Met de huidige COVID-19-pandemie is de meeste mensen gevraagd om vanuit huis te werken om de overdrachtssnelheid van virussen te beperken. Verder is het zeer waarschijnlijk dat de social distancing maatregelen voor een jaar of mogelijk zelfs langer wereldwijd zullen worden doorgevoerd. Dit heeft grote gevolgen gehad voor bedrijven, aangezien hun kantoren niet meer in gebruik zijn, hoewel ze nog steeds huur betalen, en verschillende bedrijven hebben moeten inkrimpen om aan hun winstmarges te kunnen voldoen.

Nu mensen over de hele wereld langzaam weer aan het werk gaan – met maatregelen voor social distancing – hebben veel bedrijven zich gerealiseerd dat ze door inkrimping veel extra ruimte op kantoor hebben, evenals het feit dat een aanzienlijk deel van de mensen geven de voorkeur aan een werkmodel op afstand, hetzij voor het gemak of vanwege de angst om COVID-19 op te lopen.

In dit artikel bekijken we hoe uw bedrijf een deel van uw huurkosten kan compenseren door de extra ruimtes onder te verhuren en over te stappen op een gedeeld kantoormodel. Maak je geen zorgen - we hebben al het achtergrondonderzoek voor je gedaan!

Het juridische aspect

Afhankelijk van de voorwaarden in uw huurovereenkomst is het mogelijk dat het onderverhuren van uw extra kantoorruimte niet legaal is. U kunt verschillende juridische kosten oplopen als u uw kantoorruimtes onderverhuurt zonder toestemming van uw verhuurder - wat het doel van onderverhuur zou teniet doen.

De beste manier om verder te gaan is om een gesprek aan te gaan met je verhuurder en toestemming te vragen voor onderverhuur. Benadruk het belang van kostenbesparing tijdens de huidige pandemie - verschillende industrieën zijn immers zwaar getroffen en uw huisbaas zal zich waarschijnlijk ook zorgen maken of u de kantoorruimte kunt betalen. Over het algemeen is het een win-winsituatie, aangezien u een deel van de kosten van het huren van een enorme ruimte die u niet volledig gebruikt, kunt compenseren, en uw verhuurder nog steeds zijn volledige maandhuur krijgt. Hij maakt zich misschien zorgen over het toestaan van essentiële vreemden om de kantoorruimte te gebruiken, maar dat zullen we in de volgende paragrafen bespreken.

We hebben sjablonen voor onderhuurovereenkomsten verzameld waarnaar u kunt verwijzen bij het opstellen van de exacte voorwaarden voor de huurders aan wie u onderverhuurt. Alle contractsjablonen zijn: gratis te downloaden!

Bescherm uzelf en uw werkruimte

Uw huurovereenkomst bij onderverhuur moet een clausule bevatten waarin staat dat huurders aansprakelijk zijn voor eventuele schade aan het onroerend goed. Dit is uiterst belangrijk in gedeelde kantoorruimtes, omdat het uw bedrijf zal beschermen - u wilt tenslotte niet betalen om de rommel van iemand anders op te ruimen of op te lossen! Dit zal ook helpen om uw huisbaas gerust te stellen, aangezien uw huurders op de hoogte zullen zijn van eventuele schade en daarom waarschijnlijk voorzichtiger en respectvoller zullen zijn voor uw kantoorruimte.

Er zijn twee manieren om dit te doen: u moet ervoor zorgen dat ofwel de verzekering van uw huurder de schade van een onderhuurder dekt, ofwel bepaalt dat de onderhuurder zijn eigen verzekering moet afsluiten, wat de meest ideale optie is voor langdurige onderverhuur. Om jezelf te beschermen met dit type verzekering in Hong Kong, kijk op Bedrijfsdekking, omdat ze uitstekend advies en begeleiding bieden om ervoor te zorgen dat u volledig beschermd bent.

Uw onderhuurder selecteren

Het selecteren van de juiste onderhuurder is een uiterst belangrijk aspect van onderverhuur. De gebruikelijke zorgen bij onderverhuring zijn wel van toepassing, zoals ervoor zorgen dat uw huurder de huur op tijd kan betalen en dat ze geen aanzienlijke schade aan uw eigendom veroorzaken (zelfs als ze aansprakelijk zijn, kan het vaak lastig zijn om deze te sorteren soorten problemen uit). Bovendien moet u er bij het onderverhuren van een deel van uw kantoorruimte voor zorgen dat uw huurders niet van de organisatie van een concurrent zijn, anders kunnen ze vertrouwelijke informatie over uw organisatie krijgen.

Daarom is het essentieel dat u uw onderhuurders grondig doorlicht voordat u ze uw extra ruimte laat onderverhuren. Doe grondige antecedentenonderzoeken en kies voor huurders met wie je synergie hebt, zodat het delen van je kantoorruimte een harmonieuze ervaring wordt. Het volgen van een strikte doorlichtingsprocedure zal ook uw verhuurder geruststellen - dus zorg ervoor dat u hem hiervan op de hoogte stelt wanneer u uw discussie over onderverhuur start.

Een ander ding om op te merken is dat adverteren voor uw extra kantoorruimte niet altijd een goede zaak is, omdat het een signaal naar uw concurrenten zal sturen dat de cashflow van uw bedrijf niet ideaal is. Bovendien zal het ook veel mensen met slechte bedoelingen aantrekken die uw bedrijf willen bespioneren en meer willen weten over de innerlijke werking ervan. FLYDESK biedt een strikt, grondig en discreet doorlichtingsproces voor potentiële onderhuurders via ons uitgebreide netwerk, zodat u ervoor kunt zorgen dat alleen de beste huurders naar u toe komen voor definitieve goedkeuringen.

Prijzen bepalen

Het is het beste om de coworking-tarieven rond de locatie van uw kantoor te controleren om een idee te krijgen van de prijzen die u moet rekenen. Als een ruwe gids, speciale bureaus in open ruimtes in Hong Kong ga voor 3.000 - 6.000 HKD per maand, terwijl dagelijkse coworking-hotdesks voor 150 - 400 HKD per dag gaan. Dit hangt natuurlijk af van uw buurt en de kwaliteit van de diensten die uw kantoor biedt – als u bijvoorbeeld toegang geeft tot uw voorraadkast en gratis thee en koffie, een balkon of andere dergelijke gemeenschappelijke ruimtes waar mensen kunnen ontspannen, enz. prijs uw extra ruimte voor veel meer dan wanneer u geen aanvullende diensten aanbiedt. Gebieden in of nabij het Central Business District of in buurten met veel eet- en uitgaansgelegenheden in de buurt kunnen ook hoger geprijsd zijn.

Het onderverhuren van vergaderruimten is ook een winstgevende optie, want hoewel verschillende bedrijven ervoor kunnen kiezen om een thuiswerkmodel te blijven volgen, hebben ze af en toe ruimte nodig voor hun teams om projecten te ontmoeten en te bespreken, of om klanten te ontmoeten. Meestal gaat de huur van vergaderruimten van 150 tot 300 HKD per uur, maar dit kan worden verhoogd afhankelijk van de capaciteit die u aanbiedt.

FLYDESK kan u ook helpen bij het correct prijzen van uw kantoorruimte.

Duur van uw onderhuur

Kortdurende onderverhuringen vereisen meer werk, omdat u voortdurend huurders moet doorlichten en u bij elke nieuwe huurder extra risico's neemt. Ze zijn echter over het algemeen winstgevender. Langdurige onderverhuringen zijn ook een beetje hachelijk, aangezien de toekomst op dit moment vrij onzeker is. De beste optie is daarom een flexibele huurovereenkomst voor maximaal twee maanden, waarna deze eventueel kan worden verlengd.

Onthoud: hier heb jij de touwtjes in handen! U kunt er ook voor kiezen om hernieuwbare wekelijkse opties aan te bieden om diegenen gerust te stellen die niet helemaal zeker zijn of het onderverhuren van uw kantoorruimte de beste keuze voor hen is, en dit geeft u meer tijd om meer huurders te filteren. Het is het beste om uw onderhuur zo eenvoudig mogelijk te houden, zodat u niet veel gedoe hoeft te doorstaan.

Richtlijnen voor werkruimte

Breng de regels en voorschriften van uw werkruimte duidelijk in kaart voor potentiële huurders (en zorg ervoor dat u ze opneemt in de onderhuur!). Sommige dingen die u misschien wilt overwegen, zijn regels over het gebruik van apparatuur zoals printers, koffiemachines enz. U wilt misschien ook een dresscode invoeren, evenals andere regels, zoals ervoor zorgen dat de laatste persoon die het kantoor verlaat alle lichten aandoet en airconditioning uit en andere dergelijke richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw huurders zich respectvol en gepast gedragen. Voor meer informatie over richtlijnen voor coworking en gedeelde kantoorruimtes, bekijk dit artikel.

U moet ook een systeem bedenken voor het boeken van vergaderruimten om botsingen te voorkomen en mogelijk moet u enkele beperkingen opleggen aan internetgebruik.

Over het algemeen is het onderverhuren van uw extra kantoorruimte een geweldige manier om te besparen op de uitgaven van uw bedrijf en tegelijkertijd anderen betaalbare ruimtes te bieden om op flexibele basis te werken. Natuurlijk heb je de goedkeuring van je huisbaas nodig en zorg je ervoor dat er strikte regels en richtlijnen worden opgesteld, zodat je niet in lastige situaties terechtkomt.

Hoewel dit slechts een algemene gids is, kunt u contact met ons opnemen als u geïnteresseerd bent in het onderverhuren van uw extra kantoorruimte FLYDESK en we helpen u met het uitwerken van alle details die specifiek zijn voor uw bedrijf.