Mit immer mehr Unternehmen und Einzelpersonen, die sich zum Hybrides Arbeitsleben, gibt es viele neue flexible Arbeitslösungen, die den Einstieg erleichtern. Unternehmen erforschen das Konzept von 'Hot-Desking', wo die Mitarbeiter keine festen Schreibtische mehr haben und stattdessen einen gemeinsamen Arbeitsbereich schaffen, in dem die Mitarbeiter ihre Plätze reservieren können. Der Wechsel zu einem Hot-Desking bietet so viele Vorteile, wie z. B. eine erhöhte Arbeitsplatzflexibilität für Mitarbeiter, Bürokosten- und Energieeinsparungen und mehr Zusammenarbeit im Büro. 

Es bringt jedoch auch seine Herausforderungen mit sich – eine große davon ist die Verwaltung von Schreibtischflächen und die Reservierung Ihres Platzes.

In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein Desk-Buchungsmanagement, Probleme, mit denen Sie konfrontiert sind, und Lösungen, die Sie in Betracht ziehen können.

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Herausforderungen bei der Schreibtischbuchung

Während ein Hybride Arbeit hat viele Vorteile, gibt es auch einige Herausforderungen, die mit der Umsetzung eines Shared-Office-Konzepts einhergehen. Aber keine Sorge, wir werden Ihnen auch einige Lösungen anbieten, die Sie in Betracht ziehen sollten!

Schauen wir uns einige der Probleme bei der Tischbuchung und Lösungen an, wie man sie überwindet.

Problem #1: Ungenutzte Büroflächen oder Überkapazitäten

Manchmal stehen Sie möglicherweise vor einer Situation, in der Sie überschätzen könnten, wie viele Ihrer Teammitarbeiter ins Büro zurückkehren möchten. Es würde definitiv nicht reichen Arbeitsbereiche für Ihre Mitarbeiter im Büro und es kann schwierig sein, den Mitarbeitern in einer solchen Situation zu kommunizieren und den Arbeitsplatz zuzuweisen.

Andererseits könnte das gegenteilige Szenario eintreten, wenn Ihre Teammitglieder oder Mitarbeiter, die vom Büro aus arbeiten möchten, nicht genügend Kapazität haben. Dies könnte eine schwierige Situation sein, da Sie dann nicht wissen, wie Sie vorhersagen können, wie viele Personen kommen werden, und sich die Kosten für die Wiedereröffnung des Büros nicht lohnen, wenn die Anzahl der Personen, die zur Arbeit zurückkehren, nicht eine bestimmte Menge erreicht Minimum.

Wenn die Mitarbeiter wissen, wer zur Arbeit ins Büro kommt, können sie es sogar fühlen motivierter kommen und auch im Büro arbeiten!

Lösung #1: Shared-Desk-Buchungsanwendung

Automatisieren Sie den Prozess! Es gibt eine Reihe von Lösungen speziell für die Tischbuchung – und diese sind äußerst nützlich, um Zeit bei der Verwaltung der Tischbuchung zu sparen und Ihren Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben, um ihre eigene Tischbuchung zu steuern. Sie müssen sich keine Gedanken über Last-Minute-Buchungsbenachrichtigungen machen, da Ihre App die Raumoptimierung übernehmen und die Buchung in Echtzeit verwalten kann.

Ein weiterer nützlicher Aspekt ist, dass diese Apps mit Tools zur Analyse und Datenerfassung ausgestattet sind, die Ihren Raum optimieren und auch bei der Schätzung der Kapazität der Büroräume helfen könnten.

 Es ist wichtig, dass Sie einen Anbieter auswählen, der für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und alle verfügbaren Optionen wirklich in Betracht ziehen.

Problem #2: Last-Minute-Buchung im Gemeinschaftsbüro

Es ist wichtig, die Möglichkeit zu haben, die Flexibilität für die letzte Buchung zu haben. Dies gibt Ihren Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, ins Büro zurückzukehren, sondern kann auch dazu beitragen, unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen, in denen es für sie erforderlich ist, ins Büro zu kommen. Es kann schwierig sein, Last-Minute-Buchungen zu koordinieren und Situationen wie diese zu planen, weshalb dies auch eine Herausforderung sein könnte, der Sie bei der Umsetzung einer Schreibtischbuchungsstrategie gegenüberstehen könnten.

Lösung #2: QR-Codes und Buchungsgeräte im Gemeinschaftsbüro

Sie können einen QR-Code für die Desk-Booking-Website erstellen, auf den die Mitarbeiter problemlos zugreifen können, und es würde Ihnen die Mühe ersparen, sich die Website-Adresse zu merken. Gleichzeitig können Sie die Informationen auch an einem Ort mit minimalem Hin- und Her-Kommunikation erhalten – Sie müssen also nicht schätzen, sondern haben die genauen Informationen zur Hand und können nicht jedes Mal schätzen.

Problem #3: Keine festen Sitzpläne in einem Gemeinschaftsbüro

Eine der Herausforderungen bei der Verwaltung von Schreibtischbuchungen besteht darin, keinen festen Sitzplan zu haben oder zu überprüfen, wo man sitzt, wenn man seinen Platz im Büro reserviert. Dies könnte zu potenziellen Konflikten um reservierte Räume führen, und es könnte für die Mitarbeiter schwierig sein, ihre Kollegen im Büro zu finden, wenn Bedarf besteht. 

Lösung #3: Interaktive Karte der Büroetage

Viele dieser Schreibtischbuchungs-Apps verfügen auch über Grundrisslösungen, mit denen Sie Ihr Bürolayout auf Knopfdruck in einer interaktiven Karte abbilden können! So finden Sie ganz einfach heraus, wo Ihre Kollegen sitzen, wo sich welches Team befindet und welchen Sitzplatz Sie reservieren möchten.

Nachdem wir nun über Herausforderungen und Lösungen zu deren Bewältigung gesprochen haben, ist es an der Zeit, dass Sie sich die verschiedenen Lösungsanbieter ansehen – und den besten auswählen! Zu Ihrem Glück haben wir eine Liste von Anbietern zusammengestellt, die Sie für Ihre Desk-Booking-Management-Anforderungen in Betracht ziehen können!

Anbieter von Desk Booking Management

1. FLYDESK

Das FLYDESK-App ist eine umfassende App, die Ihnen bei Ihren hybriden Büroanforderungen hilft – alles an einem Ort! Sie können damit Schreibtische, Besprechungsräume, Parkplätze und andere gemeinsam genutzte Ressourcen buchen. Darüber hinaus ermöglicht es auch die Planung und die Zusammenarbeit mit Ihrem eigenen Team. Mit Flydesk können Sie auch recherchieren Coworking Spaces in der Nähe – was äußerst vorteilhaft ist, wenn im Büro selbst nicht genügend Arbeitsplätze vorhanden sind. 

Problemlose All-in-One-Plattform, ausgestattet mit allen Lösungen, die Sie als Ihren perfekten hybriden Arbeitsbegleiter benötigen!

2. Gesandte

Envoy ist eine hybride Workspace-Management-Lösung, die auch Desk Booking Management-Funktionen bietet – bei denen Mitarbeiter ihre Schreibtische stundenweise buchen und sogar wiederkehrende Buchungen über die App selbst planen können. Zu den zusätzlichen Funktionen gehören auch das Einrichten personalisierter Schreibtischeinrichtungen, das Buchen von Schreibtischen im Namen anderer, das Buchen von Besprechungsräumen und das Erstellen von Gruppen mit Ihren Kollegen in der App, damit Sie sehen können, wann sie planmäßig im Büro sein werden!

3. Robin

Robin ist eine hybride Arbeitsplatzplattform, die Lösungen für die Verwaltung von Schreibtisch- und Raumbuchungen, Terminplanung und Analysen bietet, damit Sie Einblicke in die Nutzung des Büros durch Ihre Mitarbeiter gewinnen können. Die App ermöglicht auch die Erstellung interaktiver Büropläne und ermöglicht Gästen einen reibungslosen Check-in, wenn sie das Büro besuchen!

4. Kadenz

Kadence ist eine hybride Arbeitssoftware, die auch in Form einer App erhältlich ist und die Tisch- und Raumbuchung, Terminplanung und Besucherverwaltung ermöglicht. Das Beste daran ist, dass diese Software tatsächlich in verschiedene andere Apps wie Ihre Microsoft Teams, Google, Workday und mehr integriert werden kann – was den Zugriff erleichtert! Administratoren können sogar bestimmte Bereiche des Büros bestimmten Abteilungen zuweisen und planen, was den Benutzern Flexibilität bei der Zuweisung der Schreibtische gibt.

5. Eden

Eden ist eine All-in-One-Plattform für HR und Arbeitsplatzerlebnis, die Schreibtischbuchungen, Besuchermanagement, internes Ticketing für Mitarbeiteranfragen und Raumplanung bietet. Die Plattform kann auch in verschiedene andere Anwendungen wie Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory und viele mehr integriert werden!

Wir hoffen, dass dieser Artikel hilfreich war, um alle Informationen abzudecken, die Sie für das Buchungsmanagement am Schreibtisch wissen müssen!

Um mehr über die hybriden Arbeitslösungen von FLYDESK zu erfahren, die viel mehr als nur die Verwaltung von Schreibtischbuchungen umfassen, kontaktiere uns heute und erhalten Sie eine kostenlose Demo der FLYDESK-App!