Wynajem sali konferencyjnej w Hongkongu jest dość prosty. Jednak zanim go zarezerwujesz, musisz wziąć pod uwagę kilka rzeczy, aby upewnić się, że ostatecznie wynajmujesz idealna przestrzeń w zależności od rodzaju imprezy będziesz gościć, a także liczbę uczestników. 

Rezerwacja niewłaściwej sali konferencyjnej może zmienić Twoje wydarzenie w koszmar. Rozczarowanie gości może potencjalnie zaszkodzić Twojej firmie w dłuższej perspektywie. W tym artykule powiemy Ci wszystko, co musisz wziąć pod uwagę przed wynajmem miejsca na wydarzenie w Hongkongu. Przeprowadzimy Cię przez proces rezerwacji idealnej sali na spotkania, konferencje, seminaria, prelekcje lub wszelkiego rodzaju wydarzenia, które zechcesz zorganizować. 

Najpierw omówmy cechy, które należy wziąć pod uwagę w sali konferencyjnej, zanim ją zarezerwujesz: meble, wyposażenie, lokalizację, wielkość i koszty. 

Meble i wyposażenie 

W zależności od rodzaju wydarzenia, które organizujesz i jak interaktywna będzie prezentacja, możesz potrzebować sprzętu, którego nie masz. Nie zakładaj, że każda sala konferencyjna ma tablicę i projektor, ponieważ niektóre oferują tylko kilka krzeseł, a inne to po prostu pusta przestrzeń.

Najczęstszy sprzęt, którego możesz potrzebować, obejmuje: 

• Tablice (z pisakami, markerami i gumkami)
• Projektor lub telewizor (z odpowiednimi kablami i adapterami)
• Mikrofon(y)
• Głośniki
• Łatwy dostęp do gniazdek lub przedłużaczy
• Artykuły biurowe

Zrób listę wszystkich potrzebnych urządzeń lub gadżetów i odpowiednio wyszukaj sale konferencyjne. Zalecamy zakup przestrzeni, która już zawiera wszystko będziesz potrzebować, ponieważ przywiezienie własnego sprzętu może łatwo zamienić się w logistyczny koszmar. 

Jeśli chodzi o meble, krzesła i stoły muszą być wystarczająco wygodne, aby uczestnicy mogli siedzieć tak długo, jak to konieczne. 

Również, wszyscy goście musi być w stanie wykonywać dowolne zadania lub czynności, o które proszą gospodarze. Nie ma nic bardziej niewygodnego niż mówienie publiczności, aby wyjęła laptopy, gdy nie ma wystarczającej liczby stolików dla wszystkich, mówienie im, aby tworzyli grupy, gdy meble są w drodze i nie można ich łatwo przesunąć, lub, co gorsza, zapraszanie ich do usiądź i zdaj sobie sprawę, że nie ma wystarczającej liczby krzeseł dla wszystkich. 

Styl mebli może również mieć duży wpływ na to, jak Twoi goście postrzegają wydarzenie. Specjalne umeblowanie, takie jak rzeźby, dodatkowe oświetlenie, elementy na blacie stołu lub obrazy, mogą poprawić wygląd miejsca, więc rozważ oba czynniki, szukając miejsca na imprezy w Hongkongu. 

Lokalizacja

Idealnie lokalizacja sali konferencyjnej powinna być: tak przystępne i wygodne, jak to tylko możliwe. Jeśli tak nie jest, niektórzy uczestnicy mogą się zgubić, spóźnić lub po prostu zdecydować się w ogóle nie jechać. 

Wynajem sali konferencyjnej blisko stacji MTR, tramwajowej lub autobusowej to zawsze dobry pomysł. Jeśli niektórzy goście mają prowadzić samochód, upewnij się, że sala konferencyjna ma własny lub łatwy dostęp do miejsce parkingowe. 

Centrum Wykonawcze, Prosperity Tower

Rozmiar i pojemność

Rezerwując miejsce na spotkanie, konferencję lub dowolne miejsce na wydarzenie w Hongkongu, prawie zawsze otrzymasz informację o pojemności sali pod względem liczby osób, które mogą się w niej zmieścić, dzięki czemu łatwiej Ci będzie wiedzieć, wszyscy. 

Zalecamy jednak, aby zawsze sprawdzać rzeczywisty rozmiar pokoju i obliczać pojemność zgodnie z tym, jak blisko siebie mają się znajdować goście. Oto kilka praktycznych zasad dotyczących obliczania an pojemność imprezy: 

• ~6 ft2 za gościa za stojący tłum
• ~8 ft2 na gościa w przypadku mieszanych miejsc siedzących i stojących lub w stylu sali widowiskowej
• ~9 ft2  na gościa za miejsce siedzące w stylu recepcyjnym z parkietem tanecznym lub małą sceną
• ~18 ft2  za osobę przy biurkach
• ~40 ft2  na osobę w przypadku stołów konferencyjnych i pustych kwadratów. Jest to również minimalna zdolność zalecana do przestrzegania środków dystansowania społecznego.

Jedzenie i napoje

W przypadku imprez trwających dłużej niż 3 godziny konieczne będzie jedzenie i napoje. 

Większość sal konferencyjnych oferuje bezpłatną wodę i kawę dla małych grup. Możesz jednak chcieć dokładnie sprawdzić, czy inne napoje lub przekąski są zawarte w pakiecie wynajmu sali konferencyjnej lub czy są one dostępne do świadczenia takich usług za dodatkową opłatą. Ponownie, jedzenie może łatwo zamienić się w logistyczny koszmar, więc jeśli potrzebujesz obfitej ilości posiłków i napojów, skontaktuj się wcześniej z miejscem i poproś o usługi cateringowe; większość z nich będzie w stanie pomóc. 

Jeśli nie planujesz oferować darmowego jedzenia, przynajmniej upewnij się, że goście będą mieli możliwość zakupu wszystkiego, czego mogą potrzebować, w pomieszczeniach lub w pobliżu sali konferencyjnej. 

Koszty

Sale konferencyjne w Hongkongu są wyceniane na podstawie wszystkich czynników wymienionych powyżej (sprzęt, wyposażenie, lokalizacja i wielkość). Im większy, bardziej luksusowy, lepiej wyposażony i lepiej zlokalizowany, tym droższy. 

Zazwyczaj są one wyceniane na godzinę i mogą iść w dowolnym miejscu od HK$1 do ponad HK$7 na godzinę za ft2 . Im dłużej wynajmujesz salę konferencyjną, tym łatwiej uzyskać lepsze stawki i rabaty.

Ponieważ ceny są bardzo zróżnicowane, radzimy sprawdzić nasze sale konferencyjne w wykazie w Hongkongu i porównać stawki bezpośrednio na naszej stronie internetowej. Oto jak to zrobić:

Jak wynająć salę konferencyjną w Hongkongu?

Teraz, gdy już wiesz, na co zwrócić uwagę, wynajmując salę konferencyjną lub przestrzeń na imprezy w Hongkongu, możesz je zarezerwować w następujący sposób: 

1. Odwiedzać Sieć robocza FLYDESK i wybierz „Hongkong” jako swoją lokalizację, a następnie kliknij „pokój spotkań”.
2. Zostaniesz przeniesiony do pełna lista sal konferencyjnych, sal seminaryjnych, sal konferencyjnych i przestrzeni na imprezy dostępnych w całym Hongkongu. Aby zawęzić wyniki do określonego obszaru, użyj interaktywnej mapy w prawej połowie ekranu, wybierając „szukaj podczas przesuwania mapy" opcja. Wtedy natychmiast zobaczysz wszystkie sale konferencyjne dostępne w okolicy wraz z ich przepustowością i stawkami godzinowymi, co bardzo ułatwia porównanie wszystkich różnych przestrzeni. Jeśli szukasz konkretnych cech, możesz również filtrować według pojemności, budżetu, atrybutów i funkcji.
3. Kiedy klikniesz na salę konferencyjną, FLYDESK pokaże Ci wszystkie szczegóły dotyczące przestrzeni, w tym zdjęcia, pełne ceny, funkcje, adres i dostępność. Na tej samej stronie możesz po prostu złożyć zapytanie, a wszystkie szczegóły otrzymasz e-mailem. Tak proste!

Sprawdź nasze sale konferencyjne w Hongkongu właśnie tutaj

Polecany obraz z Sala konferencyjna V-Co, dostępny FLYDESK