Met de komst van digitale technologieën in onze moderne wereld, wordt de definitie van de "werkplek" flexibeler en wordt deze niet langer geassocieerd met één fysieke werklocatie. Met internet dat gemakkelijke en effectieve communicatie mogelijk maakt, zijn externe werknemers of gedistribueerde teams dat ook steeds een zeer aantrekkelijke optie voor zowel werknemers als werkgevers. Het creëert de mogelijkheid om individuen aan te nemen uit een wereldwijde pool van talent, terwijl het hen de flexibiliteit geeft om te wonen waar ze maar willen en geen tijd te verspillen aan dagelijks woon-werkverkeer.

Aangezien het concept van gedistribueerde stoom nog relatief nieuw is, blijven er verschillende vragen over de implementatie en efficiëntie ervan. Gedistribueerde teams zijn genoteerd verhoog zowel de productiviteit als de tevredenheid van de medewerkers mits op de juiste manier beheerd. Daarom gaat dit artikel dieper in op hoe een gelukkig en productief gedistribueerd team precies kan worden opgebouwd.

1. Creëren van een geoptimaliseerde werkopstelling

Er zijn drie hoofdaspecten van een geoptimaliseerde werkconfiguratie: je moet een sterke internetverbinding hebben, je moet comfortabel zijn en je moet over de juiste apparatuur en technologie beschikken om de klus te klaren. De meeste traditionele kantoren proberen deze drie dingen in hun werkruimte op te nemen, en het is net zo belangrijk als je op afstand werkt! Als een van deze aspecten ontbreekt, merkt u een aanzienlijke daling van uw productiviteit.

Een goede internetverbinding is de basis van een gedistribueerd team, omdat het sterke communicatielijnen tussen teamleden mogelijk maakt. Communicatie is de sleutel tot productiviteit – externe teams voelen zich vaak geen "echt" team door het gebrek aan interactie tussen collega's en dit leidt tot een daling van de productiviteit. Wanneer de leden van een team verspreid zijn over verschillende tijdzones, is het nog moeilijker om deze interactie te bevorderen. Het plannen van regelmatige videogesprekken is een goede manier om dit probleem op te lossen; ze zijn niet alleen een efficiënte manier om de voortgang van iedereen te controleren, maar ze stellen teamleden ook in staat om werkrelaties met elkaar aan te gaan, waardoor de productiviteit wordt verbeterd.

Comfort is hier een ander belangrijk aspect – de reden dat veel mensen er de voorkeur aan geven om in een gedistribueerd team te werken in plaats van in een traditioneel kantoor, is de flexibiliteit en het comfort dat het biedt. Als mensen zich meer op hun gemak voelen, zijn ze gelukkiger en dus productiever. 

Ten slotte is het belangrijk om te onthouden dat een gedistribueerd team alleen efficiënt is als ze over de juiste gadgets beschikken. Hoewel het in een traditioneel kantoor gemakkelijk is om werknemers van computers en andere gadgets te voorzien, is dat niet altijd gemakkelijk als het gaat om werken op afstand. Daarom is het aan de werkgever om te zorgen voor de benodigde gadgets voor het personeel om hun werk te voltooien. Als u een gedistribueerd team beheert, moet u ook overwegen platforms te gebruiken die specifiek zijn ontworpen om werken op afstand mogelijk te maken, zodat belangrijke informatie niet verloren gaat of in gevaar wordt gebracht. In het onderstaande gedeelte bespreken we de tools en technologie die kunnen worden gebruikt. Lees dit artikel om u te helpen bij het kiezen van uw beste uitrusting voor werken op afstand of voor uw thuiswerkplek.

2. De juiste tools gebruiken

Whatsappen, Facebooken, Skypen – er zijn zoveel verschillende apps die kunnen worden gebruikt door gedistribueerde teams. Veel van deze apps zijn echter niet geoptimaliseerd voor werken op afstand of als u ze op ongepaste wijze gebruikt, zou uw algehele werklast toenemen. In dit gedeelte zullen we ons concentreren op enkele verschillende platforms met innovatieve functies om de productiviteit van gedistribueerde teams te verbeteren. 

 

Voor communicatie, slappe of Basiskamp zijn handige hulpmiddelen. Ze maken allebei groepschats mogelijk voor gedistribueerde teams om elkaar op de hoogte te houden en vragen te stellen over de lopende taken, zodat de e-mailinbox van iedereen overzichtelijk blijft.

Voor projecten die gelijktijdige samenwerking aan een document of kosteneffectieve cloudopslag vereisen, Google Drive is de juiste keuze! Of het nu gaat om een document, een tabelblad of presentatiedia's, met Google Drive kunnen gebruikers gelijktijdig aan hetzelfde bestand werken waarbij alle wijzigingen in realtime worden bijgewerkt. 

Als het om projectmanagement gaat, TeamWeek of asana zijn onze beste opties. asanaDankzij de gebruiksvriendelijke interface kunnen teamleden takenlijsten maken voor elk project, zodat iedereen kan bijhouden wat er momenteel aan de gang is en wat er is gedaan. TeamWeek is zeer geschikt voor eenvoudige taakverdeling en teamorganisatie op afstand.

Gedistribueerde teams moeten een duidelijk idee hebben over wanneer en welke applicaties ze in een bepaalde situatie moeten gebruiken. Hierdoor kan het werk op een vlotte en georganiseerde manier verlopen, aangezien elk teamlid snel de informatie kan krijgen die ze nodig hebben van het relevante platform. Er gaat bijvoorbeeld minder tijd verloren als we niet meer hoeven te wachten op een e-mailreactie over de status van een project. Het gebruik van het juiste platform zal de productiviteit zeker verbeteren. Lees dit artikel voor een gedetailleerde analyse van de beste communicatietools voor uw gedistribueerde teams.

3. Resultaten versus tijd

Veel werkgevers maken de fout om de productiviteit van hun werknemers te beoordelen op basis van de hoeveelheid tijd die ze aan één project besteden. Ze koppelen veel werken aan goed werk, maar dit is niet altijd het geval. Wanneer we de verschuiving maken van kijken naar de hoeveelheid tijd die aan een project is besteed naar de resultaten van dat project, komen we in de juiste mindset om ons te concentreren op productiviteit. Het heeft immers geen zin om 5 uur aan iets te werken als het slechte resultaten oplevert.

In een gedistribueerd team is een resultaatgerichte mentaliteit erg belangrijk. Vanwege de aard van werken op afstand is het onmogelijk om nauwkeurig vast te stellen hoeveel tijd elk teamlid aan het werk besteedt. Focussen op hun resultaten is de enige manier om de productiviteit echt te meten. Daarom moeten werkgevers duidelijke doelstellingen en doelen stellen waaraan elk teamlid moet voldoen, en hen in staat stellen de stappen te bedenken om de genoemde doelen te bereiken. Aangezien de communicatie van nature trager is in gedistribueerde teams, zal micromanagement resulteren in tijdverspilling en productiviteitsverlies. 

Concluderend, er zijn verschillende aspecten om de productiviteit in een gedistribueerd team te verbeteren, waaronder het gebruik van geschikte tools en technologie, het opbouwen van vertrouwen tussen teamleden en het aannemen van een resultaatgerichte mentaliteit. Een gedistribueerd team effectief managen is niet moeilijk, maar vereist gewoon een andere aanpak. Indien correct beheerd, kan een gedistribueerd team zelfs productiever zijn dan een traditioneel team.