W związku z obecną pandemią COVID-19 większość ludzi została poproszona o pracę z domu, aby ograniczyć tempo przenoszenia wirusów. Ponadto jest bardzo prawdopodobne, że środki dystansowania społecznego będą wdrażane na całym świecie przez rok lub nawet dłużej. Ma to ogromny wpływ na firmy, ponieważ ich biura nie są już używane, chociaż nadal płacą czynsz, a kilka firm musiało zmniejszyć rozmiary, aby móc sprostać marży zysku.

Teraz, gdy ludzie na całym świecie powoli wracają do pracy – przy zachowaniu dystansu społecznego – wiele firm zdało sobie sprawę, że dzięki redukcji zatrudnienia ma mnóstwo dodatkowej przestrzeni w biurze, a także fakt, że znaczna część ludzie preferują model pracy zdalnej, czy to dla wygody, czy z obawy przed zarażeniem się COVID-19.

W tym artykule przyjrzymy się, w jaki sposób Twoja firma może zrekompensować część kosztów wynajmu, podnajmując dodatkowe powierzchnie i przechodząc na model biura współdzielonego. Nie martw się – przeprowadziliśmy dla Ciebie wszystkie badania w tle!

Aspekt prawny

Podnajem dodatkowej powierzchni biurowej może być niezgodny z prawem w zależności od warunków określonych w umowie najmu. Możesz ponieść kilka opłat prawnych, jeśli podnajmiesz swoje powierzchnie biurowe bez zgody właściciela – co byłoby sprzeczne z celem podnajmu.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby zainicjowanie dyskusji z właścicielem i poproszenie o pozwolenie na podnajem. Pamiętaj, aby podkreślić znaczenie oszczędności kosztów podczas obecnej pandemii – w końcu kilka branż zostało poważnie dotkniętych, a Twój wynajmujący prawdopodobnie również będzie miał obawy, czy będziesz w stanie zapłacić za powierzchnię biurową. Ogólnie rzecz biorąc, jest to sytuacja korzystna dla wszystkich, ponieważ możesz zrekompensować część kosztów wynajmu ogromnej powierzchni, której nie w pełni wykorzystujesz, a właściciel nadal otrzymuje pełny miesięczny czynsz. Może mieć pewne obawy związane z pozwoleniem nieznajomym na korzystanie z przestrzeni biurowej, ale omówimy to w kilku następnych sekcjach.

Zebraliśmy szablony umów podnajmu, z których możesz skorzystać podczas opracowywania dokładnych warunków dla najemców, którym podnajmujesz. Wszystkie wzory umów są za darmo do pobrania!

Chroń siebie i swoje miejsce pracy

Twoja umowa najmu przy podnajmie powinna zawierać klauzulę określającą, że najemcy ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w nieruchomości. Jest to niezwykle ważne we współdzielonych przestrzeniach biurowych, ponieważ chroni Twój biznes – w końcu nie chcesz płacić za sprzątanie lub naprawianie cudzego bałaganu! Pomoże to również uspokoić właściciela, ponieważ Twoi najemcy będą narażeni na wszelkie szkody, a zatem prawdopodobnie będą bardziej ostrożni i szanowali Twoją przestrzeń biurową.

Można to zrobić na dwa sposoby – musisz upewnić się, że ubezpieczenie twojego najemcy pokryje szkody wyrządzone przez podnajemcę lub zastrzec, że podnajemca musi wykupić własne ubezpieczenie, co jest bardziej idealną opcją w przypadku długoterminowych podnajmu. Aby pomóc chronić się za pomocą tego rodzaju ubezpieczenia w Hongkongu, sprawdź Okładka firmy, ponieważ zapewniają doskonałe porady i wskazówki, aby zapewnić Ci pełną ochronę.

Wybór podnajemcy

Dobór odpowiedniego podnajemcy to niezwykle ważny aspekt podnajmu. Zwykłe obawy związane z podnajmem mają zastosowanie, takie jak zapewnienie, że najemca jest w stanie płacić czynsz na czas i że nie spowodują znacznych szkód w Twojej nieruchomości (w końcu, nawet jeśli ponoszą odpowiedzialność, uporządkowanie tych spraw często może być kłopotliwe). rodzaje problemów). Dodatkowo, podnajmując część powierzchni biurowej, musisz upewnić się, że Twoi najemcy nie pochodzą z organizacji konkurencyjnej, w przeciwnym razie mogą uzyskać poufne informacje na temat Twojej organizacji.

Dlatego ważne jest, aby dokładnie sprawdzić swoich podnajemców, zanim zezwolisz im na podnajem dodatkowej powierzchni. Dokładnie sprawdź przeszłość i wybierz najemców, z którymi masz synergię, aby dzielenie przestrzeni biurowej było harmonijnym doświadczeniem. Przestrzeganie ścisłej procedury sprawdzającej uspokoi również właściciela – pamiętaj więc, aby poinformować go o tym, gdy rozpoczynasz dyskusję na temat podnajmu.

Inną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że reklamowanie dodatkowej powierzchni biurowej nie zawsze jest dobrą rzeczą, ponieważ wysyła sygnał do konkurencji, że przepływy pieniężne Twojej firmy nie są idealne. Co więcej, przyciągnie również wielu ludzi o złych intencjach, którzy chcieliby szpiegować Twoją firmę i dowiedzieć się więcej o jej wewnętrznym działaniu. FLYDESK oferuje rygorystyczny, dokładny i dyskretny proces weryfikacji potencjalnych podnajemców za pośrednictwem naszej szerokiej sieci, dzięki czemu możesz mieć pewność, że tylko najlepsi najemcy przyjdą do Ciebie w celu uzyskania ostatecznych zatwierdzeń.

Decydowanie o cenach

Najlepiej sprawdzić stawki coworkingowe w pobliżu lokalizacji Twojego biura, aby zorientować się, jakie ceny należy naliczyć. Jako przybliżony przewodnik, dedykowane biurka w open space w Hong Kongu idź za 3000 – 6000 HKD miesięcznie, podczas gdy codzienne hot-deski coworkingowe kosztują 150 – 400 HKD dziennie. Oczywiście zależy to od Twojej okolicy i jakości usług świadczonych przez Twoje biuro – na przykład, jeśli umożliwisz dostęp do swojej spiżarni i będziesz mieć bezpłatną kawę i herbatę, balkon lub inne tego typu wspólne miejsca, w których ludzie będą mogli się zrelaksować itp., Możesz cenę swojej dodatkowej przestrzeni znacznie wyższą, niż gdybyś nie oferował żadnych dodatkowych usług. Obszary w lub w pobliżu Centralnej Dzielnicy Biznesowej lub w dzielnicach z wieloma lokalami gastronomicznymi i rozrywkowymi również mogą być droższe.

Podnajem sal konferencyjnych jest również opłacalną opcją, ponieważ chociaż kilka firm może zdecydować się na kontynuowanie modelu pracy z domu, od czasu do czasu będą potrzebować przestrzeni, w której ich zespoły będą mogły spotykać się i omawiać projekty lub spotykać się z klientami. Zazwyczaj wynajem sal konferencyjnych wynosi od 150 do 300 HKD za godzinę, ale można to zwiększyć w zależności od oferowanej pojemności.

FLYDESK może również pomóc w odpowiednim wycenie powierzchni biurowej.

Czas trwania podnajmu

Podnajem krótkoterminowy wymaga więcej pracy, ponieważ będziesz musiał stale sprawdzać najemców, a z każdym nowym najemcą będziesz podejmować dodatkowe ryzyko. Jednak generalnie są one bardziej opłacalne. Podnajem długoterminowy jest również trochę ryzykowny, ponieważ przyszłość jest obecnie dość niepewna. Dlatego najlepszą opcją jest elastyczny najem na okres do dwóch miesięcy, po którym można go odnowić, jeśli zdecydujesz się to zrobić.

Pamiętaj – Ty tu rządzisz! Możesz także zdecydować się na oferowanie odnawialnych cotygodniowych opcji, aby uspokoić tych, którzy nie są do końca pewni, czy podnajem powierzchni biurowej jest dla nich najlepszym wyborem, a ponadto daje to więcej czasu na filtrowanie większej liczby najemców. Najlepiej, aby podnajem był tak prosty, jak to tylko możliwe, abyś nie musiał przechodzić przez wiele kłopotów.

Wytyczne dotyczące obszaru roboczego

Jasno przedstaw zasady i przepisy swojego miejsca pracy każdemu potencjalnemu najemcy (i pamiętaj o uwzględnieniu ich w umowie podnajmu!). Niektóre rzeczy, które warto rozważyć, to zasady dotyczące korzystania ze sprzętu, takiego jak drukarki, ekspresy do kawy itp. Możesz również wprowadzić zasady ubioru, a także inne zasady, takie jak upewnienie się, że ostatnia osoba opuszczająca biuro włącza wszystkie światła i wyłączonej klimatyzacji oraz inne podobne wytyczne, aby zapewnić, że najemcy zachowują się z szacunkiem i odpowiednio. Aby uzyskać więcej informacji na temat wytycznych dotyczących coworkingu i współdzielonych przestrzeni biurowych, sprawdź to artykuł.

Będziesz także musiał opracować system rezerwacji sal konferencyjnych, aby uniknąć kolizji i być może będziesz musiał wprowadzić pewne ograniczenia w korzystaniu z Internetu.

Ogólnie rzecz biorąc, podnajem dodatkowej powierzchni biurowej to świetny sposób na zaoszczędzenie na wydatkach firmy, a jednocześnie oferowanie innym niedrogich przestrzeni do pracy na elastycznych zasadach. Oczywiście będziesz potrzebować zgody właściciela i upewnić się, że ustanowiono surowe zasady i wytyczne, aby nie znaleźć się w żadnych trudnych sytuacjach.

Chociaż jest to tylko ogólny przewodnik, jeśli jesteś zainteresowany podnajmem dodatkowej powierzchni biurowej, skontaktuj się z nami pod adresem FLYDESK a my pomożemy Ci dopracować wszystkie szczegóły dotyczące Twojej firmy.