Der tales i stigende grad om kommunikation i eksterne teams i organisationer. Mellem 2005 og 2017 steg antallet af personer, der arbejder eksternt i USA, med hele 159%. Så meget som 66% af virksomheder tilbyder muligheder for fjernarbejde (fra 2019), og 16% af virksomheder drives baseret på en fuldstændig fjernarbejdsstyrke. Dette er blot nogle af de mange statistikker, der viser, at organisationer i stigende grad bevæger sig mod fjerntliggende teams med gode grunde. Forskellige undersøgelser har vist, at fjernarbejdere er gladere, sundere, mindre stresset og mere engageret. Eksterne teams betyder også færre udgifter til kontorlokaler.

På den anden side står fjerntliggende teams over for andre udfordringer, som teams baseret på samme fysiske placering ikke skal håndtere. At interagere gennem skærme, apps og e-mail gør kommunikation i fjerntliggende teams sværere og sværere at udføre opbygge tillid at personlige relationer naturligt fremmer. Det er fordi ansigt-til-ansigt interaktion giver os en chance for at vurdere ikke-verbale signaler som tone og kropssprog. Ting som tidszoner, kulturelle og sproglige barrierer samt afstand kan få teammedlemmer til at føle sig mindre som et team. 

Hvordan får du så fjerntliggende team til at kommunikere og arbejde effektivt sammen, når de ikke kan mødes ansigt til ansigt? Nøglen er at indføre en klart defineret intern kommunikationsstrategi – og holde fast i den.

Sæt standarder for synlighed og kommunikation

For at lette effektiv kommunikation i fjerntliggende teams, start med at etablere det niveau af synlighed, du forventer af dine fjernmedarbejdere. Sørg for, at de ved, hvor mange timers arbejde der forventes hver dag, uge eller måned, og at de er klar over, hvordan deres arbejdsstatus eller placering skal deles med holdkammerater eller ledere. Distribuerede teams har brug for denne synlighed for at identificere det bedste tidspunkt at kommunikere med hinanden på; medmindre rollen er fuldt fleksibel med klare anvisninger og minimalt behov for interaktioner med kolleger.

Opret en ekstern eller fleksibel arbejdspolitik, eller få dit HR-team til at skitsere dette dokument. Denne politik bør omfatte vilkårene for de fleksible arbejdsfordele og de foretrukne værktøjer eller applikationer til fjernsamarbejde og kommunikation. Se vores Værktøjsguide til fjernkommunikation for flere detaljer. Den fleksible arbejdspolitik bør også klart angive, hvad du forventer af hvert teammedlem med hensyn til online tilstedeværelse og synlighed. Dette sikrer, at hvert medlem af dit distribuerede team er klar over, hvad de skal gøre, og hvornår de kan drage fordel af en fleksibel arbejdsmodel.

Klare opgaver og mål

Sørg for, at hvert medlem af dit team forstår deres opgaver, og at de er opdateret på, hvad de skal opnå. Brug en delt kalender eller et projektplanlægningsværktøj som f.eks Holduge, for at holde hele dit team opdateret på de opgaver, som hver person arbejder på i øjeblikket, såvel som dem, der afventer. Denne tilgang vil i høj grad reducere forvirringen med hensyn til, hvem der skal arbejde med hvad, samt give mulighed for åben kommunikation i eksterne teammedlemmer, hvis nogen problemer skal afklares.

SMART-kriterierne er et effektivt værktøj, der hjælper dig med at sætte klare, opnåelige mål for fjernarbejdere. SMART-mål giver ledere mulighed for at fokusere på resultater i stedet for at mikrolede medarbejdere. Denne tilgang er kendt for forbedre produktiviteten og booste moralen. Dette akronym står for:

S – Specifik

M – Målbar

A – Opnåeligt

R – Relevant

T – Tidsbestemt

Sæt mål med disse faktorer i tankerne, så vil dit eksterne team være klar over det arbejde, der kræves for at nå dem. Glem ikke at afklare, om hvert mål er en kortsigtet milepæl eller et mellem- eller langsigtet mål. 

Møder og opkald – hvorfor, hvordan og hvornår

Regelmæssige møder faciliterer en åben samtale om arbejdsgange og medarbejdernes præstationer. Afhold ansigt-til-ansigt- eller videomøder ugentligt på en-til-en basis med hver medarbejder; disse skal vare mindst 20 minutter. Dette er det perfekte tidspunkt til at tage fat på eventuelle præstationsproblemer og til at løse eventuelle spørgsmål om specifikke opgaver. Det er også et godt tidspunkt at give statusopdateringer. 

Brug regelmæssige taleopkald til korte en-til-en diskussioner uden for det ugentlige møde; til gruppemøder med mere end to deltagere skal du dog bruge virtuelle tale- og videomøder. Dette sikrer, at alle teammedlemmer er opmærksom på og engageret i samtalen. 

Udføre vurderinger på halvårs- eller årsbasis. Disse skal vare mindst 1,5 time. En vurdering er en mulighed for at fokusere på den samlede præstation for hvert teammedlem. Samt skitsere din organisations forventninger til hvert medlem fremadrettet. Mindre spørgsmål vedrørende specifikke opgaver har ingen plads her - diskuter disse på dine ugentlige møder.

Endelig, for at opbygge virksomhedskultur, organisere fysiske, personlige møder mindst en gang om året. Disse er en mulighed for at udføre ikke-arbejdsaktiviteter, såsom teambuilding-øvelser. Disse møder kan hjælpe med at facilitere bedre forhold mellem teammedlemmer, hvilket vil give det distribuerede team mulighed for at arbejde som én sammenhængende enhed, selv når de ikke er i samme geografiske placering eller tidszone. 

Andre kreative måder at opbygge virksomhedskultur på inkluderer virtuelle happy hours, socialt spil og ikke-arbejdsrelaterede møder. Forskere har discovered, at regelmæssig deltagelse i disse typer aktiviteter forbedrer målsætning og problemløsningsevner hos medlemmer af distribuerede teams.