Ein effektives Kommunikationsmodell für Remote-Teams identifiziert alle verschiedenen Apps, die verwendet werden können, um die Herausforderungen der Remote-Kommunikation zu bewältigen. Diese Apps stellen sicher, dass die Kommunikationswege mit Ihrem verteilten Team immer offen sind, um die Zusammenarbeit und Teamarbeit zu verbessern. Damit können verteilte Teams wirklich ihr volles Potenzial ausschöpfen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine effektive interne Kommunikationsstrategie aussehen könnte, mit Anwendungsmöglichkeiten und Anwendungsempfehlungen.

Chat – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

Kurzgesagt: Ideal für nach Themen organisierte sofortige und dauerhafte Chats, die normalerweise eine unmittelbarere Antwort erfordern als E-Mails. Dies gilt für Gruppen- und Einzelgespräche. Chat-Anwendungen sind praktisch, wenn Sie lange Gespräche führen möchten. Chats können auch zu Live-Anrufen und Meetings mit Sprache, Bildschirmfreigabe und Videos eskaliert werden, die für die Remote-Teamkommunikation unerlässlich sind.

Geheimtipp #1: Plattformen wie WhatsApp funktionieren für kurze, persönliche Nachrichten. Für professionellere Gespräche empfehlen wir Slack für Startups und dann Microsoft Team, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sie können diese Anwendungen auch für nicht arbeitsbezogene Themen verwenden, um zu vermeiden, dass Sie zu viele Anwendungen verwenden. Alternativ können Sie sich für eine dedizierte soziale Plattform auch Facebook Workspace oder Microsoft Yammer ansehen.

Geheimtipp #2: Legen Sie Zeitrahmen fest, in denen Sie Antworten erwarten, um Frustration zu vermeiden.

Geheimtipp #3: In dringenden Angelegenheiten einfach zum Hörer greifen und anrufen. Vermeiden Sie es, dieselben Nachrichten über verschiedene Plattformen zu senden.

E-Mail – Google Gmail, Microsoft Outlook

Kurzgesagt: E-Mails eignen sich für die Kommunikation mit Dritten, die formeller, offizieller, strukturierter, oft länger und am wahrscheinlichsten für Nachrichten ist, die keine sofortige Antwort erfordern. 

Geheimtipp #1: Kommunizieren Sie den Unterschied zwischen E-Mail- und Chat-Anwendungen, sonst könnten Sie Verwirrung stiften, wann Sie was verwenden sollten. Eine E-Mail würde sich auf eine bestimmte Nachricht von einer Person an ein Publikum konzentrieren, aber Chats sind dialogorientierter und ermöglichen eine ausgewogenere Teilnahme.

Geheimtipp #2: Denken Sie daran, dass die Leute Unmengen von E-Mails erhalten, daher sind Chats oder Anrufe besser für dringende Nachrichten.

Kalender – Google Kalender, Microsoft Outlook + Calendly

Kurzgesagt: Die meisten E-Mail-Anwendungen verfügen über eine integrierte Kalenderfunktion, die den Wert von E-Mail-Anwendungen trotz des jüngsten Rückgangs des E-Mail-Werts aufrechterhält. 

Um den Menschen genug Zeit zu geben, wichtige Themen vorzubereiten und zu besprechen, ist es immer ratsam, Meetings im Voraus zu planen. Auch für Remote-Teilnehmer werden Meetings zu einem regelmäßigen Kommunikationsinstrument, da Einladungen normalerweise den Link zu virtuellen Besprechungsräumen enthalten.

Geheimtipp #1: Wir empfehlen, sich an eine Office-Anwendungssuite zu halten; Entscheiden Sie sich für Google G-Suite, wenn Sie ein Startup sind, und dann für Microsoft Office 365 für etabliertere Unternehmen. 

Geheimtipp #2: Wir empfehlen auch die Verwendung einer Meeting-Buchungsanwendung wie Calendly, um das Hin und Her mit externen Kontakten zu vermeiden, um ein geeignetes Datum und eine geeignete Uhrzeit für Ihr Meeting zu vereinbaren.

Virtuelle Meetings – Zoom, Hangout + Calendly

Kurzgesagt: Virtuelle Meetings oder Online-Meetings sind obligatorisch, wenn mindestens einer der Teilnehmer remote ist oder wenn sein Standort unbekannt ist. Auch wenn einige Chat-Anwendungen ein anständiges virtuelles Besprechungs-/Konferenzerlebnis bieten, bieten dedizierte Anwendungen in der Regel spezifische Funktionen, Integration, Support und Servicequalität, die ihre Implementierung rechtfertigen. 

Geheimtipp #1: Wir empfehlen Zoom (+ Calendly) für Startups, da Google Hangouts nicht so funktionsreich ist; Es kann auch von größeren Unternehmen als Alternative zu Microsoft Teams genutzt werden, das bei Meetings mit externen Teilnehmern noch vor einigen Herausforderungen steht. Es ist jedoch wahrscheinlich nur eine Frage der Zeit, bis Microsoft die Plattform Nummer eins für alle arbeitsbezogenen Anwendungen für mittlere bis große Unternehmen wird, während Google um den Markt für kleinere Unternehmen kämpft.

Geheimtipp #2: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, immer Links zu Online-Meetings in Ihre Kalendereinladung aufzunehmen, wenn der Standort des Teilnehmers unbekannt ist.

Projektmanagement – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

Kurz gesagt: Projektmanagement-Tools sind besonders nützlich, wenn Sie ein verteiltes Team haben, da es dem Team ermöglicht, zu sehen, was jeder tut und wie der Fortschritt ist, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen. Jeder kann seinen Fortschritt an einem Ort protokollieren, und es ist klar und für das gesamte Team umsetzbar.

Geheimtipp #1: Für Projektmanagementzwecke kann Google Task sehr einfache Aufgabenlisten erstellen, auf die sich Teammitglieder beziehen können. Verwenden Sie Basecamp, Trello, TeamWeek oder Asana, wenn Sie zusätzliche Funktionen wie Projektverfolgung, erweiterte und benutzerdefinierte Struktur oder Integrationen benötigen.

Anrufe – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

Kurzgesagt: Wir vergessen manchmal die Grundlagen: Der effektivste Weg für die Fernkommunikation im Team besteht darin, zum Telefon zu greifen und zu sprechen! Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Telefonanrufe nicht von der Stabilität des Internetnetzwerks abhängen. 

Geheimtipp #1: Die meisten virtuellen Besprechungs- oder Online-Sprachanwendungen wie Zoom integrieren Telefonkonferenznummern für Gespräche mit mehreren Teilnehmern. 

Geheimtipp #2: Wenn Sie Zugang zu einem stabilen Internetnetzwerk haben, können Sie mit Online-Audio (VoIP) von Zoom, Hangout oder WhatsApp problemlos von einem Sprach- zu einem Videoanruf wechseln – und es werden Telekommunikationskosten gespart, insbesondere wenn Sie unterwegs sind.

Dokumentenspeicherung und Zusammenarbeit – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

Kurzgesagt: Die Zeiten, in denen wir Dateispeicherung und Backups mit teuren Festplatten verwalteten, sind lange vorbei. Jetzt gibt es viele Lösungen, um Ihre Dokumente in Ihrer gesamten Organisation mit sehr einfachen Speicher- und Freigabefunktionen zu speichern. Sogar das Bearbeiten eines Dokuments ist jetzt online möglich und hier hat Microsoft kürzlich mit der Office-Integration (Word, PowerPoint, Excel…) in Office 365 großartige Arbeit geleistet. 

Geheimtipp #1: Google ist immer noch sehr konkurrenzfähig mit Google Drive für die Speicherung und leistungsstarke Funktionen für die Online-Zusammenarbeit von Dokumenten (Tabellen, Dokumente, Präsentationen, Formulare …). Diese sind nicht nur ideal für die interne Kommunikation, sondern auch für den externen Dokumentenaustausch.

Jetzt wissen Sie alles über verschiedene Apps und Programme, die Sie verwenden können, um mit einem Remote-Team zu kommunizieren, aber die richtigen Programme sind nicht genug, hier sind die Strategien dazu wie man effektiv mit einem entfernten Team kommuniziert wir haben zusammengestellt.

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