Werktevredenheid is een cruciaal element om uw externe medewerkers voor de lange termijn betrokken, gemotiveerd en loyaal te houden. Het is een uitdaging om ervoor te zorgen dat je virtuele team zich verbonden en gewaardeerd voelt; vooral als u tegelijkertijd een eigen personeelsbestand beheert.

Tips om u te helpen de onpersoonlijke virtuele stratosfeer van internet te overbruggen:

1. Communicatie

Houd er altijd rekening mee dat u blind bent voor non-verbale nuances, tenzij u FaceTime, Skype of iets dergelijks gebruikt tool om te communiceren met uw team op afstand. Iemand niet in de ogen kunnen kijken tijdens het communiceren kan leiden tot allerlei (verkeerde) interpretaties van woorden die op een scherm verschijnen. Een verspreking kan onmiddellijk worden gecorrigeerd wanneer deze verkeerd wordt opgevat, maar een geschreven zin die met een klik op een toets wordt verzonden, kan drama's veroorzaken als deze verkeerd wordt geïnterpreteerd.

Houd uw externe medewerkers wekelijks op de hoogte van wat er binnen het bedrijf gebeurt. Vraag om feedback of vragen. Laat dit op vertrouwelijke basis gebeuren en zorg ervoor dat u werkt op een effectief communicatieplatform op afstand. Hierdoor weten ze dat ze deel uitmaken van een team, zij het een extern personeelsbestand; hun mening doet er toe, en ze zitten niet alleen thuis in een eenzame werknevel.

Overcommuniceer in plaats van erop te vertrouwen dat uw externe team uw onleesbare instructies of verwachtingen begrijpt. Wees duidelijk, beknopt en markeer de vitale delen van de wafel van correct Engels. Niemand van het menselijk ras is nog een gedachtenlezer.

Vraag uw externe medewerkers om hun interpretatie van een communicatie te bevestigen om er zeker van te zijn dat ze begrijpen wat u wilt.

Houd de communicatielijnen te allen tijde open, zodat er een constante stroom ontstaat, zoals in een kantoorsituatie.

Houd regelmatig contact, zoals een wekelijkse video-update die uw externe medewerker op elk moment kan bekijken wanneer het hem uitkomt.

2. Hulpprogramma's voor projectbeheer

Gebruik een uitstekende tool voor projectbeheer, er zijn er genoeg om uit te kiezen voor uw doel (Trello, Basecamp, Asana, TeamWeek...). Denk aan online chatten, video- en audio-oproepen, het bijhouden van tijd en prestaties, plus welke andere apps dan ook die bij uw doel passen, zodat externe medewerkers contact kunnen houden of indien nodig schermen kunnen delen.

3. Stel doelen en verwachtingen

• Verwacht niet het onmogelijke van uw externe medewerkers.
• Stel realistische doelen voor uw virtuele team om uzelf wat frustratie en agro te besparen. Dit geeft het thuiswerkende lid een duidelijk beeld van wat er wordt verwacht.
• Zorg voor wederzijdse overeenstemming tussen de betrokken partijen voordat de werkzaamheden beginnen.
• Houd bij dat op tijd aan uw verwachtingen wordt voldaan door regelmatig contact op te nemen met uw externe medewerker en door een app voor het bijhouden van prestaties te gebruiken.

4. Coördineren (niet alleen in je hoofd)

Een externe medewerker tast in het duister over wat alle anderen in het virtuele team van plan zijn; tenzij je het ze vertelt of een tool hebt waarmee ze de workflow van de andere teamleden kunnen volgen, aangezien deze betrekking heeft op die van henzelf. Coördinatie geeft een externe medewerker ook inzicht in de invloed van zijn bijdrage op het totaalbeeld, waardoor hij betrokken blijft.

5. Help indien nodig met tijdbeheer

Niet iedereen is een tijdmanagementgoeroe. Dit is een set vaardigheden die kan worden geleerd of verbeterd met een beetje training en kennis die zal resulteren in meer gerichte productiviteit. Als een van uw externe medewerkers het overzicht verliest als het gaat om werk en vrije tijd, geef ze dan de middelen om hun motivatie te vergroten. Ze zullen denken dat het je iets kan schelen, wat je natuurlijk doet, maar om heel andere redenen dan die van hen.

6. Houd uw externe personeel tevreden

Een tevreden en betrokken personeelsbestand op afstand staat gelijk aan productiviteit. Hoe weet je of je externe teamlid tevreden is? Vraag het - zo simpel is het. Als u een terugslag van klachten krijgt, kan dit een gemakkelijke oplossing zijn, zoals een upgrade van hardware, training of het heroverwegen van verwachtingen aan beide kanten.

7. Tijdframes - Er zitten 24 uur in een dag

Thuiswerkers willen flexibele werktijden; daarom zitten ze niet van 9.00 uur tot 17.00 uur op kantoor. Het voordeel van werken op afstand is dat het werk wordt gedaan vanuit huis of waar ook ter wereld een externe medewerker zich bevindt. De wereldwijde klok varieert net zoveel als de meest productieve uren van een thuiswerker. Het kan in de vroege uurtjes van de ochtend of 's avonds laat zijn, maar wanneer het ook is, geef uw externe medewerkers de vrijheid om hun werk zonder beperkingen te doen.

8. Zeg "Hallo"

Vergeet nooit je manieren. Onthoud dat uw externe medewerkers geen computerrobots zijn, maar mensen die graag beleefdheden uitwisselen voordat ze ingaan op de kern van communicatie.

9. Zijn uw medewerkers op afstand alleen of eenzaam?

De grootste valkuil voor veel thuiswerkers is de eenzame factor van hun omgeving. Voor velen kan het een zegen zijn, terwijl ze voor anderen hunkeren naar interactie met andere stervelingen die van nature voorkomt in een typische kantoorsituatie.

Verminder elk gevoel dat ze de enige persoon ter wereld zijn door ze op individuele basis te leren kennen. Informeer naar wat er gaande is in hun leven, deel een grap en lach. Creëer regelmatig virtuele bijeenkomsten voor jezelf en je team van de niet-werkvariant via een app voor werken op afstand.

10. Onderschat de waarde van vertrouwen niet

Communiceer altijd eerlijk met uw externe team, en zij zullen u leren vertrouwen. U moet uw grillige controlekwesties opgeven en erop vertrouwen dat uw individuele externe medewerkers zullen doen wat van hen wordt gevraagd. Als er fouten worden gemaakt, wees dan tolerant en geloof dat mensen leren van gemaakte fouten.

11. Erken het goede werk

Deel emoji uit terwijl kleuterscholen sterstickers uitdelen voor goed werk, vooral als het bedrijfsbudget niet toestaat dat die grote bonus wordt gegeven. Mensen worden graag geprezen als ze hebben uitgeblonken of 110% hebben gegeven. We willen allemaal weten dat we gewaardeerd worden en dat ons werk erkend wordt.

12. Creëer een bedrijfscultuur

Zorg ervoor dat uw externe teamleden de tijd hebben om regelmatig met elkaar te communiceren om een teamgeest en bedrijfssfeer te creëren. Gebruik online innovatieve teambuildingactiviteiten om samenhangende doelen te bevorderen. Denk aan Play Words of een bureaufotowedstrijd.

13. Creëer loopbaantrajecten voor uw externe team

Thuiswerkers zijn hetzelfde als in-house medewerkers, ze willen weten dat er een carrièrepad voor hen ligt. Neem de tijd om te plannen waar ze in de toekomst zouden kunnen zijn, omdat het hen gefocust houdt op het bereiken van de doelen die u hen voorlegt.

Bovenal, respecteer de grenzen van uw externe medewerker door af te spreken wanneer u wel of niet contact met hem of haar moet opnemen. Ze hebben hun eigen ruimte nodig om een balans tussen werk en privé te creëren.