Innerhalb von Organisationen wird zunehmend über die Kommunikation in Remote-Teams gesprochen. Zwischen 2005 und 2017 stieg die Zahl der Menschen, die in den USA aus der Ferne arbeiten, um satte 159%. Nicht weniger als 661 TP1T der Unternehmen bieten Remote-Arbeitsoptionen an (Stand 2019), und 161 TP1T der Unternehmen basieren auf einer vollständig remote arbeitenden Belegschaft. Dies sind nur einige der zahlreichen Statistiken, die zeigen, dass Unternehmen aus guten Gründen zunehmend auf Remote-Teams umsteigen. Verschiedene Studien haben gezeigt, dass Remote-Arbeiter sind glücklicher, gesünder, weniger gestresst und engagierter. Remote-Teams bedeuten auch weniger Ausgaben für Büroflächen.

Auf der anderen Seite stehen Remote-Teams vor anderen Herausforderungen, mit denen Teams, die sich am selben physischen Standort befinden, nicht fertig werden müssen. Die Interaktion über Bildschirme, Apps und E-Mail macht die Kommunikation in Remote-Teams immer schwieriger Vertrauen aufbauen die persönliche Beziehungen auf natürliche Weise fördern. Das liegt daran, dass uns die Interaktion von Angesicht zu Angesicht die Möglichkeit gibt, nonverbale Hinweise wie Ton und Körpersprache zu bewerten. Dinge wie Zeitzonen, kulturelle und sprachliche Barrieren sowie Entfernungen können dazu führen, dass sich Teammitglieder weniger als Team fühlen. 

Wie bringen Sie dann ein Remote-Team dazu, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, wenn sie sich nicht persönlich treffen können? Der Schlüssel liegt darin, eine klar definierte interne Kommunikationsstrategie zu etablieren – und daran festzuhalten.

Sichtbarkeit und Kommunikationsstandards setzen

Um eine effektive Kommunikation in Remote-Teams zu erleichtern, sollten Sie zunächst das Maß an Sichtbarkeit festlegen, das Sie von Ihren Remote-Mitarbeitern erwarten. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie viele Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat zu erwarten sind, und dass ihnen klar ist, wie ihr Arbeitsstatus oder Standort mit Teamkollegen oder Managern geteilt werden muss. Verteilte Teams brauchen diese Sichtbarkeit, um den besten Moment für die Kommunikation miteinander zu identifizieren; es sei denn, die Rolle ist völlig flexibel mit klaren Anweisungen und minimalen Interaktionen mit Kollegen.

Erstellen Sie eine Richtlinie für Telearbeit oder flexibles Arbeiten oder bitten Sie Ihr HR-Team, dieses Dokument zu skizzieren. Diese Richtlinie sollte die Bedingungen der flexiblen Arbeitsleistungen und die bevorzugten Tools oder Anwendungen für die Remote-Zusammenarbeit und -Kommunikation enthalten. Siehe unsere Tool-Leitfaden für die Fernkommunikation für mehr Details. Die Richtlinie zur flexiblen Arbeit sollte auch klar darlegen, was Sie von jedem Teammitglied in Bezug auf Online-Präsenz und -Sichtbarkeit erwarten. Dadurch wird sichergestellt, dass jedem Mitglied Ihres verteilten Teams klar ist, was es tun sollte und wann es von einem flexiblen Arbeitsmodell profitieren kann.

Klare Aufgaben und Ziele

Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied Ihres Teams seine Aufgaben versteht und dass es auf dem Laufenden ist, was es erreichen muss. Verwenden Sie einen gemeinsamen Kalender oder ein Projektplanungstool wie z Teamwoche, um Ihr gesamtes Team über die Aufgaben auf dem Laufenden zu halten, an denen jede Person derzeit arbeitet, sowie über die anstehenden Aufgaben. Dieser Ansatz wird die Verwirrung darüber, wer an was arbeiten sollte, erheblich verringern und eine offene Kommunikation zwischen entfernten Teammitgliedern ermöglichen, wenn Probleme geklärt werden müssen.

Die SMART-Kriterien sind ein effektives Werkzeug, das Ihnen hilft, klare, erreichbare Ziele für Remote-Mitarbeiter festzulegen. SMARTe Ziele ermöglichen es Managern, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt Mitarbeiter im Mikromanagement zu führen. Diese Vorgehensweise ist bekannt die Produktivität verbessern und die Moral steigern. Dieses Akronym steht für:

S – Spezifisch

M – Messbar

A – Erreichbar

R – Relevant

T – Zeitgebunden

Setzen Sie Ziele mit diesen Faktoren im Hinterkopf, dann wird Ihr Remote-Team sich darüber im Klaren sein, welche Arbeit erforderlich ist, um sie zu erreichen. Vergessen Sie nicht zu klären, ob es sich bei jedem Ziel um einen kurzfristigen Meilenstein oder um ein mittel- oder langfristiges Ziel handelt. 

Meetings und Calls – warum, wie und wann

Regelmäßige Meetings ermöglichen ein offenes Gespräch über Arbeitsabläufe und Mitarbeiterleistung. Führen Sie mit jedem Mitarbeiter wöchentlich persönliche oder Video-Meetings auf einer Eins-zu-eins-Basis durch; diese sollten mindestens 20 Minuten dauern. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um Leistungsprobleme anzusprechen und Fragen zu bestimmten Aufgaben zu klären. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, um Status-Updates bereitzustellen. 

Nutzen Sie regelmäßige Sprachanrufe für kurze Einzelgespräche außerhalb des wöchentlichen Meetings; Verwenden Sie jedoch für Gruppenmeetings mit mehr als zwei Teilnehmern virtuelle Sprach- und Videomeetings. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder sind sich des Gesprächs bewusst und beteiligt. 

Führen Sie halbjährliche oder jährliche Beurteilungen durch. Diese sollten mindestens 1,5 Stunden dauern. Eine Beurteilung ist eine Gelegenheit, sich auf die Gesamtleistung jedes Teammitglieds zu konzentrieren. Skizzieren Sie außerdem die Erwartungen Ihrer Organisation an jedes Mitglied für die Zukunft. Kleinere Fragen zu bestimmten Aufgaben haben hier keinen Platz – besprechen Sie diese in Ihren wöchentlichen Meetings.

Um schließlich eine Unternehmenskultur aufzubauen, organisieren Sie mindestens einmal im Jahr physische, persönliche Treffen. Dies ist eine Gelegenheit, außerberufliche Aktivitäten wie Teambuilding-Übungen durchzuführen. Diese Meetings können dazu beitragen, bessere Beziehungen zwischen Teammitgliedern zu fördern, wodurch das verteilte Team als eine zusammenhängende Einheit arbeiten kann, selbst wenn sie sich nicht am selben geografischen Standort oder in derselben Zeitzone befinden. 

Andere kreative Wege zum Aufbau einer Unternehmenskultur sind virtuelle Happy Hours, Social Gaming und nicht arbeitsbezogene Meetings. Forscher haben herausgefunden, dass die regelmäßige Teilnahme an dieser Art von Aktivitäten die Zielsetzung und die Fähigkeiten zur Problemlösung bei Mitgliedern verteilter Teams verbessert.