Office plassplanlegging kan være en kompleks beregning. Det er ikke bare arbeidsplassen som må vurderes, men også fellesområdene, møterom eller andre fasiliteter du måtte trenge. I denne artikkelen diskuterer vi de mest relevante spørsmålene du må svare på før du bestemmer deg for kontorlokalebehovet, og gir deg løsningene for hvordan du kan beregne behovene dine basert på størrelsen og budsjettkravene dine. 

FLYDESK tilbyr nå muligheten til å beregne kontorplassbehovet mer nøyaktig. Ved å bruke vår ekspertise og vår spesialbygde kontorlokalkalkulator, kan vi gi deg en guide til størrelsen på plassen du trenger og den sannsynlige kostnaden. Variablene inkluderer antall pulter, antall møterom og fellesarealer.

Vennligst fyll ut dette Kontakt skjema og vi lager en simulering av størrelse og kostnad, skreddersydd til dine behov.

Anslå kontorets størrelse

Hvor mye kapasitet trenger du per ansatt?

Det er kanskje det mest åpenbare spørsmålet, men en av de avgjørende faktorene når du vurderer kontorstørrelser, er hvor mange mennesker du forventer eller planlegger å bruke dem. Utgangspunktet er at hver ansatt skal ha rundt 100/120 kvadratfot, med en gjennomsnittlig arbeidsstasjon på rundt 50 kvadratfot. En rask beregning kan fortelle deg om kontoret du vurderer gir nok kontorplass per person og derfor gir dem et komfortabelt og produktivt arbeidsmiljø.

Kommer ansatte inn hver dag eller jobber de eksternt?

Å vurdere dine ideelle kontordimensjoner og krav betyr å ta hensyn til hvor ofte kontorlokalene skal brukes. Hvis teamet ditt bare jobber i et kontorlokale på bestemte dager i uken, kan det være verdt å vurdere en coworking-plass som gir større fleksibilitet og muligheten for folk til å hot desk. Hvis hele teamet ditt er permanent basert på et kontor, kan det være verdt å vurdere noe litt større for å imøtekomme de ansatte og deres behov. 

Du kan bygge din egen fleksible arbeidsmodell ved å bruke vår fleksibelt arbeidsmodelldiagnoseverktøy. Ved å svare på denne korte undersøkelsen kan FLYDESK sette sammen en fleksibel arbeidsdiagnose som du kan bruke til å generere din egen fleksibel arbeidspolicy ved hjelp av vår gratis mal. Du kan også rådføre deg med FLYDESK for å forstå dine behov og for å finne ut hvor mye plass du trenger og for å finne ut hva budsjettet ditt sannsynligvis vil være.

Hvilke fellesarealer trenger du?

For noen virksomheter kan fellesarealer være avgjørende for å fremme samhandling mellom teammedlemmer og skape et område hvor ansatte kan ta en pause og slappe av. Andre basert i bysentre føler kanskje ikke behovet for å ha et felles område, da mange fasiliteter er rett utenfor 1TP3196T Når du formulerer ideer for kontorlokaler, kan det være verdt å diskutere med teamet ditt om det er etterspørsel etter et felles område.

Som et eksempel vil FLYDESK-kalkulatoren vise deg at et kontor med tett avstand i Hong Kong Central kan være dyrere enn et veldig romslig kontor i Tsim Sha Tsui selv om alle dine andre krav er nøyaktig de samme.

Trenger du møterom? Hvor stor og hvor mange?

Dette avhenger igjen av din type virksomhet. Er du en bedrift som er vert for en rekke kunder, eller deltar du i møter eksternt? Hvis du trenger et møterom, er det verdt å tenke over hvilken størrelse på møterom du trenger. Noen virksomheter krever mye AV-utstyr for å presentere for sine kunder, mens andre ganske enkelt trenger et bord og noen stoler. En ting å huske på er at gjennomsnittsstørrelsen på et møte er 3 personer, mens gjennomsnittsstørrelsen på et møterom kan huse 8 personer, så det bør tenkes litt over hvor mange møterom du egentlig trenger.

Prismodellen vi bruker for møterom i FLYDESK-kalkulatoren er basert på antall timer du anslår at du trenger til møter hver måned. Som kalkulatoren vil vise deg, kan det lett bli en prisforskjell på 5-10% i dine totale månedlige kostnader hvis du ender opp med å leie for mange møterom du faktisk ikke bruker.

Trenger du private samtale-/videokiosker? Hvor mange?

Skulle virksomheten din utføre mesteparten av sin aktivitet på nett gjennom Skype eller Zoom, kan det være verdt å vurdere om du trenger en privat stand for videosamtaler. Dette gjør det mulig for deg å gjennomføre nettmøter med relativt privatliv, spesielt hvis kontoret ditt er i et coworking-rom. Det er tider når du trenger fullstendig privatliv og ro for å snakke med kunder eller kolleger, og en privat stand tilbyr denne muligheten. Hvor mange du trenger avhenger av hvor mange i teamet ditt som bruker Skype, Zoom, Google Meet eller et lignende verktøy til daglig. Hvis det er svært sjelden, kan det være verdt å planlegge kontorlokalene dine for å skape et område med privatliv i stedet for en dedikert stand. 

Hvilke andre fasiliteter trenger du?

Når du vurderer kravene til kontorlokaler, vil du kanskje også tenke på andre fasiliteter du måtte trenge. Trenger din bedrift et utstillingsområde? Vil dine ansatte trenge et kjøkkenområde for å tilberede mat og drikke? Igjen, litt konsultasjon med dine ansatte kan være verdt å finne ut hva som trengs og for å sikre at miljøet er tilpasset dine behov.

FLYDESK-kalkulatoren lar deg velge hvor romslig du vil at kontoret skal være, hvor stilig du vil ha det og hvor mye møbler du forventer at det skal ha. Et fullt møblert og romslig kontor kommer til å koste mye mer hvis du ønsker å bo i et sentralt område.

Vennligst bruk vår spørreskjema for å beskrive dine behov, så hjelper vi deg med å beregne plassbehovet ditt.

Beregn kontorkostnadene dine

Trenger du å være i et sentralt område/by?

Sentrumspriser kommer uunngåelig til å bli dyrere enn et sted utenfor byen, så du bør spørre deg selv om du trenger den sentrumsbeliggenheten, eller kan du få mer plass ved å skaffe deg et kontorlokale lenger unna et bysentrum? Den gjennomsnittlige størrelsen på kontorlokaler vil sannsynligvis være mer begrenset i et fortettet byområde.

For eksempel, som kalkulatoren vår vil vise, kan et kontor du betaler HK$480 000 for i Hong Kong Central være så lavt som HK$350 000 i Sheung Wan med nøyaktig samme kontorkrav, selv om det bare er et lite stykke unna .

Ser du etter en delt kontorplass (coworking space) eller din egen private kontorplass?

Dette er et godt spørsmål når du vurderer plassplanlegging for et kontor. Trenger du virkelig separate rom, eller er din bedrift og arbeidsstil mer egnet til en åpen planløsning? Ofte kan coworking-rom vise seg å være inspirerende ettersom du kan hoppe av andre likesinnede virksomheter. Imidlertid foretrekker enkelte virksomheter, for eksempel juridiske eller økonomiske, private områder for å møte kunder og diskutere sensitive spørsmål. Noen ganger er det riktig for en bedrift å ha en blanding av begge.  

Som et eksempel kan et "flytende skrivebord"-arrangement koste hvor som helst mellom US$30 per dag til US$350 per måned, mens et privat kontor eller kontorpakke kan være hvor som helst mellom US$350 og US$800 per måned i et coworking-rom.

Hvordan beregne budsjettet ditt

Når du vurderer den ideelle kontorstørrelsen din, må du også vurdere om bedriften din kan absorbere omkostningene fra den nye arbeidsplassen. Det er selvfølgelig en rekke forskjellige priser tilgjengelig for forskjellige budsjetter, selv på de mest attraktive stedene. Det er viktig å sette et budsjett før du ser deg rundt, slik at du vet hva du har råd til og deretter basere søket rundt dette tallet. Du kan sette forskjellige prisnivåer på FLYDESK for å passe budsjettet ditt, og vi kan også hjelpe deg med å beregne budsjettet ditt basert på dine behov. 

Typiske kostnader for kontorlokaler

I følge CBRE, en eiendomsrådgiver basert i LA, var de typiske kostnadene for kontorlokaler på noen av verdens mest ettertraktede lokasjoner i Q1 av 2019 som følger:

• Hong Kong = $312 per kvadratfot per år
• London (West End) = $222,70 per kvadratfot per år
• New York (Midtown Manhattan) = $196,89 per kvadratfot per år
• Beijing (CBD) = $117.05 per kvadratfot per år
• New Delhi (CBD) = $143,97 per kvadratfot per år

Så det er verdt å huske på hvor du må være i verden og prisforskjellene før du bestemmer deg for størrelsen på kontoret du trenger.

Hva bør jeg gjøre videre?

Å beregne din ideelle kontorstørrelse er ikke en eksakt vitenskap. Det er mange medvirkende faktorer for virksomheten din, noen personlige og noen praktiske. Når du har svart på noen av spørsmålene ovenfor, har du kanskje en bedre ide om hva du trenger.

Vennligst fyll ut dette Kontakt skjema og vi lager en simulering av størrelse og kostnad, skreddersydd til dine behov.