Con l'attuale pandemia di COVID-19, alla maggior parte delle persone è stato chiesto di lavorare da casa per ridurre i tassi di trasmissione del virus. Inoltre, è molto probabile che le misure di distanziamento sociale verranno attuate in tutto il mondo per un anno o forse anche più a lungo. Ciò ha influito notevolmente sulle aziende, poiché i loro uffici non sono più in uso sebbene stiano ancora pagando l'affitto, inoltre diverse società hanno dovuto ridimensionarsi per poter soddisfare i propri margini di profitto.

Ora che le persone stanno lentamente ricominciando a lavorare in tutto il mondo, con le misure di distanziamento sociale in atto, molte aziende si sono rese conto di avere molto spazio in più in ufficio a causa del ridimensionamento, nonché del fatto che una quantità significativa di le persone preferiscono un modello di lavoro a distanza, sia per motivi di comodità che per paura di contrarre il COVID-19.

In questo articolo, esamineremo come la tua azienda può compensare alcuni dei costi di affitto subaffittando gli spazi extra e passando a un modello di ufficio condiviso. Non preoccuparti: abbiamo fatto tutte le ricerche in background per te!

L'aspetto giuridico

Il subaffitto del tuo spazio ufficio aggiuntivo potrebbe non essere legale a seconda dei termini e delle condizioni stabiliti nel contratto di locazione. Potresti incorrere in diverse spese legali se subaffitti i tuoi uffici senza il permesso del tuo padrone di casa, il che vanificherebbe lo scopo stesso del subaffitto.

Il modo migliore per procedere sarebbe avviare una discussione con il proprietario e richiedere il permesso di subaffittare. Assicurati di sottolineare l'importanza di risparmiare sui costi durante l'attuale pandemia: dopotutto, diversi settori sono stati gravemente colpiti e probabilmente anche il tuo padrone di casa avrà dubbi sul fatto che sarai in grado di pagare per lo spazio dell'ufficio. Nel complesso, è una situazione vantaggiosa per tutti poiché puoi compensare alcuni dei costi dell'affitto di uno spazio enorme che non stai utilizzando completamente e il tuo padrone di casa riceve comunque l'intero mese di affitto. Potrebbe avere dei dubbi sul consentire a estranei essenziali di utilizzare lo spazio dell'ufficio, ma ne parleremo nelle prossime due sezioni.

Abbiamo raccolto modelli di contratto di sublocazione a cui puoi fare riferimento durante la stesura dei termini e delle condizioni esatti per gli inquilini a cui hai subaffittato. Tutti i modelli di contratto lo sono gratuito per il download!

Proteggi te stesso e il tuo spazio di lavoro

Il contratto di locazione al momento del subaffitto dovrebbe includere una clausola che specifichi che gli inquilini sono responsabili per eventuali danni causati alla proprietà. Questo è estremamente importante negli uffici condivisi in quanto proteggerà la tua attività: dopotutto, non vuoi pagare per ripulire o sistemare i pasticci di qualcun altro! Ciò contribuirà anche a rassicurare il tuo padrone di casa poiché i tuoi inquilini saranno in attesa di eventuali danni e quindi saranno probabilmente più attenti e rispettosi del tuo spazio ufficio.

Ci sono due modi per farlo: devi assicurarti che l'assicurazione del tuo inquilino copra i danni di un subaffittuario o stipulare che il subaffittuario debba ottenere la propria assicurazione, che è l'opzione più ideale per il lungo termine sub-locazioni. Per proteggerti con questo tipo di assicurazione a Hong Kong, dai un'occhiata Copertura aziendale, in quanto forniscono ottimi consigli e indicazioni per assicurarti di essere completamente protetto.

Selezione del subaffittuario

La scelta del subaffittuario appropriato è un aspetto estremamente importante del subaffitto. Si applicano le solite preoccupazioni durante il subaffitto, come garantire che il tuo inquilino sia in grado di pagare l'affitto in tempo e che non causino danni significativi alla tua proprietà (dopotutto, anche se sono responsabili, spesso può essere un mal di testa ordinare questi tipi di problemi fuori). Inoltre, quando subaffitti parte del tuo spazio ufficio, devi assicurarti che i tuoi inquilini non provengano da un'organizzazione concorrente, altrimenti potrebbero ottenere informazioni riservate sulla tua organizzazione.

Pertanto, è essenziale controllare accuratamente i subaffittuari prima di consentire loro di subaffittare il tuo spazio extra. Esegui accurati controlli in background e opta per gli inquilini con cui hai una sinergia in modo che la condivisione dello spazio dell'ufficio sia un'esperienza armoniosa. Seguire una rigorosa procedura di controllo rassicurerà anche il tuo padrone di casa, quindi assicurati di informarlo di questo quando inizi la discussione sul subaffitto.

Un'altra cosa da notare è che la pubblicità del tuo spazio extra per ufficio potrebbe non essere sempre una buona cosa in quanto invierà un segnale ai tuoi concorrenti che il flusso di cassa della tua attività è tutt'altro che ideale. Inoltre, attirerà anche molte persone con cattive intenzioni che vorrebbero spiare la tua azienda e saperne di più sul suo funzionamento interno. FLYDESK offre un processo di verifica rigoroso, completo e discreto per tutti i potenziali sub-affittuari attraverso la nostra ampia rete in modo da poter garantire che solo i migliori inquilini vengano da te per l'approvazione finale.

Decidere i prezzi

È meglio controllare le tariffe di coworking intorno alla posizione del tuo ufficio per avere un'idea di quali prezzi addebitare. Come guida approssimativa, scrivanie dedicate in spazi aperti a Hong Kong costa 3.000 - 6.000 HKD al mese mentre gli hot desk di coworking giornalieri costano 150 - 400 HKD al giorno. Naturalmente, questo dipende dal tuo quartiere e dalla qualità dei servizi forniti dal tuo ufficio, ad esempio, se consenti l'accesso alla tua dispensa e hai tè e caffè gratuiti, un balcone o altre aree comuni in cui le persone possono rilassarsi, ecc. costa molto di più il tuo spazio extra rispetto a se non offri servizi aggiuntivi. Anche le aree all'interno o vicino al Central Business District o nei quartieri con molti ristoranti e opzioni di intrattenimento possono avere un prezzo più alto.

Anche il subaffitto delle sale riunioni è un'opzione redditizia, poiché mentre diverse aziende possono scegliere di continuare a seguire un modello di lavoro da casa, occasionalmente avranno bisogno di spazi per i loro team per incontrarsi e discutere di progetti o per incontrare i clienti. In genere, l'affitto delle sale riunioni va da 150 a 300 HKD all'ora, ma può essere aumentato a seconda della capacità offerta.

FLYDESK può anche aiutarti a valutare in modo appropriato i tuoi spazi ufficio.

Durata del tuo subaffitto

I subaffitti a breve termine richiedono più lavoro poiché dovrai continuamente controllare gli inquilini e assumerai rischi aggiuntivi con ogni nuovo inquilino. Tuttavia, sono generalmente più redditizi. Anche i subaffitti a lungo termine sono un po' rischiosi, poiché al momento il futuro è piuttosto incerto. Pertanto, l'opzione migliore è un contratto di locazione flessibile per un massimo di due mesi, dopodiché può essere rinnovato se si sceglie di farlo.

Ricorda: qui hai il controllo! Puoi anche scegliere di offrire opzioni settimanali rinnovabili per rassicurare coloro che non sono del tutto sicuri se subaffittare lo spazio dell'ufficio sia la scelta migliore per loro, inoltre, questo ti dà più tempo per filtrare più inquilini. È meglio mantenere il tuo subaffitto il più semplice possibile in modo da non dover affrontare molte seccature.

Linee guida per lo spazio di lavoro

Descrivi chiaramente le regole e i regolamenti del tuo spazio di lavoro a qualsiasi potenziale inquilino (e assicurati di includerli nel subaffitto!). Alcune cose che potresti voler considerare sono le regole sull'uso di apparecchiature come stampanti, macchine da caffè, ecc. Potresti anche voler implementare un codice di abbigliamento, così come altre regole come assicurarsi che l'ultima persona che lascia l'ufficio accenda tutte le luci e aria condizionata spenta e altre linee guida simili per garantire che i tuoi inquilini si comportino in modo rispettoso e appropriato. Per ulteriori informazioni sulle linee guida per il coworking e gli uffici condivisi, dai un'occhiata a questo articolo.

Sarà inoltre necessario elaborare un sistema per la prenotazione delle sale riunioni per evitare conflitti e potrebbe essere necessario porre alcune restrizioni all'utilizzo di Internet.

Nel complesso, subaffittare il tuo spazio in ufficio in più è un ottimo modo per risparmiare sulle spese della tua azienda offrendo anche ad altri spazi convenienti per lavorare su base flessibile. Naturalmente, avrai bisogno dell'approvazione del tuo padrone di casa e assicurarti che siano stabilite regole e linee guida rigorose in modo da non finire in situazioni difficili.

Anche se questa è solo una guida generale, se sei interessato a subaffittare il tuo spazio extra in ufficio, contattaci all'indirizzo FLYDESK e ti aiuteremo a elaborare tutti i dettagli specifici della tua attività.