください。
メール – Google Gmail、Microsoft Outlook
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手短に： 電子メールは、より正式で、公式で、構造化された、多くの場合、より長く、即時の応答を必要としないメッセージに最も適した第三者通信に適しています。
インサイダーのヒント #1: メールとチャット アプリケーションの違いを伝えてください。そうしないと、いつ何を使用するかについて混乱が生じる可能性があります。電子メールは 1 人の人物から聴衆に向けた特定のメッセージに焦点を当てますが、チャットはより会話的であり、よりバランスの取れた参加を可能にします。
インサイダーのヒント #2: 人々は大量のメールを受け取るので、緊急のメッセージにはチャットや電話が適していることに注意してください.
カレンダー – Google カレンダー、Microsoft Outlook + Calendly
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手短に： 最近の電子メールの価値の低下にもかかわらず、ほとんどの電子メール アプリケーションには、電子メール アプリケーションの価値を維持する統合されたカレンダー機能が付属しています。
重要な話題を準備して話し合うための十分な時間を人々に与えるために、事前に会議を計画することを常にお勧めします。また、招待状には通常仮想会議室へのリンクが含まれているため、遠隔地の参加者にとって会議は定期的なコミュニケーション ツールになります。
インサイダーのヒント #1: 1 つのオフィス アプリケーション スイートに固執することをお勧めします。スタートアップの場合は Google G-Suite を、より確立されたビジネスの場合は Microsoft Office 365 を選択してください。
インサイダーのヒント #2: また、Calendly などの会議予約アプリケーションを使用して、会議の適切な日時について外部の連絡先とやり取りすることを避けることをお勧めします。
仮想会議 – Zoom、Hangout + Calendly
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手短に： 参加者の少なくとも 1 人がリモートである場合、または場所が不明な場合は、仮想会議またはオンライン会議が必須です。一部のチャット アプリケーションがまともな仮想会議/会議エクスペリエンスを提供する場合でも、専用アプリケーションは、その実装を正当化する特定の機能、統合、サポート、およびサービス品質を提供する傾向があります。
インサイダーのヒント #1: Google ハングアウトはそれほど機能が豊富ではないため、スタートアップには Zoom (+ Calendly) をお勧めします。また、外部参加者との会議でまだいくつかの課題に直面している Microsoft Teams の代替として、大企業でも使用できます。ただし、Microsoft が中規模から大規模なビジネス向けのすべての仕事関連アプリケーションのナンバー 1 プラットフォームになるのは時間の問題であり、Google は小規模なビジネス市場をめぐって争っています。
インサイダーのヒント #2: 参加者の場所が不明な場合は、カレンダーの招待状に常にオンライン会議のリンクを含めることを習慣にしてください。
プロジェクト管理 – Google Task、Trello、Asana、Basecamp、TeamWeek
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一言で言えば、プロジェクト管理ツールは、チームが分散している場合に特に便利です。これにより、チームは毎回尋ねることなく、全員が何をしており、どのように進捗しているかを確認できるからです。全員が進捗状況を 1 か所に記録でき、チーム全体にとって明確で実用的なものになります。
インサイダーのヒント #1: プロジェクト管理の目的で、Google タスクは、チーム メンバーが参照できる非常に単純な To Do リストを作成できます。プロジェクト追跡、高度なカスタム構造、統合などの追加機能が必要な場合は、Basecamp、Trello、TeamWeek、または Asana を使用してください。
通話 – Zoom、Google Voice、ハングアウト、WhatsApp
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手短に： 私たちは基本を忘れがちです。リモート チームのコミュニケーションで最も効果的な方法は、電話を選んで話すことです。追加の利点は、通話がインターネット ネットワークの安定性に依存しないことです。
インサイダーのヒント #1: Zoom などのほとんどの仮想会議またはオンライン音声アプリケーションは、複数参加者の会話のために電話会議番号を統合します。
インサイダーのヒント #2: 安定したインターネット ネットワークにアクセスできる場合は、Zoom、ハングアウト、または WhatsApp からオンライン オーディオ (VoIP) を使用すると、音声通話からビデオ通話に簡単にエスカレーションできます。また、特に旅行中は、通信費を節約できます。
ドキュメントの保存とコラボレーション – Dropbox、Box、OneDrive、Google Drive
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手短に： 高価なハード ドライブを使用してファイル ストレージとバックアップを管理していた時代はとうに過ぎ去りました。現在、非常に簡単な保存および共有機能を使用して、組織全体にドキュメントを保存するための多くのソリューションが存在します。ドキュメントの編集もオンラインで可能になりました。Microsoft は最近、Office 365 への Office 統合 (Word、PowerPoint、Excel など) で素晴らしい仕事をしました。
インサイダーのヒント #1: Google は、ストレージと強力なオンライン ドキュメント コラボレーション機能 (Sheets、Docs、Slide、Forms など) に関して、Google Drive と依然として非常に競争力があります。これらは、社内コミュニケーションだけでなく、社外のドキュメント共有にも理想的です。
これで、リモート チームとのコミュニケーションに使用できるさまざまなアプリやプログラムについてすべて理解できましたが、適切なプログラムを用意するだけでは十分ではありません。 リモートチームと効果的にコミュニケーションする方法 私たちはまとめました。
