Komunikasi dalam tim jarak jauh semakin banyak dibicarakan di dalam organisasi. Antara tahun 2005 dan 2017, jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh di AS meningkat sebesar 159%. Sebanyak 66% perusahaan menawarkan opsi kerja jarak jauh (per 2019), dan 16% perusahaan dijalankan berdasarkan tenaga kerja jarak jauh. Ini hanyalah beberapa dari sekian banyak statistik yang menunjukkan organisasi semakin bergerak menuju tim jarak jauh dengan alasan yang bagus. Berbagai penelitian telah menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh memang demikian lebih bahagia, lebih sehat, lebih sedikit stres dan lebih terlibat. Tim jarak jauh juga berarti lebih sedikit pengeluaran untuk ruang kantor.

Di sisi lain, tim jarak jauh menghadapi tantangan lain yang tidak harus dihadapi oleh tim yang berbasis di lokasi fisik yang sama. Berinteraksi melalui layar, aplikasi, dan email membuat komunikasi dalam tim jarak jauh semakin sulit membangun kepercayaan bahwa hubungan tatap muka secara alami berkembang. Itu karena interaksi tatap muka memberi kita kesempatan untuk menilai isyarat non-verbal seperti nada dan bahasa tubuh. Hal-hal seperti zona waktu, hambatan budaya dan bahasa, serta jarak, dapat membuat anggota tim merasa kurang sebagai satu tim. 

Lalu, bagaimana Anda membuat tim jarak jauh berkomunikasi dan bekerja sama secara efektif ketika mereka tidak dapat bertemu langsung? Kuncinya adalah menempatkan strategi komunikasi internal yang jelas – dan berpegang teguh pada itu.

Tetapkan standar visibilitas dan komunikasi

Untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif dalam tim jarak jauh, mulailah dengan menetapkan tingkat visibilitas yang Anda harapkan dari pekerja jarak jauh. Pastikan bahwa mereka mengetahui berapa jam kerja yang diharapkan setiap hari, minggu, atau bulan dan bahwa mereka memahami dengan jelas bagaimana status pekerjaan, atau lokasi, perlu dibagikan dengan rekan tim atau manajer. Tim terdistribusi memerlukan visibilitas tersebut untuk mengidentifikasi momen terbaik untuk berkomunikasi satu sama lain; kecuali peran tersebut sepenuhnya fleksibel dengan arahan yang jelas dan interaksi minimal yang diperlukan dengan rekan kerja.

Buat kebijakan kerja jarak jauh atau fleksibel, atau minta tim SDM Anda untuk menguraikan dokumen ini. Kebijakan ini harus mencakup persyaratan manfaat kerja yang fleksibel dan alat atau aplikasi pilihan untuk kolaborasi dan komunikasi jarak jauh. Lihat kami Panduan alat untuk komunikasi jarak jauh untuk lebih jelasnya. Kebijakan kerja fleksibel juga harus menyatakan dengan jelas apa yang Anda harapkan dari setiap anggota tim dalam hal kehadiran dan visibilitas online. Ini akan memastikan setiap anggota tim terdistribusi Anda memahami dengan jelas apa yang harus mereka lakukan dan kapan harus memanfaatkan model kerja yang fleksibel.

Tugas dan tujuan yang jelas

Pastikan setiap anggota tim Anda memahami tugas mereka dan bahwa mereka mengetahui apa yang perlu mereka capai. Gunakan kalender bersama atau alat perencanaan proyek seperti minggu tim, agar seluruh tim Anda tetap mengetahui tugas yang sedang dikerjakan setiap orang, serta tugas yang tertunda. Pendekatan ini akan sangat mengurangi kebingungan tentang siapa yang harus mengerjakan apa, serta memungkinkan komunikasi terbuka dengan anggota tim jarak jauh jika ada masalah yang perlu diklarifikasi.

Kriteria SMART adalah alat efektif yang akan membantu Anda menetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai untuk pekerja jarak jauh. Sasaran SMART memungkinkan manajer untuk fokus pada hasil, bukan mengelola karyawan secara mikro. Pendekatan ini diketahui meningkatkan produktivitas dan meningkatkan moral. Akronim ini singkatan dari:

S – Spesifik

M – Terukur

A – Dapat dicapai

R – Relevan

T – Terikat waktu

Tetapkan tujuan dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, maka tim jarak jauh Anda akan mengetahui dengan jelas pekerjaan yang diperlukan untuk mencapainya. Jangan lupa untuk mengklarifikasi apakah setiap tujuan merupakan tonggak jangka pendek atau tujuan jangka menengah atau jangka panjang. 

Rapat dan telepon – mengapa, bagaimana, dan kapan

Pertemuan rutin memfasilitasi percakapan terbuka tentang alur kerja dan kinerja karyawan. Melakukan pertemuan tatap muka atau video setiap minggu secara pribadi dengan setiap karyawan; ini harus berlangsung setidaknya 20 menit. Ini adalah waktu yang tepat untuk membicarakan masalah kinerja apa pun dan untuk menyelesaikan pertanyaan apa pun tentang tugas tertentu. Ini juga saat yang tepat untuk memberikan pembaruan status. 

Gunakan panggilan suara biasa untuk diskusi pribadi singkat di luar pertemuan mingguan; namun, untuk rapat grup dengan lebih dari dua peserta, gunakan rapat suara dan video virtual. Ini memastikan semua anggota tim menyadari dan terlibat dalam percakapan. 

Melakukan penilaian secara semesteran atau tahunan. Ini harus bertahan setidaknya 1,5 jam. Penilaian adalah kesempatan untuk fokus pada kinerja keseluruhan dari setiap anggota tim. Serta uraikan ekspektasi organisasi Anda untuk setiap anggota ke depannya. Masalah yang lebih kecil mengenai tugas tertentu tidak memiliki tempat di sini – diskusikan ini dalam rapat mingguan Anda.

Terakhir, untuk membangun budaya perusahaan, adakan pertemuan fisik dan tatap muka setidaknya setahun sekali. Ini adalah kesempatan untuk melakukan aktivitas non-kerja, seperti latihan membangun tim. Rapat ini dapat membantu memfasilitasi hubungan yang lebih baik antara anggota tim, yang akan memungkinkan tim terdistribusi untuk bekerja sebagai satu unit kohesif meskipun mereka tidak berada di lokasi geografis atau zona waktu yang sama. 

Cara kreatif lainnya untuk membangun budaya perusahaan termasuk happy hour virtual, permainan sosial, dan pertemuan yang tidak terkait dengan pekerjaan. Para peneliti telah menemukan bahwa secara teratur terlibat dalam jenis kegiatan meningkatkan penetapan tujuan dan keterampilan pemecahan masalah anggota tim didistribusikan.