Budowanie zaufania w zespołach rozproszonych jest głównym wyzwaniem dla większości firm, które zatrudniają pracowników na całym świecie, i słusznie. Ślepe zaufanie do kogoś, kogo nigdy wcześniej nie spotkałeś, nie jest wskazane, zwłaszcza gdy nie masz możliwości dzielenia się fizyczną przestrzenią. E-maile i spotkania na ekranie nie pozwalają nam na odczytywanie subtelnej mowy ciała i mikromimiki twarzy, tak jak robimy to, gdy spotykamy kogoś osobiście.

Nie na darmo nazywają to „zdobywaniem zaufania”. Zaufanie nie jest darem, ale czymś, na co trzeba zapracować.

Fundamenty zaufania

Nie możesz oczekiwać, że będziesz z powodzeniem pracować z zespołem, któremu nie ufasz. Chociaż jesteśmy neurologicznie okablowany do zaufania ludzie w zależności od ilości cytocyny w mózgu, zaufanie nie jest takie proste w kontekście wirtualnym. Istnieje wiele innych czynników, które przyczyniają się do oceny wiarygodności osób w zdalnym otoczeniu biznesowym.

Badacze poświęcili ogromną ilość wysiłku badaniu zaufania. Liczne wnioski wskazują na wpływ zaufania na wydajność zespołu, produktywność i zadowolenie pracowników. Ludzie, którzy pracują zdalnie, są o 24 procent szczęśliwsi niż tradycyjni pracownicy biurowi. Jednocześnie firmy oferujące elastyczne formy pracy mają o 25 proc. niższe wskaźniki rotacji.

W rozproszonej kulturze zespołowej tworzenie dobre pierwsze wrażenie w sprawach wiarygodności. Nie ma wątpliwości, że zarówno osoby prywatne, jak i firmy inwestują wiele zasobów w to, jak się prezentują.

Jednak praca globalna ma swoje własne niepowodzenia. Wspólny wirtualne wyzwania zespołowe może rzeczywiście zrujnować gwiezdny projekt. Na przykład różnice kulturowe i mentalność „my kontra oni” mogą negatywnie wpłynąć na zaufanie w rozproszonych zespołach. Jednak w pełni rozproszony zespół może również umożliwić pracę z utalentowanymi jednostkami i zarzucić szeroką sieć na globalny rynek. W rzeczywistości praca w rozproszonym geograficznie zespole staje się normą, a nie wyjątkiem w firmach odnoszących sukcesy, jak prawie połowa siły roboczej wkrótce będzie pracować w firmie zdalnej lub hybrydowej. Nie trzeba dodawać, że menedżerowie muszą dostosować się do zmieniającego się miejsca pracy i stworzyć skuteczny system budowania zaufania w wirtualnych zespołach.

3 aktywatory zaufania

Aby wzmocnić zaufanie w rozproszonym zespole, musisz wyjść poza konwencjonalną mądrość, która wymaga bliskości interpersonalnej, i zbudować system rozwijania zaufania, który działa dobrze nawet wtedy, gdy jesteś tysiące mil od członków zespołu.

Taki system wymaga aktywnej pracy nad zarządzaniem relacjami. Wymaga również wdrożenia zarówno technicznych, jak i organizacyjnych rozwiązań w celu zajęcia się pierwotnymi przyczynami technologii i problemami wynikającymi z ludzi.

Jakie są najlepsze sposoby budowania zaufania w wirtualnych zespołach? Zacznijmy od skupienia się na trzech kluczowych działaniach, które pomogą Ci właśnie to zrobić:

• Stwórz kompleksowy proces rekrutacji, aby wybrać odpowiednich kandydatów
• Ustal przejrzystą strukturę pracy z mierzalnymi i dobrze zdefiniowanymi wynikami i produktami
• Zarządzaj relacjami interpersonalnymi

Wielu świetnych menedżerów utknęło w tej początkowej fazie tworzenia rozproszonego zespołu. To trudne zadanie, jeśli nie masz pojęcia, jak to zrobić i jeśli pracowałeś tylko w konwencjonalnym otoczeniu. Istnieje jednak szansa, że masz już przynajmniej pewne doświadczenie w pracy międzynarodowej i po prostu musisz wiedzieć, jak ją ulepszyć. Oto jak uruchomić ten proces z pewnością siebie.

Prawo rekrutacji

Faza początkowa jest ważna, ponieważ utworzy podstawę zespołu i usunie wiele wirtualnych wyzwań zespołowych, które mogą się pojawić w przyszłości. Niezależnie od praktycznych środków, jakich zamierzasz użyć do realizacji zadania – skorzystanie z internetowej platformy rekrutacyjnej, uzyskanie rekomendacji czy zatrudnienie rekrutera – kandydaci do Twojego zespołu muszą spełniać co najmniej trzy kryteria, które są niezbędne komponenty zaufania:

• Umiejętność lub kompetencje 
• Uczciwość lub uczciwość
• Życzliwość

Umiejętność to posiadanie umiejętności i wiedzy do wykonywania zadania zawodowego. Uczciwość dostarcza to, co obiecano. Dobroczynność to dokończenie pracy i wytrwałe działanie w dobrej wierze, a także dbanie o dobro firmy.

Jak widać, wiele cech sprowadza się do cech osobowości. Dlatego dokładnie twórz opisy stanowisk, przeprowadzaj testy i przeprowadzaj rozmowy kwalifikacyjne, które sprawdzą te trzy wymiary zaufania, zanim kogoś zatrudnisz.

Jak widać, wiele cech sprowadza się do cech osobowości. Dlatego starannie twórz opisy stanowisk, rób testy i przeprowadzaj rozmowy kwalifikacyjne, które je sprawdzą trzy wymiary zaufania zanim kogoś zatrudnisz.

Rola – sprawdź, zespół – sprawdź, organizacja – sprawdź, a wyeliminujesz słabą odpowiedzialność za własne działania, różnice w etyce pracy i słabe zaangażowanie. Poczucie własności jest ważnym wyznacznikiem przyszłego sukcesu zespołu, ponieważ rozproszoni członkowie zespołu muszą być w stanie samodzielnie zacząć i pracować. Usuwa również mikro-zarządzanie.

Jasne cele

Aby praca została dostarczona tak, jak chcesz, musisz:

• Jasno określ, czego chcesz, i
• Zakomunikuj to w jasny sposób.

Dopóki nie wyjaśnisz dostaw, przepłyniesz przez błotniste wody. Łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Czasami nie wiesz, czego chcesz, ponieważ ekspert, którego chcesz zatrudnić, musi ci to dokładnie powiedzieć. Zakładając, że dobrze poradziłeś sobie z fazą rekrutacji, ustalenie głównego rezultatu i powiązanych z nim celów cząstkowych i kamieni milowych nie będzie tak skomplikowane. W rzeczywistości ekspert może pomóc ci je wyjaśnić.

Niemniej jednak Twoim zadaniem jest zorganizowanie i przekazanie jasnych ram, w których wielu ekspertów będzie skutecznie współpracować i pokierować przejściem w kierunku spójności. Zadaniem menedżera jest usuwanie niezgodnych preferencji komunikacyjnych, domysłów i nieporozumień poprzez dostarczenie narzędzi do komunikacji i zarządzania projektami. Badania wskazują, że rola menedżera jest kluczowa w adaptacja rozproszonego zespołu do nowych technologii i komunikacji. Dlatego zawsze sprawdzaj, zadawaj i odpowiadaj na pytania oraz wyjaśniaj nieporozumienia, gdy tylko się pojawią, korzystając z dostępnych narzędzi.

Zapytaj dowolnego kierownika projektu, a nie będzie wystarczająco podkreślał znaczenia terminowej, jasnej komunikacji w rozproszonych zespołach projektowych.

Zrób to osobiście

Relacje rozwijają się z czasem, więc musisz aktywnie brać udział w zarządzanie relacjami. Jeśli wybrałeś właściwych ludzi i jasno się komunikujesz, postawiłeś relacje na solidnych podstawach.

Dodatkowo weź pod uwagę i pielęgnuj różnorodność, aby móc w pełni zbudować zaufanie do swojego wirtualnego zespołu. Różnorodność dotyczy różnic osobistych. Może to być coś tak prostego, jak sprawdzenie świąt państwowych w odległej lokalizacji przed wyznaczeniem wielkiego terminu realizacji projektu, a także dowiedzenie się, co sprawia, że ludzie na całym świecie działają. Ponieważ nie wszyscy jesteśmy kulturowo przewodowy w ten sam sposób odrobina staranności zajdzie daleko, jeśli chodzi o drobne różnice. Ponownie, będzie to pestka, jeśli dobrze wybrałeś ludzi.

Podsumowując, wszyscy musimy przyczynić się do budowania zaufania w zespole, bez względu na to, czy jesteś menedżerem, czy członkiem zespołu, ponieważ jednostronne podejście po prostu nie zadziała. Upewnij się, że masz jasne wskazówki na temat tego, co oznacza zaufanie w kontekście Twojej wirtualnej pracy i dla Twojego zespołu, i aktywnie zarządzaj zespołem w zaufany sposób.