Wraz z pojawieniem się technologii cyfrowych w naszym współczesnym świecie definicja „miejsca pracy” staje się bardziej elastyczna i nie jest już związana z jednym fizycznym miejscem pracy. Dzięki Internetowi umożliwiającemu łatwą i efektywną komunikację, pracownicy zdalni lub zespoły rozproszone są staje się niezwykle atrakcyjną opcją zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Stwarza możliwość zatrudniania osób z ogólnoświatowej puli talentów, jednocześnie dając im elastyczność, by mieszkać tam, gdzie chcą i nie tracić czasu na codzienne dojazdy.

Ponieważ koncepcja par rozproszonych jest wciąż stosunkowo nowa, pozostaje kilka pytań dotyczących jej realizacji i wydajności. Odnotowano rozproszone zespoły zwiększyć zarówno produktywność, jak i satysfakcję pracowników kiedy zarządzane we właściwy sposób. Dlatego w tym artykule przyjrzymy się, jak dokładnie można zbudować szczęśliwy i produktywny rozproszony zespół.

1. Tworzenie zoptymalizowanej konfiguracji pracy

Istnieją trzy główne aspekty zoptymalizowanej konfiguracji pracy: musisz mieć silne połączenie z Internetem, musisz czuć się komfortowo oraz musisz mieć odpowiedni sprzęt i technologię, aby wykonać pracę. Większość tradycyjnych biur ma na celu włączenie tych trzech rzeczy do swojej przestrzeni roboczej i jest to równie ważne w przypadku pracy zdalnej! Jeśli brakuje któregokolwiek z tych aspektów, zauważysz znaczny spadek wydajności.

Dobre połączenie internetowe jest podstawą rozproszonego zespołu, ponieważ ułatwia silne linie komunikacji między członkami zespołu. Komunikacja jest kluczem do produktywności – zdalne zespoły często nie czują się jak „prawdziwy” zespół ze względu na brak interakcji między współpracownikami, a to prowadzi do spadku produktywności. Kiedy członkowie zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych, promowanie tej interakcji jest jeszcze trudniejsze. Planowanie regularnych rozmów wideo to dobry sposób na rozwiązanie tego problemu; nie tylko są skutecznym sposobem sprawdzania postępów wszystkich osób, ale także pozwalają członkom zespołu na tworzenie relacji roboczych między sobą, co poprawia produktywność.

Komfort to kolejny kluczowy aspekt – w końcu wiele osób woli pracować w rozproszonym zespole zamiast w tradycyjnym biurze, ponieważ zapewnia to elastyczność i komfort. Kiedy ludzie czują się bardziej komfortowo, są szczęśliwsi, a przez to bardziej produktywni. 

Na koniec należy pamiętać, że rozproszony zespół jest skuteczny tylko wtedy, gdy dysponuje odpowiednimi gadżetami. O ile w tradycyjnym biurze dostarczanie pracownikom komputerów i innych gadżetów jest łatwe, o tyle w przypadku pracy zdalnej nie zawsze jest to łatwe. Dlatego to od pracodawcy zależy zapewnienie pracownikom niezbędnych gadżetów do wykonania pracy. Jeśli zarządzasz rozproszonym zespołem, powinieneś również rozważyć użycie platform, które są specjalnie zaprojektowane do pracy zdalnej, tak aby ważne informacje nie zostały utracone lub naruszone. W poniższej sekcji omówimy narzędzia i technologie, które można wykorzystać. Przeczytaj ten artykuł, który pomoże Ci wybrać swój najlepszy sprzęt do pracy zdalnej albo za konfiguracja twojego domowego biura.

2. Korzystanie z odpowiednich narzędzi

WhatsApp, Facebook, Skype – istnieje tak wiele różnych aplikacji, z których mogłyby korzystać zespoły rozproszone. Jednak wiele z tych aplikacji nie jest zoptymalizowanych pod kątem pracy zdalnej lub korzystanie z nich w niewłaściwy sposób spowoduje zwiększenie ogólnego obciążenia pracą. W tej sekcji skupimy się na kilku różnych platformach, które mają innowacyjne funkcje zwiększające produktywność rozproszonych zespołów. 

 

Dla komunikacji, Luźny lub Obóz bazowy są użytecznymi narzędziami. Obydwa umożliwiają czaty grupowe dla rozproszonych zespołów w celu wzajemnego aktualizowania się i zadawania pytań na temat dostępnych zadań, dzięki czemu skrzynki odbiorcze poczty e-mail wszystkich osób pozostają wolne od bałaganu.

W przypadku projektów wymagających jednoczesnej współpracy nad dokumentem lub opłacalnego przechowywania w chmurze, dysk Google to droga do zrobienia! Niezależnie od tego, czy jest to dokument, arkusz tabeli czy slajdy prezentacji, Dysk Google umożliwia użytkownikom jednoczesną pracę nad tym samym plikiem, a wszystkie zmiany są aktualizowane w czasie rzeczywistym. 

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, TeamWeek lub Asany to nasze najlepsze opcje. AsanyŁatwy w użyciu interfejs umożliwia członkom zespołu tworzenie list zadań do wykonania dla każdego projektu, dzięki czemu każdy może śledzić, co jest aktualnie w toku i co zostało zrobione. TeamWeek doskonale nadaje się do prostego przydzielania zadań i zdalnej organizacji zespołu.

Rozproszone zespoły muszą mieć jasne wyobrażenie o tym, kiedy i jakich aplikacji użyć w określonych sytuacjach. Umożliwi to płynną i zorganizowaną pracę, ponieważ każdy członek zespołu będzie mógł szybko uzyskać potrzebne mu informacje z odpowiedniej platformy. Mniej czasu zmarnujemy np. jeśli nie będziemy już musieli czekać na odpowiedź mailową dotyczącą statusu projektu. Korzystanie z odpowiedniej platformy zdecydowanie poprawi produktywność. Przeczytaj ten artykuł, aby uzyskać szczegółową analizę najlepsze narzędzia komunikacyjne dla Twoich rozproszonych zespołów.

3. Wyniki a czas

Wielu pracodawców popełnia błąd, oceniając produktywność swoich pracowników na podstawie czasu, jaki spędzają na pracy nad jednym projektem. Dużo pracy korelują z dobrą pracą, jednak nie zawsze tak jest. Kiedy przechodzimy od patrzenia na ilość czasu spędzonego nad projektem na wyniki wspomnianego projektu, nabieramy właściwego sposobu myślenia, aby skupić się na produktywności. W końcu nie ma sensu poświęcać 5 godzin na pracę, jeśli przynosi to słabe efekty.

W rozproszonym zespole bardzo ważne jest nastawienie na wyniki. Ze względu na charakter pracy zdalnej nie jest możliwe dokładne określenie ilości czasu, jaki każdy członek zespołu spędza na pracy. Skupienie się na ich wynikach to jedyny sposób, aby naprawdę zmierzyć produktywność. Dlatego pracodawcy muszą ustalić jasne cele i cele dla każdego członka zespołu, a także pozwolić im wymyślić kroki, aby osiągnąć te cele. Ponieważ komunikacja w zespołach rozproszonych jest naturalnie wolniejsza, mikrozarządzanie spowoduje stratę czasu i utratę produktywności. 

Podsumowując, istnieje kilka aspektów poprawy produktywności w rozproszonym zespole, w tym wykorzystanie odpowiednie narzędzia i technologie, budowanie zaufania wśród członków zespołu i przyjęcie postawy zorientowanej na wyniki. Efektywne zarządzanie rozproszonym zespołem nie jest trudne, ale wymaga po prostu innego podejścia. Przy prawidłowym zarządzaniu zespół rozproszony może być nawet bardziej produktywny niż zespół tradycyjny.