Office pladsplanlægning kan være en kompleks beregning. Det er ikke kun arbejdspladsen, der skal tages i betragtning, men også fællesarealerne, mødelokalerne eller andre faciliteter, som du måtte have brug for. I denne artikel diskuterer vi de mest relevante spørgsmål, som du bliver nødt til at besvare, før du beslutter dig for dine kontorpladsbehov, og giver dig løsningerne til, hvordan du beregner dine behov baseret på dine størrelse og budgetkrav. 

FLYDESK giver nu mulighed for at beregne dit kontorpladsbehov mere præcist. Ved at bruge vores ekspertise og vores specialbyggede kontorlokalberegner kan vi give dig en guide til størrelsen af det rum, du har brug for, og de sandsynlige omkostninger. Variabler omfatter antallet af skriveborde, antal mødelokaler og fællesarealer.

Udfyld venligst dette Kontaktformular og vi laver en simulering af størrelse og omkostninger, skræddersyet til dine krav.

Estimer din kontorstørrelse

Hvor meget kapacitet har du brug for per medarbejder?

Det er måske det mest oplagte spørgsmål, men en af de afgørende faktorer ved overvejelse af kontorstørrelser er mængden af mennesker, som du forventer eller planlægger at bruge dem. Den grundlæggende forudsætning er, at hver medarbejder skal have omkring 100/120 kvadratfod, med den gennemsnitlige arbejdsstation på omkring 50 kvadratfod. En hurtig beregning kan fortælle dig, om det kontor, du overvejer, giver nok kontorplads pr. person og derfor giver dem et behageligt og produktivt arbejdsmiljø.

Kommer medarbejdere ind hver dag, eller arbejder de på afstand?

At vurdere dine ideelle kontordimensioner og -behov betyder, at du tager i betragtning, hvor ofte kontorlokalet skal bruges. Hvis dit team kun arbejder i et kontor på bestemte dage i ugen, kan det være værd at overveje et coworking-rum, som giver større fleksibilitet og mulighed for, at folk kan hot desk. Hvis hele dit team er fast baseret på et kontor, kan det være værd at overveje noget lidt større for at imødekomme medarbejderne og deres behov. 

Du kan bygge din egen fleksible arbejdsmodel ved hjælp af vores fleksibelt arbejdsmodeldiagnoseværktøj. Ved at besvare denne korte undersøgelse kan FLYDESK sammensætte en fleksibel arbejdsdiagnose, som du kan bruge til at generere din egen fleksarbejdspolitik ved hjælp af vores gratis skabelon. Du kan også rådføre dig med FLYDESK for at forstå dine behov og for at finde ud af, hvor meget plads du har brug for og for at finde ud af, hvad dit budget sandsynligvis vil være.

Hvilke fællesarealer har du brug for?

For nogle virksomheder kan fællesarealer være afgørende for at fremme interaktion mellem teammedlemmer og skabe et område, hvor medarbejderne kan tage en pause og slappe af. Andre med base i bycentre føler måske ikke behovet for at have et fælles område, da mange faciliteter er lige uden for 1TP3192T Når du formulerer dine ideer til planlægning af kontorlokaler, kan det være værd at diskutere med dit team, om der er efterspørgsel efter et fælles område.

Som et eksempel vil FLYDESK-beregneren vise dig, at et tæt placeret kontor i Hong Kong Central kan være dyrere end et meget rummeligt kontor i Tsim Sha Tsui, selvom alle dine andre krav er nøjagtig de samme.

Har du brug for mødelokaler? Hvor store og hvor mange?

Dette afhænger igen af din type virksomhed. Er du en virksomhed, der er vært for en række kunder, eller deltager du i møder på afstand? Hvis du har brug for et mødelokale, er det værd at tænke over, hvilken størrelse mødelokale du har brug for. Nogle virksomheder har brug for masser af AV-udstyr til at præsentere for deres kunder, mens andre blot har brug for et bord og nogle stole. En ting at huske er, at den gennemsnitlige størrelse på et møde er 3 personer, hvorimod den gennemsnitlige størrelse på et mødelokale kan rumme 8 personer, så der bør tænkes lidt over, hvor mange mødelokaler du egentlig har brug for.

Prismodellen, vi bruger til mødelokaler i FLYDESK-beregneren, er baseret på det antal timer, du vurderer, du skal bruge til møder hver måned. Som beregneren vil vise dig, kan der nemt være en prisforskel på 5-10% i dine samlede månedlige omkostninger, hvis du ender med at leje for mange mødelokaler, du faktisk ikke bruger.

Har du brug for private opkalds-/videokabiner? Hvor mange?

Skulle din virksomhed udføre det meste af sin aktivitet online via Skype eller Zoom, kan det være værd at overveje, om du har brug for en privat stand til videoopkald. Dette giver dig mulighed for at afholde onlinemøder i relativ fortrolighed, især hvis dit kontor er i et coworking-rum. Der er tidspunkter, hvor du har brug for fuldstændig privatliv og ro til at tale med kunder eller kolleger, og en privat stand tilbyder denne mulighed. Hvor mange du har brug for afhænger af, hvor mange i dit team, der bruger Skype, Zoom, Google Meet eller et lignende værktøj til daglig. Hvis det er meget sjældent, kan det være værd at planlægge dit kontorlokale for at skabe et område med privatliv i stedet for en dedikeret stand. 

Hvilke andre faciliteter har du brug for?

Når du overvejer dine behov for kontorplads, vil du måske også tænke på andre faciliteter, du har brug for. Har din virksomhed brug for et showroomområde? Skal dine medarbejdere have et køkkenområde til at tilberede mad og drikke? Igen, nogle konsultationer med dine medarbejdere kan være umagen værd for at finde ud af, hvad der er nødvendigt, og for at sikre, at miljøet passer til dine behov.

FLYDESK-beregneren lader dig vælge, hvor rummeligt du vil have dit kontor til at være, hvor stilfuldt du vil have det, og hvor mange møbler du forventer, at det skal have. Et fuldt møbleret og rummeligt kontor kommer til at koste meget mere, hvis du ønsker at bo i et centralt område.

Brug venligst vores forespørgselsformular for at beskrive dine behov, og vi hjælper dig med at beregne dit pladsbehov.

Anslå dit kontoromkostninger

Har du brug for at være i et centralt område/by?

Bymidtepriser vil uundgåeligt blive dyrere end et sted uden for byen, så du bør spørge dig selv, om du har brug for den bymidteplacering, eller kunne du vinde mere plads ved at erhverve et kontorlokale længere væk fra et bycentrum? Den gennemsnitlige størrelse af kontorlokaler vil sandsynligvis være mere begrænset i et fortættet byområde.

Som vores lommeregner vil vise, kan et kontor, du vil betale HK$480.000 for i Hong Kong Central, være så lavt som HK$350.000 i Sheung Wan med nøjagtig de samme kontorkrav, selvom det kun er en kort afstand .

Leder du efter et fælles kontorrum (coworking space) eller dit eget private kontorrum?

Dette er et godt spørgsmål, når du overvejer pladsplanlægning til et kontor. Har du virkelig brug for separate lokaler, eller er din virksomhed og arbejdsstil mere egnet til et åbent layout? Ofte kan coworking-rum vise sig at være inspirerende, da du kan afvise andre ligesindede virksomheder. Visse virksomheder, såsom juridiske eller finansielle, foretrækker dog private områder for at mødes med kunder og diskutere følsomme spørgsmål. Nogle gange er det rigtigt for en virksomhed at have en blanding af begge.  

Som et eksempel kan et 'flydende skrivebord'-arrangement koste alt mellem US$30 pr. dag til US$350 pr. måned, hvorimod et privat kontor eller kontorpakke kan være hvor som helst mellem US$350 og US$800 pr. måned i et coworking-rum.

Sådan beregner du dit budget

Når du overvejer din ideelle kontorstørrelse, skal du også overveje, om din virksomhed kan absorbere omkostningerne fra dit nye arbejdsområde. Der er naturligvis en række forskellige priser tilgængelige for forskellige budgetter, selv på de mest eftertragtede steder. Det er vigtigt at lægge et budget, før du ser dig omkring, så du ved, hvad du har råd til, og derefter basere din søgning omkring dette tal. Du kan indstille forskellige prisniveauer på FLYDESK så det passer til dit budget, og vi kan også hjælpe dig med at beregne dit budget ud fra dine behov. 

Typiske udgifter til kontorlokaler

Ifølge CBRE, en ejendomsrådgiver baseret i LA, var de typiske omkostninger for kontorlokaler i nogle af verdens mest eftertragtede lokationer i 1. kvartal af 2019 som følger:

• Hong Kong = $312 pr. kvadratfod pr. år
• London (West End) = $222,70 per kvadratfod om året
• New York (Midtown Manhattan) = $196,89 pr. kvadratfod pr. år
• Beijing (CBD) = $117.05 pr. kvadratfod pr. år
• New Delhi (CBD) = $143,97 pr. kvadratfod pr. år

Så det er værd at huske på, hvor du skal være placeret i verden og prisforskellene, før du beslutter dig for, hvilken kontorstørrelse du skal bruge.

Hvad skal jeg gøre nu?

At beregne din ideelle kontorstørrelse er ikke en eksakt videnskab. Der er mange medvirkende faktorer for din virksomhed, nogle personlige og nogle praktiske. Når du har besvaret nogle af ovenstående spørgsmål, har du måske en bedre idé om, hvad du har brug for.

Udfyld venligst dette Kontaktformular og vi laver en simulering af størrelse og omkostninger, skræddersyet til dine krav.