リモート チームでのコミュニケーションは、組織内でますます話題になっています。 2005 年から 2017 年の間に、米国でリモートで働く人の数はなんと 159% も増加しました。 66% もの企業がリモート ワーク オプションを提供しており (2019 年現在)、16% の企業が完全なリモート ワークフォースに基づいて運営されています。これらは、組織が正当な理由でますますリモート チームに移行していることを示す多数の統計の一部にすぎません。さまざまな調査によると、リモート ワーカーは より幸せに、より健康に、ストレスを軽減 と より熱心に.リモート チームは、オフィス スペースへの支出も少なくて済みます。

一方、リモート チームは、物理的に同じ場所にいるチームが対処する必要のない別の課題に直面します。画面、アプリ、電子メールを介したやり取りにより、リモート チームでのコミュニケーションがますます難しくなります。 信頼を築く 対人関係が自然に育むこと。それは、対面でやり取りすることで、口調やボディ ランゲージなどの非言語的な合図を評価する機会が得られるからです。タイム ゾーン、文化や言語の壁、距離などによって、チーム メンバーはチームのように感じられなくなります。 

では、リモート チームが顔を合わせて会うことができないときに、どうすればコミュニケーションを取り、効果的に連携できるのでしょうか?重要なのは、明確に定義された社内コミュニケーション戦略を導入し、それを堅持することです。

可視性と通信基準を設定する

リモート チームで効果的なコミュニケーションを促進するには、リモート ワーカーに期待する可視性のレベルを確立することから始めます。毎日、毎週、または毎月予想される作業時間数を把握し、作業状況や場所をチームメイトやマネージャーとどのように共有する必要があるかを明確にします。分散したチームは、お互いにコミュニケーションするのに最適な瞬間を特定するために、その可視性が必要です。役割が完全に柔軟で、明確な指示があり、同僚とのやり取りが最小限である場合を除きます。

リモートまたは柔軟な勤務方針を作成するか、人事チームにこのドキュメントの概要を説明してもらいます。このポリシーには、柔軟な勤務特典の条件と、リモート コラボレーションおよびコミュニケーション用の優先ツールまたはアプリケーションを含める必要があります。私たちを参照してください リモートコミュニケーションのツールガイド 詳細については。柔軟な勤務形態のポリシーには、オンラインでのプレゼンスと可視性に関して、各チーム メンバーに期待することも明確に記載する必要があります。これにより、分散したチームのすべてのメンバーが、何をすべきか、柔軟な作業モデルの恩恵を受ける時期が明確になります。

明確なタスクと目的

チームの各メンバーが自分のタスクを理解し、達成する必要があることを最新の状態に保つようにしてください。共有カレンダーまたは次のようなプロジェクト計画ツールを使用します チームウィーク、各人が現在取り組んでいるタスクと保留中のタスクについて、チーム全体に最新情報を提供します。このアプローチにより、誰が何に取り組むべきかについての混乱が大幅に減少し、問題を明確にする必要がある場合に、リモート チーム メンバーとのオープンなコミュニケーションが可能になります。

SMART 基準は、リモート ワーカーに明確で達成可能な目標を設定するのに役立つ効果的なツールです。 SMART 目標により、マネージャーは従業員を細かく管理するのではなく、結果に集中できます。このアプローチは、 生産性を向上させ、士気を高める.この頭字語は次の略です。

S – 特定の

M – 測定可能

A – 達成可能

R – 関連

T – 期限付き

これらの要因を念頭に置いて目標を設定すると、リモート チームは目標を達成するために必要な作業を明確に理解できます。各目標が短期的なマイルストーンなのか、中期的または長期的な目標なのかを明確にすることを忘れないでください。 

ミーティングと通話 – なぜ、どのように、いつ

定期的な会議では、ワークフローと従業員のパフォーマンスについて率直な会話が促進されます。毎週、各従業員と 1 対 1 で対面またはビデオ会議を実施します。これらは少なくとも 20 分間続く必要があります。これは、パフォーマンスの問題を報告し、特定のタスクに関するクエリを解決するのに最適な時期です。また、ステータスの更新を提供するのにも適した時期です。 

毎週のミーティング以外の短い 1 対 1 のディスカッションには、通常の音声通話を使用します。ただし、参加者が 2 人を超えるグループ会議の場合は、仮想音声およびビデオ会議を使用してください。これにより、すべてのチームメンバーが 会話に気づき、関与している. 

半年または1年ごとに査定を行います。これらは少なくとも 1.5 時間続く必要があります。評価は、各チーム メンバーの全体的なパフォーマンスに注目する機会です。また、今後の各メンバーに対する組織の期待を概説します。特定のタスクに関する小さな問題は、ここでは取り上げません。これらについては、毎週のミーティングで話し合ってください。

最後に、企業文化を構築するために、少なくとも年に 1 回は対面での物理的な会議を開催します。これらは、チーム ビルディングの演習など、仕事以外の活動を行う機会です。これらの会議は、チーム メンバー間のより良い関係を促進するのに役立ちます。これにより、分散したチームが、同じ地理的な場所やタイム ゾーンにいなくても、1 つの結束した単位として機能することができます。 

企業文化を構築するその他の創造的な方法には、バーチャル ハッピーアワー、ソーシャル ゲーム、仕事に関係のない会議などがあります。研究者は、これらのタイプの活動に定期的に参加することで、分散したチームのメンバーの目標設定と問題解決のスキルが向上することを発見しました。