Perencanaan ruang kantor bisa menjadi perhitungan yang rumit. Bukan hanya ruang kerja yang perlu diperhatikan, tetapi juga area umum, ruang pertemuan, atau fasilitas lain yang mungkin Anda perlukan. Dalam artikel ini kami membahas pertanyaan paling relevan yang harus Anda jawab sebelum memutuskan kebutuhan ruang kantor Anda dan memberi Anda solusi tentang cara menghitung kebutuhan Anda berdasarkan ukuran dan kebutuhan anggaran Anda. 

FLYDESK kini menawarkan kesempatan untuk menghitung kebutuhan ruang kantor Anda dengan lebih akurat. Dengan menggunakan keahlian kami dan kalkulator ruang kantor yang dirancang khusus, kami dapat memberi Anda panduan tentang ukuran ruang yang Anda butuhkan dan kemungkinan biayanya. Variabel termasuk jumlah meja, jumlah ruang pertemuan dan area komunal.

Tolong isi ini formulir kontak dan kami akan membuat simulasi ukuran dan biaya, disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Perkirakan ukuran kantor Anda

Berapa banyak kapasitas yang Anda butuhkan per karyawan?

Ini mungkin pertanyaan yang paling jelas, tetapi salah satu faktor penentu utama dalam mempertimbangkan ukuran kantor adalah jumlah orang yang Anda harapkan atau rencanakan untuk menggunakannya. Premis dasarnya adalah bahwa setiap karyawan harus memiliki sekitar 100/120 kaki persegi, dengan tempat kerja rata-rata berukuran sekitar 50 kaki persegi. Perhitungan cepat dapat memberi tahu Anda apakah kantor yang Anda pertimbangkan menyediakan ruang kantor yang cukup per orang dan oleh karena itu memberi mereka lingkungan kerja yang nyaman dan produktif.

Apakah karyawan datang setiap hari atau mereka bekerja dari jarak jauh?

Menilai dimensi dan persyaratan kantor ideal Anda berarti mempertimbangkan seberapa sering ruang kantor akan digunakan. Jika tim Anda hanya bekerja di ruang kantor pada hari-hari tertentu dalam seminggu, mungkin ada baiknya mempertimbangkan ruang kerja bersama yang memberikan fleksibilitas lebih besar dan kemampuan bagi orang-orang untuk melakukan hot desk. Jika semua tim Anda berbasis permanen di kantor, mungkin ada baiknya mempertimbangkan sesuatu yang sedikit lebih besar untuk mengakomodasi karyawan dan kebutuhan mereka. 

Anda dapat membuat model kerja fleksibel Anda sendiri menggunakan alat diagnosis model kerja yang fleksibel. Dengan menjawab survei singkat ini, FLYDESK dapat menyusun diagnosis kerja fleksibel yang dapat Anda gunakan untuk menghasilkan kebijakan kerja fleksibel Anda sendiri menggunakan template gratis kami. Anda juga dapat berkonsultasi dengan FLYDESK untuk memahami kebutuhan Anda dan untuk memastikan berapa banyak ruang yang Anda butuhkan dan untuk mengetahui berapa anggaran Anda.

Area umum apa yang Anda butuhkan?

Untuk beberapa bisnis, area umum dapat menjadi vital dalam mempromosikan interaksi antara anggota tim dan menciptakan area di mana karyawan dapat beristirahat dan bersantai. Lainnya yang berbasis di pusat kota mungkin tidak merasa perlu memiliki area umum karena banyak fasilitas berada tepat di luar kantor. Saat merumuskan ide perencanaan ruang kantor Anda, mungkin ada baiknya berdiskusi dengan tim Anda apakah ada permintaan untuk area umum.

Sebagai contoh, kalkulator FLYDESK akan menunjukkan kepada Anda bahwa kantor dengan jarak yang padat di Hong Kong Central bisa lebih mahal daripada kantor yang sangat luas di Tsim Sha Tsui meskipun semua persyaratan Anda yang lain persis sama.

Apakah Anda membutuhkan ruang pertemuan? Berapa besar dan berapa banyak?

Ini sekali lagi tergantung pada jenis bisnis Anda. Apakah Anda bisnis yang menampung sejumlah klien atau Anda terlibat dalam rapat dari jarak jauh? Jika Anda memang membutuhkan ruang rapat, ada baiknya memikirkan ukuran ruang rapat yang Anda butuhkan. Beberapa bisnis memerlukan banyak peralatan AV untuk disajikan kepada klien mereka, sedangkan yang lain hanya membutuhkan meja dan beberapa kursi. Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa ukuran rata-rata pertemuan adalah 3 orang, sedangkan ukuran rata-rata ruang pertemuan dapat menampung 8 orang, jadi beberapa pemikiran harus dimasukkan ke dalam berapa banyak ruang pertemuan yang benar-benar Anda butuhkan.

Model penetapan harga yang kami gunakan untuk ruang rapat di kalkulator FLYDESK didasarkan pada jumlah jam yang Anda perkirakan akan Anda perlukan untuk rapat setiap bulan. Seperti yang akan ditunjukkan oleh kalkulator, ada perbedaan harga 5-10% dalam total biaya bulanan Anda jika Anda akhirnya menyewa terlalu banyak ruang pertemuan yang sebenarnya tidak Anda gunakan.

Apakah Anda memerlukan bilik panggilan/video pribadi? Berapa banyak?

Jika bisnis Anda melakukan sebagian besar aktivitasnya secara online melalui Skype atau Zoom, mungkin ada baiknya mempertimbangkan apakah Anda memerlukan stan pribadi untuk panggilan video. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan rapat online dalam privasi relatif, terutama jika kantor Anda berada di ruang kerja bersama. Ada kalanya Anda membutuhkan privasi penuh dan ketenangan untuk berbicara dengan klien atau kolega dan stan pribadi menawarkan kesempatan ini. Berapa banyak yang Anda butuhkan tergantung pada seberapa banyak tim Anda menggunakan Skype, Zoom, Google Meet, atau alat serupa setiap hari. Jika sangat jarang maka mungkin ada baiknya merencanakan ruang kantor Anda untuk menciptakan area privasi daripada stan khusus. 

Apa fasilitas lain yang Anda butuhkan?

Saat mempertimbangkan kebutuhan ruang kantor Anda, Anda mungkin juga ingin memikirkan fasilitas lain yang mungkin Anda perlukan. Apakah bisnis Anda membutuhkan area showroom? Apakah karyawan Anda memerlukan area dapur untuk menyiapkan makanan dan minuman? Sekali lagi, beberapa konsultasi dengan karyawan Anda mungkin bermanfaat untuk menemukan apa yang dibutuhkan dan untuk memastikan bahwa lingkungan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kalkulator FLYDESK memungkinkan Anda memilih seberapa luas kantor yang Anda inginkan, seberapa bergaya yang Anda inginkan, dan seberapa banyak furnitur yang Anda harapkan. Kantor berperabotan lengkap dan luas akan lebih mahal jika Anda ingin tinggal di area pusat.

Silakan gunakan kami formulir pertanyaan untuk menjelaskan kebutuhan Anda dan kami akan membantu Anda menghitung kebutuhan ruang Anda.

Perkirakan biaya kantor Anda

Apakah perlu berada di area pusat / kota?

Harga pusat kota pasti akan lebih mahal daripada di suatu tempat di luar kota, jadi Anda harus bertanya pada diri sendiri apakah Anda memerlukan lokasi pusat kota itu, atau bisakah Anda mendapatkan lebih banyak ruang dengan memperoleh ruang kantor lebih jauh dari pusat kota? Ukuran rata-rata ruang kantor cenderung lebih terbatas di daerah perkotaan yang padat.

Misalnya, seperti yang akan ditampilkan oleh kalkulator kami, kantor yang akan Anda bayar HK$480.000 di Hong Kong Central bisa serendah HK$350.000 di Sheung Wan dengan persyaratan kantor yang sama persis, meskipun jaraknya hanya dekat .

Apakah Anda mencari ruang kantor bersama (coworking space) atau ruang kantor pribadi Anda sendiri?

Ini adalah pertanyaan bagus ketika mempertimbangkan perencanaan ruang untuk kantor. Apakah Anda benar-benar membutuhkan ruangan terpisah atau apakah gaya bisnis dan kerja Anda lebih cocok dengan tata letak gaya rencana terbuka? Seringkali ruang kerja bersama terbukti menjadi inspirasi karena Anda dapat bangkit dari bisnis lain yang berpikiran sama. Namun, bisnis tertentu seperti hukum atau keuangan lebih memilih area pribadi untuk bertemu dengan klien dan mendiskusikan masalah sensitif. Terkadang memang tepat bagi sebuah bisnis untuk memadukan keduanya.  

Sebagai contoh, pengaturan 'meja apung' dapat menghabiskan biaya antara US$30 per hari hingga US$350 per bulan, sedangkan kantor pribadi atau suite kantor dapat berkisar antara US$350 dan US$800 per bulan di ruang kerja bersama.

Bagaimana cara menghitung anggaran Anda?

Saat mempertimbangkan ukuran kantor ideal Anda, Anda juga perlu mempertimbangkan apakah bisnis Anda dapat menyerap biaya overhead dari ruang kerja baru Anda. Tentu saja ada kisaran harga yang berbeda tersedia untuk anggaran yang berbeda, bahkan di lokasi yang paling diinginkan. Sangat penting untuk menetapkan anggaran sebelum Anda melihat-lihat, sehingga Anda tahu apa yang Anda mampu dan kemudian mendasarkan pencarian Anda di sekitar angka ini. Anda dapat mengatur tingkat harga yang berbeda di FLYDESK agar sesuai dengan anggaran Anda dan kami juga dapat membantu Anda menghitung anggaran berdasarkan kebutuhan Anda. 

Biaya tipikal ruang kantor

Menurut CBRE, penasihat real estat yang berbasis di LA, biaya khas ruang kantor di beberapa lokasi paling dicari di dunia pada Q1 tahun 2019 adalah sebagai berikut:

• Hong Kong = $312 per kaki persegi per tahun
• London (West End) = $222.70 per kaki persegi per tahun
• New York (Midtown Manhattan) = $196,89 per kaki persegi per tahun
• Beijing (CBD) = $117.05 per kaki persegi per tahun
• New Delhi (CBD) = $143,97 per kaki persegi per tahun

Jadi, perlu diingat di mana Anda harus berlokasi di dunia dan perbedaan harga sebelum memutuskan ukuran kantor yang Anda butuhkan.

Apa yang harus saya lakukan selanjutnya?

Menghitung ukuran kantor ideal Anda bukanlah ilmu pasti. Ada banyak faktor pendukung untuk bisnis Anda, beberapa pribadi dan beberapa praktis. Setelah Anda menjawab beberapa pertanyaan di atas, Anda mungkin memiliki gagasan yang lebih baik tentang apa yang Anda butuhkan.

Tolong isi ini formulir kontak dan kami akan membuat simulasi ukuran dan biaya, disesuaikan dengan kebutuhan Anda.