Met meer bedrijven en individuen aangetrokken tot de hybride werkleven, zijn er veel nieuwe flexibele werkoplossingen beschikbaar om het gemakkelijker te maken. Bedrijven verkennen het concept van 'hot-desking' waar medewerkers geen vaste werkplek meer hebben en er een gedeelde werkplek van maken waar medewerkers hun plek kunnen reserveren. Er zijn zoveel voordelen verbonden aan het overstappen naar hot-desking, zoals meer flexibiliteit op de werkplek voor werknemers, kantoorkosten en energiebesparingen, en meer samenwerking op kantoor. 

Het brengt echter zijn uitdagingen met zich mee - een belangrijke is het beheren van bureauruimtes en het reserveren van uw plek.

In dit artikel gaan we daar dieper op in beheer van bureauboekingen, problemen waarmee u wordt geconfronteerd en oplossingen die u kunt overwegen.

Blijf lezen om meer te weten te komen!

Uitdagingen voor bureauboekingen

Terwijl een hybride werk heeft veel voordelen, zijn er ook verschillende uitdagingen die gepaard gaan met de implementatie van een gedeeld kantoorconcept. Maar maak je geen zorgen, we zullen je ook enkele oplossingen bieden om te overwegen!

Laten we eens kijken naar enkele problemen met het boeken van bureaus en oplossingen om ze op te lossen.

Probleem #1: Ongebruikte kantoorruimte of overcapaciteit

Soms kunt u een situatie tegenkomen waarin u zou kunnen overschatten hoeveel van uw teammedewerkers terug naar kantoor zouden willen komen. Er zou zeker niet genoeg zijn werkruimten voor uw werknemers om op kantoor te gebruiken en het kan in een dergelijke situatie moeilijk zijn om te communiceren en de werkruimte toe te wijzen aan de werknemers.

Aan de andere kant kan het tegenovergestelde scenario zich voordoen wanneer er een ondercapaciteit is van uw teamleden of werknemers die vanuit kantoor zouden willen werken. Dit zou een lastige situatie kunnen zijn, omdat je dan niet zou weten hoe je moet voorspellen hoeveel mensen er zullen komen, en de kosten van het heropenen van het kantoor zouden het niet waard zijn als het aantal mensen dat weer aan het werk gaat niet op een bepaald niveau komt minimum.

Bovendien, als medewerkers weten wie er op kantoor komt werken, kunnen ze dat zelfs voelen meer gemotiveerd om ook op kantoor te komen werken!

Oplossing #1: Boekingsapplicatie voor gedeeld bureau

Automatiseer het proces! Er zijn een aantal oplossingen speciaal voor bureauboekingen – en deze zijn uitermate handig om tijd te besparen bij het administreren van de bureauboekingen en om uw werknemers meer autonomie te geven om hun eigen bureauboekingen te beheren. U hoeft zich geen zorgen te maken over last-minute boekingsmeldingen, aangezien uw app kan zorgen voor het optimaliseren van de ruimte en het in realtime beheren van boekingen.

Een ander handig aspect is dat deze apps zijn uitgerust met hulpmiddelen voor analyse en gegevensverzameling die uw ruimte zouden optimaliseren en ook zouden kunnen helpen bij het inschatten van de capaciteit van de kantoorruimte.

 Het is belangrijk dat u een aanbieder kiest die het beste bij u en uw organisatie past en dat u goed nadenkt over alle beschikbare opties.

Probleem #2: Last-minute boeking in gedeeld kantoor

Het is belangrijk om de mogelijkheid te hebben om de flexibiliteit te hebben voor de laatste boeking. Hierdoor hebben uw werknemers niet alleen de mogelijkheid om terug te komen naar kantoor, maar het kan ook helpen om eventuele onvoorziene omstandigheden op te vangen wanneer het nodig is dat ze naar kantoor komen. Het kan moeilijk zijn om last-minute boekingen te coördineren en te plannen voor dit soort situaties. Daarom kan dit ook een uitdaging zijn waarmee u te maken kunt krijgen bij het implementeren van een bureauboekingsstrategie.

Oplossing #2: QR-codes en boekingsapparaten in gedeeld kantoor

U kunt een QR-code maken voor de bureauboekingswebsite waar werknemers eenvoudig toegang toe hebben en het zou de moeite besparen om het websiteadres te onthouden. Tegelijkertijd kunt u de informatie ook allemaal op één plek ontvangen met minimale heen en weer communicatie - u hoeft dus niet te schatten, maar hebt liever de juiste informatie bij de hand en niet elke keer een schatting.

Probleem #3: Geen vaste zitplaatsen in een gedeeld kantoor

Een van de uitdagingen van het beheer van bureauboekingen is dat er geen vast zitplan is of dat er geen manier is om te controleren waar iemand zit wanneer hij of zij een plek op kantoor reserveert. Dit kan mogelijke botsingen veroorzaken voor gereserveerde ruimtes en mensen kunnen het moeilijk vinden om hun collega's op kantoor te vinden als er behoefte is. 

Oplossing #3: interactieve plattegrond van de kantoorvloer

Veel van deze bureauboekings-apps worden ook geleverd met plattegrondoplossingen, waarmee u uw kantoorindeling binnen handbereik kunt omzetten in een interactieve kaart! Zo kunt u heel eenvoudig achterhalen waar uw collega's zitten, waar elk team zich bevindt en welke stoel u precies wilt reserveren.

Nu we het hebben gehad over uitdagingen en oplossingen om ze te overwinnen, is het tijd voor u om de verschillende aanbieders van oplossingen te bekijken - en de beste te kiezen! Gelukkig voor jou hebben we een lijst samengesteld met providers die je kunt overwegen voor je beheer van bureauboekingen!

Aanbieders van bureauboekingsbeheer

1. FLYDESK

De FLYDESK-app is een uitgebreide app die is ontworpen om u te helpen met uw hybride kantoorbehoeften - alles op één plek! U kunt er bureaus, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en andere gedeelde bronnen mee reserveren. Niet alleen dat, het maakt ook planning mogelijk, maakt samenwerking met uw eigen team mogelijk. Met Flydesk kunt u ook onderzoek doen nabijgelegen coworking-ruimtes – wat enorm handig is als er op kantoor zelf niet genoeg werkplekken zijn. 

Probleemloos, alles-in-één platform uitgerust met alle oplossingen die u nodig heeft als uw perfecte hybride werkgenoot!

2. Gezant

Envoy is een hybride oplossing voor het beheer van werkplekken die ook functies voor het beheer van bureauboekingen biedt, waarbij werknemers hun bureau per uur kunnen reserveren en zelfs terugkerende boekingen kunnen plannen via de app zelf. Extra functies zijn onder meer het instellen van gepersonaliseerde bureauvoorzieningen, het reserveren van bureaus namens anderen, het boeken van vergaderruimtes en het maken van groepen met uw collega's in de app, zodat u kunt zien wanneer ze op kantoor zijn!

3. Robin

Robin is een hybride werkplekplatform dat oplossingen biedt voor het beheer van bureau- en kamerboekingen, planning en analyse waarmee u inzicht krijgt in hoe uw werknemers het kantoor gebruiken. De app maakt het ook mogelijk om interactieve kantoorplattegronden te maken en zorgt voor een naadloos proces voor gasten om in te checken wanneer ze het kantoor bezoeken!

4. Kadans

Kadence is een hybride werkende software die ook in de vorm van een app wordt geleverd, waarmee bureau- en ruimteboekingen, planning en bezoekersbeheer mogelijk zijn. Het beste is dat deze software daadwerkelijk kan worden geïntegreerd in verschillende andere apps, zoals uw Microsoft Teams, Google, Workday en meer - waardoor het gemakkelijk toegankelijk is! Beheerders kunnen zelfs specifieke delen van het kantoor toewijzen aan specifieke afdelingen en deze ook plannen, waardoor gebruikers flexibiliteit krijgen bij het toewijzen van de bureaus.

5. Eden

Eden is een alles-in-één HR- en werkplekervaringsplatform dat bureauboeking, bezoekersbeheer, interne ticketing voor werknemersverzoeken en ruimteplanning biedt. Het platform kan ook worden geïntegreerd in verschillende andere applicaties zoals Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory en nog veel meer!

We hopen dat dit artikel nuttig was bij het behandelen van alle informatie die u nodig heeft voor het beheer van bureauboekingen!

Om meer te weten te komen over de hybride werkoplossingen die FLYDESK biedt, die veel meer omvat dan het beheer van bureauboekingen, neem vandaag nog contact met ons op en ontvang een gratis demo van de FLYDESK-app!