Skuteczny model komunikacji dla zespołów zdalnych zidentyfikuje wszystkie różne aplikacje, które można wykorzystać do pokonania wyzwań związanych z komunikacją zdalną. Te aplikacje zapewniają, że linie komunikacji z rozproszonym zespołem są zawsze otwarte, aby usprawnić współpracę i pracę zespołową. Dzięki temu rozproszone zespoły mogą naprawdę osiągnąć swój pełny potencjał. Oto przykład, jak może wyglądać skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej, z opcjami aplikacji i rekomendacjami użycia.

Czat – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

W skrócie: Idealny do natychmiastowych i trwałych czatów zorganizowanych według tematów, które zwykle wymagają szybszej odpowiedzi niż e-maile. Dotyczy to rozmów grupowych i jeden na jednego. Aplikacje czatu są wygodne, jeśli chcesz prowadzić długie rozmowy. Czaty można również eskalować do rozmów na żywo i spotkań z głosem, udostępnianiem ekranu i wideo, które są niezbędne do zdalnej komunikacji zespołowej.

Wskazówka wewnętrzna #1: Platformy takie jak WhatsApp obsługują krótkie, osobiste wiadomości. W przypadku bardziej profesjonalnych rozmów zalecamy Slack dla startupów, a następnie Microsoft Team w miarę rozwoju firmy. Możesz również używać tych aplikacji do tematów niezwiązanych z pracą, aby uniknąć używania zbyt wielu aplikacji. Alternatywnie, w przypadku dedykowanej platformy społecznościowej, sprawdź Facebook Workspace lub Microsoft Yammer.

Wskazówka wewnętrzna #2: Ustaw ramy czasowe, kiedy oczekujesz odpowiedzi, aby uniknąć frustracji.

Poufna wskazówka #3: W pilnych sprawach wystarczy odebrać telefon i zadzwonić. Unikaj wysyłania tych samych wiadomości za pośrednictwem różnych platform.

Poczta e-mail – Google Gmail, Microsoft Outlook

W skrócie: E-maile nadają się do komunikacji z osobami trzecimi, która jest bardziej formalna, oficjalna, ustrukturyzowana, często dłuższa i najprawdopodobniej w przypadku wiadomości, które nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi. 

Wskazówka wewnętrzna #1: Poinformuj o różnicy między aplikacjami do obsługi poczty e-mail i czatu, w przeciwnym razie możesz wprowadzić zamieszanie dotyczące tego, kiedy używać czego. E-mail byłby skoncentrowany na konkretnej wiadomości od jednej osoby do odbiorców, ale czaty są bardziej konwersacyjne, co pozwala na bardziej zrównoważone uczestnictwo.

Wskazówka wewnętrzna #2: Pamiętaj, że ludzie otrzymują mnóstwo e-maili, więc czaty lub połączenia są lepsze w przypadku pilnych wiadomości.

Kalendarz – Kalendarz Google, Microsoft Outlook + Calendly

W skrócie: Większość aplikacji pocztowych ma zintegrowaną funkcję kalendarza, która zachowuje wartość aplikacji pocztowych, pomimo niedawnego spadku wartości poczty e-mail. 

Aby dać ludziom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się i przedyskutowanie ważnych tematów, zawsze warto zaplanować spotkania z wyprzedzeniem. Ponadto dla uczestników zdalnych spotkania staną się regularnym narzędziem komunikacji, ponieważ zaproszenia zwykle zawierają łącze do wirtualnych sal konferencyjnych.

Wskazówka wewnętrzna #1: Zalecamy trzymanie się jednego pakietu aplikacji biurowych; wybierz Google G-Suite, jeśli jesteś startupem, a następnie Microsoft Office 365 dla bardziej ugruntowanych firm. 

Wskazówka wewnętrzna #2: Sugerujemy również skorzystanie z aplikacji do rezerwacji spotkań, takiej jak Calendly, aby uniknąć wymiany informacji z zewnętrznymi kontaktami w celu uzgodnienia odpowiedniej daty i godziny spotkania.

Spotkania wirtualne – Zoom, Hangout + Calendly

W skrócie: Spotkania wirtualne lub spotkania online są obowiązkowe, gdy co najmniej jeden z uczestników jest zdalny lub gdy jego lokalizacja jest nieznana. Nawet jeśli niektóre aplikacje do czatu oferują przyzwoite wrażenia z wirtualnych spotkań/konferencji, aplikacje dedykowane zazwyczaj zapewniają określone funkcje, integrację, wsparcie i jakość usług, które uzasadniają ich wdrożenie. 

Wskazówka wewnętrzna #1: Zalecamy Zoom (+ Calendly) start-upom, ponieważ Google Hangouts nie jest tak bogaty w funkcje; może być również wykorzystywany przez większe firmy jako alternatywa dla Microsoft Teams, przed którym wciąż stoją pewne wyzwania dotyczące spotkań z uczestnikami zewnętrznymi. Jednak prawdopodobnie tylko kwestią czasu jest, zanim Microsoft stanie się platformą numer jeden dla wszystkich aplikacji związanych z pracą dla średnich i dużych firm, podczas gdy Google walczy o rynek mniejszych firm.

Wskazówka wewnętrzna #2: Zadbaj o to, aby zawsze dołączać linki do spotkań online w zaproszeniu do kalendarza, gdy lokalizacja uczestnika jest nieznana.

Zarządzanie projektami – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

W skrócie: narzędzia do zarządzania projektami są szczególnie przydatne, gdy masz rozproszony zespół, ponieważ pozwalają zespołowi zobaczyć, co robią wszyscy i jakie są postępy, bez konieczności zadawania pytań za każdym razem. Każdy może rejestrować swoje postępy w jednym miejscu, co jest jasne i wykonalne dla całego zespołu.

Wskazówka wewnętrzna #1: Na potrzeby zarządzania projektami Google Task może tworzyć bardzo proste listy zadań do wykonania, do których mogą odwoływać się członkowie zespołu. Użyj Basecamp, Trello, TeamWeek lub Asana, jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, takich jak śledzenie projektów, zaawansowana i niestandardowa struktura lub integracje.

Połączenia – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

W skrócie: Czasami zapominamy o podstawach: najskuteczniejszym sposobem zdalnej komunikacji w zespole jest wybranie telefonu i rozmowa! Dodatkową korzyścią jest to, że rozmowy telefoniczne nie zależą od stabilności sieci internetowej. 

Wskazówka wewnętrzna #1: Większość wirtualnych spotkań lub aplikacji głosowych online, takich jak Zoom, integruje numery konferencji telefonicznych w celu prowadzenia rozmów z wieloma uczestnikami. 

Wskazówka wewnętrzna #2: Gdy masz dostęp do stabilnej sieci internetowej, korzystanie z audio online (VoIP) z Zoom, Hangout lub WhatsApp pozwoli Ci z łatwością przejść z połączenia głosowego do wideo – i pozwoli zaoszczędzić na kosztach telekomunikacyjnych, zwłaszcza w podróży.

Przechowywanie dokumentów i współpraca – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

W skrócie: Dawno minęły czasy, kiedy zarządzaliśmy przechowywaniem plików i tworzeniem kopii zapasowych za pomocą drogich dysków twardych. Obecnie istnieje wiele rozwiązań do przechowywania dokumentów w całej organizacji z bardzo łatwymi funkcjami zapisywania i udostępniania. Nawet edytowanie dokumentu jest teraz możliwe online i właśnie tam Microsoft wykonał ostatnio fantastyczną robotę, integrując Office (Word, PowerPoint, Excel…) z Office 365. 

Wskazówka wewnętrzna #1: Google jest nadal bardzo konkurencyjny w stosunku do Dysku Google, jeśli chodzi o przechowywanie i zaawansowane funkcje współpracy przy dokumentach online (Arkusze, Dokumenty, Prezentacje, Formularze…). Są one idealne nie tylko do komunikacji wewnętrznej, ale także do udostępniania dokumentów na zewnątrz.

Teraz wiesz już wszystko o różnych aplikacjach i programach, których możesz używać do komunikacji ze zdalnym zespołem, ale posiadanie odpowiednich programów nie wystarczy, oto strategie na jak skutecznie komunikować się ze zdalnym zespołem zebraliśmy razem.

Zostań FLYDESKER i otrzymuj więcej przydatnych artykułów, takich jak ten.