En effektiv kommunikationsmodel for fjerntliggende teams vil identificere alle de forskellige apps, der kan bruges til at overvinde udfordringerne ved fjernkommunikation. Disse apps sikrer, at kommunikationslinjerne med dit distribuerede team altid er åbne for at forbedre samarbejde og teamwork. Med dette på plads kan distribuerede teams virkelig opnå deres fulde potentiale. Her er et eksempel på, hvordan en effektiv intern kommunikationsstrategi kan se ud, med muligheder for applikationer og anbefalinger til brug.

Chat – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

I en nøddeskal: Ideel til øjeblikkelige og vedvarende chats organiseret efter emne, som normalt kræver et mere øjeblikkeligt svar end e-mails. Dette gælder for gruppe- og en-til-en samtaler. Chatapplikationer er praktiske, hvis du vil holde lange samtaler i gang. Chats kan også eskaleres til liveopkald og møder med stemme, skærmdeling og videoer, som er essentielle for ekstern teamkommunikation.

Insider tip 1TP3T1: Platform'er såsom WhatsApp fungerer til korte, personlige beskeder. For mere professionelle samtaler anbefaler vi Slack til startups og derefter Microsoft Team, efterhånden som din virksomhed vokser. Du kan også bruge disse applikationer til ikke-arbejdsrelaterede emner for at undgå at bruge for mange applikationer. Alternativt, for en dedikeret social platform, tjek Facebook Workspace eller Microsoft Yammer.

Insider tip 1TP3T2: Indstil tidsrammer, når du forventer svar for at undgå frustration.

Insider tip 1TP3T3: Ved akutte sager skal du bare tage telefonen og ringe. Undgå at sende de samme beskeder via forskellige platforme.

E-mail – Google Gmail, Microsoft Outlook

I en nøddeskal: E-mails er velegnede til tredjepartskommunikation, der er mere formel, officiel, struktureret, ofte længere og højst sandsynligt til meddelelser, der ikke kræver et øjeblikkeligt svar. 

Insider tip 1TP3T1: Kommuniker forskellen mellem e-mail- og chatapplikationer, ellers kan du skabe forvirring om, hvornår du skal bruge hvad. En e-mail ville være fokuseret på en specifik besked fra én person til et publikum, men chats er mere samtale, hvilket tillader en mere afbalanceret deltagelse.

Insider tip 1TP3T2: Husk, at folk modtager tonsvis af e-mails, så chats eller opkald er bedre til presserende beskeder.

Kalender – Google Kalender, Microsoft Outlook + Calendly

I en nøddeskal: De fleste e-mail-applikationer kommer med en integreret kalenderfunktion, der fastholder værdien af e-mail-applikationer på trods af det seneste fald i e-mail-værdi. 

For at give folk nok tid til at forberede og diskutere vigtige emner, er det altid tilrådeligt at planlægge møder på forhånd. For fjerndeltagere vil møder også blive et almindeligt kommunikationsværktøj, da invitationer normalt indeholder the link til virtuelle mødelokaler.

Insider tip 1TP3T1: Vi anbefaler, at du holder dig til én kontorapplikationspakke; gå efter Google G-Suite, hvis du er nystartet, og derefter Microsoft Office 365 til mere etablerede virksomheder. 

Insider tip 1TP3T2: Vi foreslår også, at du bruger et mødebookingsprogram såsom Calendly for at undgå frem og tilbage med eksterne kontakter for at aftale en passende dato og tid for dit møde.

Virtuelle møder – Zoom, Hangout + Calendly

I en nøddeskal: Virtuelle møder eller onlinemøder er obligatoriske, når mindst én af deltagerne er fjerntliggende, eller når deres placering er ukendt. Selvom nogle chatapplikationer tilbyder en anstændig virtuel møde-/konferenceoplevelse, har dedikerede applikationer tendens til at levere specifikke funktioner, integration, support og servicekvalitet, der retfærdiggør deres implementering. 

Insider tip 1TP3T1: Vi anbefaler Zoom (+ Calendly) til startups, da Google Hangouts ikke er så rig på funktioner; det kan også bruges af større virksomheder som et alternativ til Microsoft Teams, som stadig står over for nogle udfordringer til møder med eksterne deltagere. Det er dog sandsynligvis kun et spørgsmål om tid, før Microsoft bliver platform nummer et for alle arbejdsrelaterede applikationer til mellemstore og store virksomheder, mens Google kæmper for det mindre erhvervsmarked.

Insider tip 1TP3T2: Gør det til en vane altid at inkludere links til onlinemøder i din kalenderinvitation, når deltagerens placering er ukendt.

Projektledelse – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

I en nøddeskal: Projektstyringsværktøjer er især nyttige, når du har et distribueret team, fordi det giver teamet mulighed for at se, hvad alle laver, og hvordan fremskridtene er, uden at skulle spørge hver gang. Alle kan logge deres fremskridt ét sted, og det er tydeligt og handlingsvenligt for hele teamet.

Insider tip 1TP3T1: Til projektstyringsformål kan Google Task oprette meget enkle opgavelister, som teammedlemmer kan henvise til. Brug Basecamp, Trello, TeamWeek eller Asana, hvis du har brug for yderligere funktioner såsom projektsporing, avanceret og tilpasset struktur eller integrationer.

Opkald – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

I en nøddeskal: Nogle gange glemmer vi det grundlæggende: Den mest effektive måde til fjernkommunikation af teams er at tage telefonen og tale! En yderligere fordel er, at telefonopkald ikke er afhængige af internetnetværkets stabilitet. 

Insider tip 1TP3T1: De fleste virtuelle møde- eller online stemmeapplikationer som Zoom integrerer telefonkonferencenumre til samtaler med flere deltagere. 

Insider tip 1TP3T2: Når du har adgang til et stabilt internetnetværk, vil brug af online lyd (VoIP) fra Zoom, Hangout eller WhatsApp give dig mulighed for nemt at eskalere fra tale til videoopkald – og det vil spare på telekommunikationsomkostninger, især når du er på rejse.

Dokumentlagring og samarbejde – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

I en nøddeskal: De dage, hvor vi administrerede fillagring og sikkerhedskopier med dyre harddiske, er for længst forbi. Nu findes der mange løsninger til at gemme dine dokumenter på tværs af hele din organisation med meget nemme gemme- og delefunktioner. Selv redigering af et dokument er nu muligt online, og det var her, Microsoft gjorde et fantastisk stykke arbejde for nylig med Office-integrationen (Word, PowerPoint, Excel...) i Office 365. 

Insider tip 1TP3T1: Google er stadig meget konkurrencedygtig med Google Drev for opbevaring og kraftfulde funktioner til online dokumentsamarbejde (Sheets, Docs, Slides, Forms...). Disse er ikke kun ideelle til intern kommunikation, men også ekstern dokumentdeling.

Nu ved du alt om forskellige apps og programmer, som du kan bruge til at kommunikere med et eksternt team, men at have de rigtige programmer er ikke nok, her er strategierne på hvordan man kommunikerer effektivt med fjerntliggende team vi har sat sammen.

Bliv en FLYDESKER og modtag flere nyttige artikler som denne.