Praca zdalna od kilku lat staje się coraz bardziej popularna. Po niefortunnym rozprzestrzenianiu się COVID-19 i obecnych środkach dystansowania społecznego stosowanych na całym świecie, liczba osób uczących się pracy z domu i zostających pracownikami zdalnymi jeszcze bardziej eksplodowała. 

Jeśli jesteś nowy w stylu pracy zdalnej, ten artykuł jest dla Ciebie. Tutaj omówimy niektóre z najbardziej przydatnych narzędzi, o których zdecydowanie powinieneś się dowiedzieć, jeśli chcesz zostać wydajnym i skutecznym pracownikiem zdalnym. Podzielimy narzędzia na różne kategorie w zależności od tego, do czego są głównie używane: zarządzanie projektami, zarządzanie plikami, śledzenie czasu i fakturowanie. 

 

Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami dla pracowników zdalnych

Trello

Ranking Alexa: 202

Trello jest jednym z najczęściej używanych narzędzi do zarządzania projektami wśród freelancerów i ogólnie pracowników zdalnych. Trello pozwala organizować projekty, dzieląc je na konkretne zadania i przypisując je do konkretnych osób w zespole. Za pośrednictwem Trello możesz także udostępniać komentarze i pliki swojemu zespołowi i klientom. Jest to zdecydowanie prosty i łatwy sposób na zorganizowanie dowolnego projektu, nawet jeśli nie masz zespołu i nie pracujesz samodzielnie.

 

Asany

Ranking Alexa: 1021

Asana jest dość podobna do Trello pod względem funkcjonalności, ale pozwala wizualnie organizować projekty i zadania na wiele różnych sposobów, zamiast być tylko ogromną tablicą. Jest ogólnie lepszy dla większych zespołów, ponieważ ma dodatkowe funkcje, które pozwalają zobaczyć postępy poczynione przez określone osoby lub cały zespół w konkretnym projekcie lub we wszystkich projektach. Coś, co przydaje się, gdy trzeba spojrzeć na ogólny obraz, a nie tylko na konkretne zadania. 

Zarówno Trello, jak i Asana mają darmowe wersje, a także plany premium, które różnią się w zależności od wielkości zespołów i wymaganych funkcjonalności. Niektóre inne popularne narzędzia do zarządzania projektami, które warto rozważyć, to ClickUp, ProofHub i Wrike.

 

Najlepsze narzędzia do komunikacji i współpracy

Luźny

Ranking Alexa: 207

Slack to jedno z najpopularniejszych narzędzi do komunikacji i współpracy dla zespołów pracujących zdalnie. To znacznie więcej niż komunikator, ponieważ daje możliwość dzielenia czatów na różne tematy i kanały, a także dzwonienia do innych użytkowników. Slack ma bezpłatny plan startowy, który ogranicza Ciebie i Twój zespół tylko do ostatnich 10 000 wiadomości w danym momencie. Wersja płatna nie ma tego ograniczenia i ma model cenowy oparty na liczbie użytkowników. 

Jedną z głównych zalet Slacka jest możliwość zintegrowania z nim wielu innych narzędzi i aplikacji (w tym większości wymienionych w tym artykule). Możesz na przykład otrzymać powiadomienie za każdym razem, gdy ktoś z Twojego zespołu zaktualizuje kartę Trello lub prześle plik na Dysk Google. Większość popularnych aplikacji internetowych ma standardowe opcje integracji ze Slackiem, jednak możesz także użyć narzędzia takiego jak Zapier, aby zbudować własne automatyzacje. To sprawia, że Slack jest doskonałą opcją współpracy dla każdego zespołu zdalnego.

 

Zespoły Microsoftu

Ranking Alexa: 21 (Microsoft.com)

Microsoft Teams stopniowo stał się jednym z głównych konkurentów Slacka w przestrzeni współpracy online. To narzędzie ma bardziej korporacyjny wygląd i solidniejsze działanie. Jest rzeczą oczywistą, że działa bardzo dobrze z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak ich różne aplikacje Office 365. To, co wyróżnia Microsoft Teams, to możliwość prowadzenia ogromnych rozmów wideo z maksymalnie 250 uczestnikami oraz możliwość udostępniania ekranu.

W porównaniu do Slacka oferuje znacznie mniejszą elastyczność w zakresie dzielenia wiadomości na osobne kanały i tematy, a także ma znacznie bardziej ograniczone możliwości integracji innych aplikacji innych firm. Ma jednak lepsze zabezpieczenia i kilka zaawansowanych funkcji, zwłaszcza gdy jest używany jako część szerszego korporacyjnego krajobrazu aplikacji Office 365.

 

Najlepsze narzędzia do zarządzania czasem i śledzenia

Wszystkie narzędzia do śledzenia czasu działają bardzo podobnie. Pozwalają zdalnym pracownikom i zespołom śledzić, ile czasu spędzają nad konkretnymi projektami, udostępniając im funkcje, które działają jak stoper. Użytkownicy mogą go uruchamiać, wstrzymywać i zatrzymywać podczas pracy nad określonymi projektami i automatycznie śledzi, ile czasu spędzają na wcześniej ustawionych zadaniach. Niektóre aplikacje umożliwiają również pracownikom zdalnym ręczne dodawanie czasu spędzonego na zadaniach, których nie byli w stanie śledzić w czasie rzeczywistym.

Najbardziej zaawansowane narzędzia zawierają wiele dodatkowych funkcji, które są bardzo przydatne, zwłaszcza dla menedżerów, którzy mogą mieć oko na to, nad czym pracują członkowie ich zespołu. Funkcje te obejmują losowe zrzuty ekranu co kilka minut, śledzenie GPS, codzienne raporty i automatyzację listy płac. 

Narzędzia te obejmują Przełącz (Alexa Ranking 3428), Zegarować (Ranking Alexa: 895 500) i Hubstaff (Alexa Ranking 27 806). Wszystkie mają darmowe wersje dla małych zespołów, które zawierają bardzo podstawowe funkcje, a także konta premium, które zawierają wszystkie dodatkowe funkcje. Te trzy działają bardzo dobrze i chociaż są bardzo podobne, niektóre z nich mają różne funkcje, które mogą działać najlepiej dla niektórych, a nie tak bardzo dla innych. Dlatego radzimy przyjrzeć się im wszystkim i wybrać ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

FLYDESK

Aplikacja FLYDESK pozwoli członkom zespołu na odprawę ze smartfona jednym kliknięciem lub dotknięciem tagu w celu śledzenia godzin pracy i lokalizacji. Dane rejestracyjne dostarczą wglądu użytkownikom i kierownikom zespołów, ułatwią współpracę zespołową przy jednoczesnym zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. I jeszcze jedno, aplikacja pozwoli użytkownikom na rezerwację sal konferencyjnych i biurek na żądanie i globalnie w jednym z tysiące elastycznych przestrzeni biurowych i coworkingowych dostępnych na FLYDESK.

 

 

Najlepsze narzędzia do wideokonferencji i udostępniania ekranu

Google Meet

Ranking Alexa: 1 (Google.com)

Google Meet to obecnie jedno z najpopularniejszych narzędzi do rozmów wideo i udostępniania ekranu, które w ciągu ostatnich kilku lat dodało wiele przydatnych nowych funkcji. Najnowsze przykłady to możliwość nagrywania spotkania i możliwość wyświetlania napisów na żywo podczas spotkania, co działa wyjątkowo dobrze. Dostępna jest bezpłatna wersja Google Meet, ale aby móc korzystać ze wszystkich funkcji, musisz mieć plan Google Suite.

Google Suite umożliwia również Twojemu zespołowi posiadanie własnych dedykowanych adresów e-mail przy użyciu nazwy domeny Twojej firmy i zapewnia dostęp do Dysku Google. Może to być opłacalny sposób uzyskania dostępu do wszystkich tych funkcji za stałą cenę za użytkownika miesięcznie.

 

Skype'a

Ranking Alexa: 235

Skype był jedną z pierwszych dobrze znanych aplikacji do rozmów telefonicznych online, rozmów wideo i udostępniania ekranu. Jego popularność zmieniała się na przestrzeni lat, ale wciąż jest w pobliżu i nadal jest szeroko stosowana. Jedną z jego zalet jest to, że można go używać do większości celów i ma elastyczny system kredytów telefonicznych na wypadek, gdybyś chciał od czasu do czasu dzwonić na numery stacjonarne z zagranicy.

 

Powiększenie

Ranking Alexy: 16

Zoom jest prawdopodobnie najpopularniejszym i najłatwiejszym narzędziem do wideokonferencji, ponieważ można uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem łącza internetowego i nie potrzebujesz konta (pod warunkiem, że ktoś inny prześle Ci link do spotkania). Zyskał ogromną popularność w ciągu ostatnich kilku miesięcy, kiedy coraz więcej osób pracowało z domu podczas wybuchu COVID-19. Spośród trzech wymienionych tutaj narzędzi Zoom jest prawdopodobnie najbardziej przyjazny dla użytkownika i najłatwiejszy w użyciu dla większych grup ludzi i zespołów pracujących zdalnie. Warto zwrócić uwagę na pewne kwestie związane z bezpieczeństwem (zwłaszcza jeśli link do spotkania w jakiś sposób trafi w niepowołane ręce).

 

Najlepsze narzędzia do generowania faktur i wezwań do zapłaty

Faktura

Ranking Alexa: 20 546

Faktura to bardzo łatwe w użyciu i przyjazne dla użytkownika narzędzie, które pozwala tworzyć spersonalizowane i profesjonalnie wyglądające faktury. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić puste pola i wygenerować fakturę, to takie proste! Możesz dodać informacje o swojej firmie, nazwę firmy, logo, adres rozliczeniowy, terminy płatności, szczegóły płatności oraz opis każdego produktu usługi, za który pobierasz opłatę, a także stawkę godzinową lub cenę jednostkową. 

Faktura umożliwia utworzenie konta, dzięki czemu możesz zapisywać wszystkie wysłane faktury w jednym miejscu, a także tworzyć szablony, których możesz ponownie używać do cyklicznych rozliczeń. Możesz także śledzić, kto zapłacił fakturę i generować raporty, aby śledzić swoje finanse. 

 

ksero

Ranking Alexa: 821

Xero jest bardziej zaawansowane niż fakturowanie, ponieważ jest pełne oprogramowanie księgowe. Jest bardzo popularny wśród pracowników zdalnych i ma doskonałe recenzje w Internecie. 

Xero ma bardziej zaawansowane funkcje, które są bardziej odpowiednie dla firm, które regularnie dokonują transakcji. Jego funkcje obejmują fakturowanie, zarządzanie zapasami, zautomatyzowane listy płac, połączenia bankowe i uzgadnianie, raportowanie, zarządzanie wieloma walutami, pulpity nawigacyjne wydajności oraz opcję przyjmowania płatności z najpopularniejszych serwisów płatności online. 

Zrozumiały, Xero nie jest darmowe. Jest jednak bardzo uczciwie wyceniony, a każdy plan obejmuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny.

 

Aplikacje falowe

Ranking Alexa: 1173

Wave oferuje serię bezpłatnych programów dla małych firm, które oferują jako 3 różne produkty: fakturowanie, paragony i księgowość. Ich rozwiązania są dostarczane z integracją Stripe i są dość przyjazne dla użytkownika i proste w użyciu. To świetna opcja na początek. Potrzebujesz tylko jednego konta, aby uzyskać dostęp do wszystkich rozwiązań oferowanych przez Wave.

 

Najlepsze narzędzia do udostępniania i porządkowania plików

dysk Google

 

Ranking Alexa: 1 (Google.com)

Dysk Google to zdecydowanie najłatwiejszy i wygodniejszy sposób organizowania i udostępniania plików online, niezależnie od tego, kim jesteś i czym się zajmujesz… po prostu działa dla wszystkich! Dysk Google umożliwia tworzenie, edytowanie, przechowywanie, organizowanie i udostępnianie plików w wielu różnych formatach, w tym dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i formularzy. 

Darmowe konto obejmuje 15 GB przestrzeni dyskowej, ale istnieje kilka planów premium, które obejmują od 30 GB do 30 TB (co jest dużo!).

 

WeTransfer

Ranking Alexa: 131

WeTransfer to serwis, który pozwala w bardzo prosty sposób udostępniać pliki za darmo. Po prostu wchodzisz na stronę i przesyłasz zawartość, którą chcesz udostępnić. Automatycznie wygeneruje link, który możesz wysłać innej osobie, aby pobrała pliki, które chcesz udostępnić. Tak proste jak to!

WeTransfer to świetna opcja do sporadycznego udostępniania plików, ponieważ jest szybka, bezpłatna i nie trzeba zakładać konta, aby z niej korzystać. Dysk Google jest jednak znacznie lepszy dla tych, którzy chcą się dzielić jak również tworzyć i przechowywać pliki w jednym miejscu.

Niektóre inne dobre narzędzia do udostępniania i przechowywania plików to Dropbox, Box i OneDrive.

 

Najlepsze narzędzia do współpracy wizualnej

Warsztat tkacki

Ranking Alexa: 759

Loom to darmowe oprogramowanie, którego możesz użyć do nagrywania ekranu. Masz możliwość włączania i wyłączania zarówno audio, jak i wideo. To sprawia, że jest to niezwykle przydatne narzędzie do tworzenia krótkich filmów instruktażowych dla zdalnych członków zespołu, być może w ramach procesu wdrażania. Bardzo przydatne jest również wyjaśnienie napotkanych problemów, ponieważ często jest to skuteczniejszy sposób pokazania komuś, co masz na myśli (w przeciwieństwie do wpisywania tego lub czekania, aż ta osoba będzie dostępna podczas sesji udostępniania ekranu na żywo).

Można go zintegrować jako łatwe rozszerzenie Chrome. Filmy są przechowywane online na Twoim koncie i możesz wybrać ustawienia prywatności dotyczące ich udostępniania. Domyślne ustawienie to „każdy, kto ma link, może zobaczyć ten film”, ale możesz też dodać hasło.

 

Miro

Ranking Alexa: 1331

Miro to wizualne narzędzie do współpracy, którego można używać do wielu różnych celów, w tym do burzy mózgów, sesji tworzenia pomysłów, tworzenia map myśli, projektowania i planowania przepływu pracy. Pomyśl o tym jak o interaktywnej tablicy online. 

Możesz współpracować na żywo ze swoim zespołem, korzystając z wbudowanych funkcji czatu i połączeń wideo. Darmowa wersja zapewnia dostęp do 3 bezpłatnych tablic do współpracy i ograniczonego zestawu funkcji, podczas gdy płatne wersje mają o wiele więcej funkcji i są wyceniane na podstawie liczby użytkowników. Miro może być niezwykle przydatnym narzędziem, jeśli Twoja praca wymaga kreatywności, a Twój zespół nie znajduje się fizycznie w tym samym miejscu.

Innym dobrym narzędziem do zdalnej współpracy wizualnej jest InVision, które pozwala członkom zespołu przekazywać sobie nawzajem opinie na temat makiet stron.

Najlepsza platforma do rezerwacji biurek i sal konferencyjnych

Obszar roboczy FLYDESK

FLYDESK to platforma, która umożliwia zdalnym pracownikom lokalizowanie najlepsze przestrzenie coworkingowe i kontakt z profesjonalistami w swojej dziedzinie. Za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji FLYDESK można rezerwować miejsca do pracy oraz sale konferencyjne na godziny, dni, tygodnie lub miesiące. 

Spróbuj: jeśli chcesz sprawdzić wszystkie przestrzenie coworkingowe dostępne w pobliżu, po prostu odwiedź FLYDESK strona przestrzeni coworkingowych i filtruj według lokalizacji i typu przestrzeni (Hot desk, biurko dedykowane, prywatne biuro, a nawet sale konferencyjne, przestrzenie eventowe lub wirtualne biuro).

Otrzymasz natychmiastowy dostęp do wszystkich miejsc dostępnych w okolicy, ich miesięcznych, tygodniowych lub dziennych opłat, zdjęć i pełnych informacji o tym, jak działają członkostwa. Możesz także umówić się na spotkanie, aby zobaczyć przestrzeń, a nawet popracować stamtąd przez kilka godzin za darmo, zanim podejmiesz decyzję.

Dowiedz się więcej o przestrzeniach coworkingowych i elastycznych przestrzeniach do pracy.