Praca zdalna zyskała na popularności w ciągu ostatnich kilku lat, a szczególnie w związku z niedawną pandemią koronawirusa. W przypadku firm, które są przyzwyczajone do pracy zdalnej lub elastycznej organizacji pracy, nie spowodowało to zbytniej niedogodności, ale firmy, które nie znają tego stylu pracy, mogą znaleźć się trochę nad głową.

Na szczęście przygotowaliśmy listę najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrażania aranżacji pracy zdalnej. Zaproponujemy również sugestie, jak ominąć te błędy i skutecznie wdrożyć to rozwiązanie w swojej organizacji.

1. Brak odpowiedniej polityki elastycznej pracy

Jeśli zaskoczyła Cię pandemia koronawirusa, możesz nawet nie wiedzieć, jak stworzyć elastyczną lub zdalną politykę pracy w swojej organizacji. Chociaż mamy szablon tutaj, możesz również stworzyć własny, dostosowany do konkretnych potrzeb Twojej firmy.

Bez jasnej polityki istnieje duże ryzyko dla poziomów produktywności z powodu braku wytycznych, Komunikacja oraz współpraca między członkami zespołu i działami. Ze względu na charakter pracy zdalnej, pracodawcy nie mogą mikrozarządzać swoimi pracownikami – zamiast tego muszą po prostu Zaufaj im i dokonać przeglądu ich postępów na podstawie wyników.

2. Nie stawianie jasnych oczekiwań swoim pracownikom

Określ jasne oczekiwania i nakreśl rezultaty, które muszą wyprodukować Twoi pracownicy. Upewnij się, że ustaliłeś terminy i śledź tych, którzy się obijają! Powinieneś również określić wszelkie inne zasady w swojej polityce pracy elastycznej/zdalnej, takie jak wymaganie od pracowników składania cotygodniowych raportów z wykonanej pracy. Inne przykłady, które mogą być odpowiednie dla Twojej organizacji, to planowanie regularnych rozmów z członkami zespołu, kierownikami liniowymi i innymi przełożonymi w celu śledzenia postępów, ustalanie jasnych godzin pracy lub żądanie powiadomienia, zanim personel zacznie pracować w elastycznych godzinach itp.

3. Nie dawanie dobrego przykładu jako lider

Jeśli chcesz poprowadzić swoją firmę do sukcesu, musisz dawać przykład. Pamiętaj, aby odpowiednio przestrzegać, a nawet promować swoje zasady dotyczące pracy zdalnej. Jeśli nie zrobisz tego jako lider zespołu, Twoi pracownicy też tego nie zrobią, ponieważ będą czuć się winni za każdym razem, gdy będą pracować zdalnie. W tych trudnych czasach koronawirusa, kiedy lider zespołu udaje się do biura pomimo ryzyka, wszyscy w zespole czują się zobowiązani do zrobienia tego samego, co stwarza jeszcze większe zagrożenie. Ale nawet pomijając obecną sytuację, pamiętaj, że konfigurowanie zdalnej lub elastycznej polityki będzie się odbywać od góry do dołu do wszystkich poziomów hierarchii. Jako lider musisz stworzyć w domu odpowiedni obszar do pracy i upewnić się, że sprzyja on: wydajność i skoncentruj się, aby trenować swój zespół w jak najlepszych warunkach. Musisz być dostępny przez cały czas i gotowy do natychmiastowego połączenia, aby rozwiązać wszelkie pojawiające się poważne problemy.

4. Brak odpowiednich narzędzi do zdalnej współpracy

Kiedy nie jesteś w biurze ze współpracownikami, nie możesz po prostu podejść do ich biurka i zadać im pytania lub porozmawiać przez 20 minut na temat projektu, nad którym współpracujesz. Aby uniknąć bałaganu w skrzynce odbiorczej wszystkich osób lub spamu na telefonach wszystkich osób, rozważ użycie innych platform, takich jak Slack, Trello, Asana, Zoom itp. W końcu sprzęt, taki jak laptopy, nie jest jedyną rzeczą, której Twoi pracownicy będą potrzebować do wykonania swojej pracy.

Slack to świetne narzędzie do komunikacji. Możesz łatwo rozbudować wiele grup i wątków, aby śledzić różne dyskusje w dziale, a także między nimi. Pomaga również zmniejszyć ilość spamu i bałaganu w skrzynce odbiorczej wszystkich! Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Slacku, mamy bardziej szczegółowy artykuł tutaj.

Trello to dobra platforma do zarządzania projektami, ponieważ umożliwia dodanie każdego projektu do „karty” pod określoną etykietą. Możesz utworzyć wiele tablic dla różnych zespołów, a także jedną do użytku osobistego i łatwo śledzić aktualizacje projektu, sprawdzając aktualizacje na każdej karcie. Możesz także tworzyć listy kontrolne, przypisywać terminy i przypomnienia oraz przechowywać archiwum ukończonych prac do wykorzystania w przyszłości.

Aby uzyskać lepszą komunikację, która wykracza poza proste wiadomości tekstowe, sprawdź Zoom! Darmowe konta umożliwiają prowadzenie rozmów z maksymalnie 3 osobami przez 40 minut – możesz też nagrać rozmowę, aby nigdy nie przegapić ani jednego szczegółu. Konta firmowe umożliwiają nieograniczoną liczbę osób na każde połączenie i mogą trwać tak długo, jak chcesz. Dodatkowo nagrywają automatycznie. Zoom to świetny sposób na utrzymywanie kontaktu z zespołem i personelem, dzięki czemu możesz łatwo rozmawiać i aktualizować się nawzajem, a także szybko rozwiązywać wszelkie pytania.

5. Nie traktowanie wszystkich pracowników jednakowo

Inną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że musisz traktować wszystkich swoich pracowników sprawiedliwie i równo, niezależnie od stanowiska, stopnia zaszeregowania czy miejsca pracy. Regularnie melduj się ze zdalnymi pracownikami i upewnij się, że nadal czują się częścią zespołu. Jeśli masz pracowników zdalnych, którzy mieszkają w różnych krajach, pamiętaj o ich strefach czasowych! Możesz zmienić swój harmonogram w razie potrzeby, aby dostosować się do ich, ale krótka dyskusja często pozwoli ci szybko rozwiązać wszelkie potencjalne problemy.

Oprócz tego, że ważne jest utrzymywanie dobrych relacji roboczych ze wszystkimi pracownikami, powinieneś starać się zapewnić pracownikom zdalnym pewną perspektywę kariery, tak samo jak pracownikom biurowym. Wielu z tych, którzy pracują w domu, uważa, że przebywanie poza biurem sprawia, że jest mało prawdopodobne, aby otrzymali awans lub możliwość dalszego rozwoju i rozwoju w ramach organizacji. Staraj się, aby wszyscy Twoi pracownicy czuli się równi i uwzględnieni oraz daj im możliwość pełnego wykorzystania ich potencjału.

6. Nieprzestrzeganie godzin pracy

Zarówno Twoi, jak i Twoi pracownicy muszą ustalić jasny harmonogram dnia, abyś nie był przepracowany lub wypalony. Łatwo jest wyłączyć się z pracy, gdy wychodzisz z biura i wracasz do domu, ale gdy dom jest Twoim „biurem”, trudno jest wyłączyć laptopa i poświęcić trochę czasu dla siebie, zwłaszcza gdy masz dużo do zrobienia.

W niektórych przypadkach nadgodziny mogą być konieczne, ale poświęcenie czasu dla siebie jest ważniejsze niż to. Zachęcaj pracowników do pracy w rozsądnych godzinach i spędzania wolnego czasu na relaksie, rozwijaniu swoich zainteresowań i robieniu rzeczy, które sprawiają im przyjemność. Ich zdrowie psychiczne jest niezwykle ważne – zestresowany i przygnębiony pracownik nie wykona dobrej pracy! Zastosuj tę radę również w swoim życiu, ponieważ również zasługujesz na przerwę.

7. Zapominanie o ludzkim aspekcie

Ważne jest również zachęcanie do budowania więzi w zespole w ciągu dnia pracy. Promuj korzystanie z regularnych rozmów audio i wideo, aby zespoły mogły łatwo omawiać wszystko, co jest związane z pracą, ale także prowadzić rozmowy na temat ich życia osobistego i rzeczy, które nie mają nic wspólnego z pracą. Interakcja między ludźmi jest ogromnym czynnikiem dobrego zdrowia psychicznego, a praca zdalna może być dość izolująca. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o unikaniu samotności pracy zdalnej, zapoznaj się z naszym artykułem tutaj.

Nawet jeśli wdrożenie pracy zdalnej w Twojej organizacji może być trudnym zadaniem, zwłaszcza ze względu na koronawirusa, który czyni ją priorytetem na całym świecie, jeśli masz odpowiednie podstawy, przekonasz się, że nie jest to takie trudne, jak się wydaje. Nakreśl jasną politykę dla swoich pracowników i unikaj wszystkich innych typowych błędów, które popełnili inni, a będzie to wydawać się proste! Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem elastycznego programu pracy, ale nie masz pewności co do szczegółów, skontaktuj się z nami pod numerem FLYDESK tutaj.