En effektiv kommunikasjonsmodell for eksterne team vil identifisere alle de forskjellige appene som kan brukes til å overvinne utfordringene med ekstern kommunikasjon. Disse appene sikrer at kommunikasjonslinjene med det distribuerte teamet ditt alltid er åpne for å forbedre samarbeid og teamarbeid. Med dette på plass kan distribuerte team virkelig oppnå sitt fulle potensial. Her er et eksempel på hvordan en effektiv intern kommunikasjonsstrategi kan se ut, med alternativer for applikasjoner og anbefalinger om bruk.
Chat – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp
 |
 |
 |
I et nøtteskall: Ideell for umiddelbare og vedvarende chatter organisert etter emne, som vanligvis krever et mer umiddelbar svar enn e-poster. Dette gjelder gruppe- og en-til-en samtaler. Chat-applikasjoner er praktiske hvis du ønsker å holde lange samtaler i gang. Chatter kan også eskaleres til direkteanrop og møter med tale, skjermdeling og videoer som er avgjørende for kommunikasjon med eksternt team.
Innsidetips 1TP3T1: Platform-er som WhatsApp fungerer for korte, personlige meldinger. For mer profesjonelle samtaler anbefaler vi Slack for oppstart, deretter Microsoft Team etter hvert som virksomheten din vokser. Du kan også bruke disse applikasjonene til ikke-arbeidsrelaterte emner for å unngå å bruke for mange applikasjoner. Alternativt, for en dedikert sosial plattform, sjekk ut Facebook Workspace eller Microsoft Yammer.
Innsidetips 1TP3T2: Sett tidsrammer når du forventer svar for å unngå frustrasjon.
Innsidetips 1TP3T3: For hastesaker er det bare å ta telefonen og ringe. Unngå å sende de samme meldingene via forskjellige plattformer.
E-post – Google Gmail, Microsoft Outlook
 |
 |
I et nøtteskall: E-poster er egnet for tredjepartskommunikasjon som er mer formell, offisiell, strukturert, ofte lengre og mest sannsynlig for meldinger som ikke krever umiddelbar respons.
Innsidetips 1TP3T1: Kommuniser forskjellen mellom e-post- og chatteapplikasjoner, ellers kan du skape forvirring om når du skal bruke hva. En e-post vil være fokusert på en spesifikk melding fra én person til et publikum, men chatter er mer samtale, og tillater en mer balansert deltakelse.
Innsidetips 1TP3T2: Husk at folk mottar tonnevis av e-poster, så chatter eller samtaler er bedre for hastemeldinger.
Kalender – Google Kalender, Microsoft Outlook + Calendly
 |
 |
 |
I et nøtteskall: De fleste e-postapplikasjoner kommer med en integrert kalenderfunksjon som opprettholder verdien av e-postapplikasjoner, til tross for den nylige nedgangen i e-postverdi.
For å gi folk nok tid til å forberede og diskutere viktige emner, er det alltid lurt å planlegge møter på forhånd. Også for eksterne deltakere vil møter bli et vanlig kommunikasjonsverktøy ettersom invitasjoner vanligvis inneholder the link til virtuelle møterom.
Innsidetips 1TP3T1: Vi anbefaler å holde deg til én kontorapplikasjonspakke; gå for Google G-Suite hvis du er nybegynner, deretter Microsoft Office 365 for mer etablerte virksomheter.
Innsidetips 1TP3T2: Vi foreslår også å bruke en møtebooking-applikasjon som Calendly for å unngå frem og tilbake med eksterne kontakter for å avtale en passende dato og tid for møtet ditt.
Virtuelle møter – Zoom, Hangout + Calendly
 |
 |
 |
I et nøtteskall: Virtuelle møter eller nettmøter er obligatoriske når minst én av deltakerne er ekstern eller når deres posisjon er ukjent. Selv om noen chat-applikasjoner tilbyr en anstendig virtuell møte-/konferanseopplevelse, har dedikerte applikasjoner en tendens til å levere spesifikke funksjoner, integrasjon, støtte og servicekvalitet som rettferdiggjør implementeringen.
Innsidetips 1TP3T1: Vi anbefaler Zoom (+ Calendly) for oppstart siden Google Hangouts ikke er like funksjonsrikt; den kan også brukes av større selskaper som et alternativ til Microsoft Teams, som fortsatt står overfor noen utfordringer for møter med eksterne deltakere. Imidlertid er det sannsynligvis bare et spørsmål om tid før Microsoft blir nummer én plattform for alle arbeidsrelaterte applikasjoner for mellomstore og store bedrifter, mens Google kjemper for mindre bedriftsmarkedet.
Innsidetips 1TP3T2: Gjør dette til en vane å alltid inkludere lenker til nettmøter i kalenderinvitasjonen når deltakerens plassering er ukjent.
Prosjektledelse – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek
|
|
 |
 |
 |
I et nøtteskall: Prosjektstyringsverktøy er spesielt nyttige når du har et distribuert team fordi det lar teamet se hva alle gjør og hvordan fremgangen er uten å måtte spørre hver gang. Alle kan logge fremgangen sin på ett sted, og det er tydelig og handlingsdyktig for hele teamet.
Innsidetips 1TP3T1: For prosjektstyringsformål kan Google Task lage veldig enkle gjøremålslister som teammedlemmer kan referere til. Bruk Basecamp, Trello, TeamWeek eller Asana hvis du trenger tilleggsfunksjoner som prosjektsporing, avansert og tilpasset struktur eller integrasjoner.
Samtaler – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp
|
|
|
|
I et nøtteskall: Noen ganger glemmer vi det grunnleggende: Den mest effektive måten for ekstern teamkommunikasjon er å ta telefonen og snakke! En ekstra fordel er at telefonsamtaler ikke er avhengige av stabilitet på Internett.
Innsidetips 1TP3T1: De fleste virtuelle møte- eller online taleapplikasjoner som Zoom integrerer telefonkonferansenumre for samtaler med flere deltakere.
Innsidetips 1TP3T2: Når du har tilgang til et stabilt internettnettverk, vil bruk av nettlyd (VoIP) fra Zoom, Hangout eller WhatsApp tillate deg å eskalere fra tale til videoanrop med letthet – og det vil spare på telekommunikasjonskostnader, spesielt når du er på reise.
Dokumentlagring og samarbeid – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive
 |
 |
 |
I et nøtteskall: For lengst er tiden borte da vi administrerte fillagring og sikkerhetskopiering med dyre harddisker. Nå finnes det mange løsninger for å lagre dokumentene dine på tvers av hele organisasjonen med svært enkle lagrings- og delingsfunksjoner. Til og med redigering av et dokument er nå mulig på nettet, og det var der Microsoft nylig gjorde en fantastisk jobb med Office-integrasjonen (Word, PowerPoint, Excel ...) i Office 365.
Innsidetips 1TP3T1: Google er fortsatt svært konkurransedyktig med Google Disk for lagring og kraftige funksjoner for dokumentsamarbeid på nettet (Rekneark, Dokumenter, Slides, Skjemaer ...). Disse er ikke bare ideelle for intern kommunikasjon, men også ekstern dokumentdeling.
Nå vet du alt om forskjellige apper og programmer som du kan bruke til å kommunisere med et eksternt team, men det er ikke nok å ha de riktige programmene. Her er strategiene for hvordan kommunisere effektivt med eksternt team vi har satt sammen.
