Hjem » Innsikt » Løs utfordringen med kommunikasjon med eksterne team

Løs utfordringen med kommunikasjon med eksterne team

Kommunikasjon i eksterne team blir stadig mer omtalt i organisasjoner. Mellom 2005 og 2017 økte antallet personer som jobber eksternt i USA med hele 159%. Så mye som 66% av selskaper tilbyr alternativer for fjernarbeid (per 2019), og 16% av bedrifter drevet basert på en helt ekstern arbeidsstyrke. Dette er bare noen av mengden statistikk som viser at organisasjoner i økende grad beveger seg mot eksterne team med gode grunner. Ulike studier har vist at fjernarbeidere er det gladere, sunnere, mindre stresset og mer engasjert. Eksterne team betyr også mindre utgifter til kontorlokaler.

På den annen side møter eksterne team andre utfordringer som team basert på samme fysiske plassering ikke trenger å håndtere. Samhandling gjennom skjermer, apper og e-post gjør kommunikasjon i eksterne team vanskeligere og vanskeligere bygge tillit som personlige relasjoner naturlig fremmer. Det er fordi ansikt-til-ansikt interaksjon gir oss en sjanse til å vurdere ikke-verbale signaler som tone og kroppsspråk. Ting som tidssoner, kulturelle og språklige barrierer, samt avstand, kan få teammedlemmer til å føle seg mindre som et lag. 

Hvordan får du det eksterne teamet til å kommunisere og jobbe effektivt sammen når de ikke kan møtes ansikt til ansikt? Nøkkelen er å få på plass en klart definert intern kommunikasjonsstrategi – og holde fast ved den.

Sett standarder for synlighet og kommunikasjon

For å legge til rette for effektiv kommunikasjon i eksterne team, start med å etablere nivået av synlighet du forventer av dine eksterne medarbeidere. Sørg for at de vet hvor mange timer med arbeid som forventes hver dag, uke eller måned, og at de er klare på hvordan deres arbeidsstatus eller plassering må deles med lagkamerater eller ledere. Distribuerte team trenger denne synligheten for å identifisere det beste øyeblikket for å kommunisere med hverandre; med mindre rollen er fullt fleksibel med klare retningslinjer og minimal interaksjon med kolleger.

Lag en ekstern eller fleksibel arbeidspolicy, eller få HR-teamet ditt til å skissere dette dokumentet. Denne policyen bør inkludere vilkårene for de fleksible arbeidsfordelene og de foretrukne verktøyene eller applikasjonene for eksternt samarbeid og kommunikasjon. Se vår Verktøyguide for fjernkommunikasjon for flere detaljer. Den fleksible arbeidspolicyen bør også angi tydelig hva du forventer av hvert teammedlem når det gjelder online tilstedeværelse og synlighet. Dette vil sikre at hvert medlem av ditt distribuerte team er tydelige på hva de bør gjøre og når de skal dra nytte av en fleksibel arbeidsmodell.

Tydelige oppgaver og mål

Sørg for at hvert medlem av teamet ditt forstår oppgavene sine og at de er oppdatert på hva de trenger å oppnå. Bruk en delt kalender eller et prosjektplanleggingsverktøy som Teamweek, for å holde hele teamet ditt oppdatert på oppgavene som hver person jobber med, så vel som de som venter. Denne tilnærmingen vil i stor grad redusere forvirringen angående hvem som skal jobbe med hva, samt tillate åpen kommunikasjon i eksterne teammedlemmer hvis noen problemer må avklares.

SMART-kriteriene er et effektivt verktøy som vil hjelpe deg å sette klare, oppnåelige mål for fjernarbeidere. SMART-mål lar ledere fokusere på resultater, i stedet for å mikroadministrere ansatte. Denne tilnærmingen er kjent for forbedre produktiviteten og øke moralen. Dette akronymet står for:

S – Spesifikk

M – Målbar

A – oppnåelig

R – Relevant

T – Tidsbestemt

Sett deg mål med disse faktorene i tankene, så vil det eksterne teamet ditt være tydelig på arbeidet som kreves for å oppnå dem. Ikke glem å avklare om hvert mål er en kortsiktig milepæl eller et middels eller langsiktig mål. 

Møter og samtaler – hvorfor, hvordan og når

Regelmessige møter legger til rette for en åpen samtale om arbeidsflyt og ansattes prestasjoner. Gjennomfør ansikt-til-ansikt- eller videomøter ukentlig på en-til-en-basis med hver ansatt; disse bør vare i minst 20 minutter. Dette er det perfekte tidspunktet for å ta opp eventuelle ytelsesproblemer og for å løse eventuelle spørsmål om spesifikke oppgaver. Det er også et godt tidspunkt å gi statusoppdateringer. 

Bruk vanlige taleanrop for korte en-til-en-diskusjoner utenom det ukentlige møtet; for gruppemøter med mer enn to deltakere, bruk imidlertid virtuelle tale- og videomøter. Dette sikrer at alle teammedlemmer er det klar over og engasjert i samtalen

Gjennomføre vurderinger på halv- eller årsbasis. Disse bør vare i minst 1,5 time. En vurdering er en mulighet til å fokusere på den generelle ytelsen til hvert teammedlem. I tillegg til å skissere organisasjonens forventninger til hvert medlem fremover. Mindre saker angående spesifikke oppgaver har ingen plass her – diskuter disse på dine ukentlige møter.

Til slutt, for å bygge bedriftskultur, organisere fysiske, personlige møter minst en gang i året. Dette er en mulighet til å gjennomføre ikke-arbeidsaktiviteter, som teambuildingsøvelser. Disse møtene kan bidra til å legge til rette for bedre relasjoner mellom teammedlemmer, noe som vil tillate det distribuerte teamet å fungere som en sammenhengende enhet selv når de ikke er i samme geografiske plassering eller tidssone. 

Andre kreative måter å bygge bedriftskultur på inkluderer virtuelle happy hours, sosialt spill og ikke-arbeidsrelaterte møter. Forskere har skjønt at regelmessig engasjement i denne typen aktiviteter forbedrer målsetting og problemløsningsferdigheter hos medlemmer av distribuerte team.

Bli med i det fleksible arbeidsfellesskapet

Kom i gang med din fleksible arbeidsreise

Arbeidsområde, produkt eller tjenesteleverandør