Med den nåværende COVID-19-pandemien har de fleste blitt bedt om å jobbe hjemmefra for å dempe virusoverføringshastigheten. Videre er det svært sannsynlig at tiltak for sosial distansering vil bli implementert over hele verden i ett år eller muligens enda lenger. Dette har i stor grad påvirket bedrifter, ettersom kontorene deres ikke lenger er i bruk selv om de fortsatt betaler husleie, pluss at flere selskaper har måttet nedbemanne for å kunne møte fortjenestemarginene sine.

Nå som folk så smått begynner å gå tilbake til jobb rundt om i verden – med tiltak for sosial distansering – har mange bedrifter innsett at de har rikelig med ekstra plass på kontoret på grunn av nedbemanning, samt det faktum at en betydelig mengde folk foretrekker en ekstern arbeidsmodell, enten det er av bekvemmelighetsformål eller på grunn av frykten for å få COVID-19.

I denne artikkelen skal vi se på hvordan bedriften din kan kompensere for noen av leiekostnadene dine ved å fremleie de ekstra plassene og gå over til en delt kontormodell. Ikke bekymre deg – vi har gjort all bakgrunnsundersøkelsen for deg!

Det juridiske aspektet

Fremleie av ekstra kontorlokaler er kanskje ikke lovlig avhengig av vilkårene og betingelsene i leieavtalen. Du kan pådra deg flere juridiske gebyrer hvis du fremleier kontorlokalene dine uten tillatelse fra utleieren din – noe som ville motvirke selve formålet med fremleie.

Den beste veien videre ville være å innlede en diskusjon med utleier og be om tillatelse til fremleie. Husk å understreke viktigheten av å spare kostnader under den nåværende pandemien – tross alt har flere bransjer blitt hardt påvirket, og utleieren din vil sannsynligvis også ha bekymringer om du vil være i stand til å betale for kontorlokalene. Totalt sett er det en vinn-vinn-situasjon ettersom du får kompensert for noen av kostnadene ved å leie en stor plass du ikke bruker fullt ut, og utleieren din fortsatt får hele månedens leie. Han kan ha noen bekymringer om å tillate essensielle fremmede å bruke kontorplassen, men vi vil diskutere det i de neste par avsnittene.

Vi har samlet fremleieavtalemaler du kan referere til når du utarbeider de eksakte vilkårene og betingelsene for leietakerne du fremleier til. Alle kontraktmaler er gratis for nedlasting!

Beskytt deg selv og arbeidsområdet ditt

Din leieavtale ved fremleie bør inneholde en klausul som spesifiserer at leietakere er ansvarlige for eventuelle skader på eiendommen. Dette er ekstremt viktig i delte kontorlokaler, da det vil beskytte virksomheten din – du vil tross alt ikke betale for å rydde opp eller fikse andres søl! Dette vil også bidra til å berolige utleieren din, ettersom leietakerne vil være på kroken for eventuelle skader og derfor sannsynligvis vil være mer forsiktige og respektere kontorlokalene dine.

Det er to måter å gjøre dette på – du må sørge for at enten leietakers forsikring vil cover skade fra en fremleietaker, eller fastsette at fremleietaker må få sin egen forsikring, som er det mer ideelle alternativet for langsiktig fremleie. For å beskytte deg selv med denne typen forsikring i Hong Kong, sjekk ut Company deksel, da de gir gode råd og veiledning for å sikre at du er fullstendig beskyttet.

Velge underleietaker

Å velge riktig fremleietaker er et ekstremt viktig aspekt ved fremleie. De vanlige bekymringene ved fremleie gjelder, for eksempel å sikre at leietaker er i stand til å betale leie i tide og at de ikke vil forårsake betydelige skader på eiendommen din (tross alt, selv om de er ansvarlige, kan det ofte være en hodepine å sortere disse typer problemer ute). I tillegg, når du fremleier deler av kontorlokalene dine, må du sørge for at leietakerne ikke er fra en konkurrents organisasjon, ellers kan de få konfidensiell informasjon om organisasjonen din.

Derfor er det viktig at du undersøker underleietakerne dine grundig før du lar dem fremleie den ekstra plassen din. Gjør grundige bakgrunnssjekker og velg leietakere du har synergi med, slik at deling av kontorlokaler blir en harmonisk opplevelse. Å følge en streng kontrollprosedyre vil også berolige utleieren din – så sørg for å informere ham om dette når du starter diskusjonen om fremleie.

En annen ting å merke seg er at det ikke alltid er bra å annonsere for ekstra kontorlokaler, da det vil sende et signal til konkurrentene om at bedriftens kontantstrøm er mindre enn ideell. I tillegg vil det også tiltrekke seg mange mennesker med dårlige intensjoner som ønsker å spionere på bedriften din og lære mer om dens indre funksjoner. FLYDESK tilbyr en streng, grundig og diskret undersøkelsesprosess for potensielle underleiere gjennom vårt brede nettverk, slik at du kan sikre at kun de beste leietakerne kommer til deg for endelige godkjenninger.

Bestemme priser

Det er best å sjekke coworking-priser rundt kontoret ditt for å få en ide om hvilke priser du skal kreve. Som en grov veiledning, dedikerte skrivebord i åpne rom i Hong Kong gå for 3000 – 6000 HKD per måned mens daglige coworking hot-desks går for 150 – 400 HKD per dag. Dette avhenger selvfølgelig av nabolaget ditt og kvaliteten på tjenestene kontoret ditt tilbyr – hvis du for eksempel tillater tilgang til pantryet ditt og har gratis te og kaffe, en balkong eller andre slike fellesarealer hvor folk kan slappe av osv., kan du pris den ekstra plassen din for mye mer enn hvis du ikke tilbyr noen tilleggstjenester. Områder i eller nær det sentrale forretningsdistriktet eller i nabolag med mange spisesteder og underholdningsmuligheter rundt kan også prises høyere.

Fremleie av møterom er også et lønnsomt alternativ, ettersom flere virksomheter kan velge å fortsette å følge en arbeid hjemmefra-modell, vil de av og til trenge plass for teamene deres for å møte og diskutere prosjekter, eller for å møte kunder. Vanligvis går utleie av møterom fra 150 til 300 HKD per time, men dette kan økes avhengig av kapasiteten du tilbyr.

FLYDESK kan også hjelpe deg med å prise dine kontorlokaler riktig.

Varigheten av din fremleie

Kortsiktige fremleieavtaler krever mer arbeid da du kontinuerlig vil måtte veterinære leietakere, og du vil ta på deg ytterligere risiko med hver nye leietaker. Imidlertid er de generelt mer lønnsomme. Langsiktige fremleiekontrakter er også litt vanskelige, da fremtiden er ganske usikker for øyeblikket. Derfor er det beste alternativet en fleksibel leieavtale i inntil to måneder, hvoretter den kan fornyes hvis du velger å gjøre det.

Husk - du har kontroll her! Du kan også velge å tilby fornybare ukentlige alternativer for å berolige de som ikke er helt sikre på om fremleie av kontorlokaler er det beste valget for dem, pluss at dette gir deg mer tid til å filtrere flere leietakere. Det er best å holde fremleien så enkel som mulig, slik at du ikke trenger å gå gjennom mye stress.

Retningslinjer for arbeidsområde

Skisser tydelig reglene og forskriftene for arbeidsområdet ditt til enhver potensiell leietaker (og sørg for å inkludere dem i fremleiekontrakten!). Noen ting du kanskje vil vurdere er regler om bruk av utstyr som skrivere, kaffemaskiner osv. Det kan også være lurt å implementere en kleskode, samt andre regler som å sørge for at den siste personen som forlater kontoret slår alle lysene og klimaanlegg av og andre slike retningslinjer for å sikre at leietakerne dine oppfører seg respektfullt og hensiktsmessig. For mer informasjon om retningslinjer for coworking og delte kontorplasser, sjekk ut denne artikkel.

Du må også komme opp med et system for bestilling av møterom for å unngå sammenstøt og må kanskje sette noen begrensninger på internettbruken.

Totalt sett er fremleie av ekstra kontorlokaler en fin måte å spare på bedriftens utgifter, samtidig som du tilbyr andre rimelige arbeidsplasser på fleksibel basis. Selvfølgelig trenger du godkjenning fra utleier og sørge for at det er satt strenge regler og retningslinjer slik at du ikke havner i noen vanskelige situasjoner.

Selv om dette bare er en generell veiledning, hvis du er interessert i å fremleie din ekstra kontorplass, kontakt oss på FLYDESK og vi hjelper deg med å finne ut alle detaljene som er spesifikke for din virksomhet.