Een vergaderruimte huren in Hong Kong is vrij eenvoudig. Voordat u het boekt, moet u echter met een paar dingen rekening houden om ervoor te zorgen dat u uiteindelijk de ideale ruimte afhankelijk van het soort evenement je gaat hosten, evenals het aantal aanwezigen. 

Het boeken van de verkeerde vergaderruimte kan van uw evenement een nachtmerrie maken. Het teleurstellen van uw gasten kan uw bedrijf op de lange termijn schaden. In dit artikel vertellen we je alles waar je aan moet denken voordat je een evenementenlocatie in Hong Kong gaat huren. Wij zullen u begeleiden bij het boeken van de perfecte ruimte voor vergaderingen, conferenties, seminars, lezingen of elk soort evenement dat u zou willen organiseren. 

Laten we eerst de kenmerken bespreken waarmee u rekening moet houden in een vergaderruimte voordat u deze boekt: het meubilair, de uitrusting, de locatie, de grootte en de kosten. 

Meubels en gereedschap 

Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert en hoe interactief je presentatie zal zijn, heb je misschien apparatuur nodig die je niet bezit. Ga er niet vanuit dat elke vergaderruimte een whiteboard en een projector heeft, want sommige bieden slechts een paar stoelen en andere zijn gewoon een lege ruimte.

De meest voorkomende apparatuur die u mogelijk nodig heeft, is onder meer: 

• Whiteboards (met pennen, stiften en gummen)
• Projector of tv-scherm (met bijbehorende kabels en adapters)
• Microfoon(s)
• Sprekers
• Gemakkelijke toegang tot stopcontacten of verlengsnoeren
• Kantoor artikelen

Maak een lijst van alle apparatuur of gadgets die je nodig hebt en zoek dienovereenkomstig naar vergaderruimten. We raden je aan om een ruimte te krijgen die al is inbegrepen alles je nodig hebt, want het meenemen van je eigen uitrusting kan gemakkelijk een logistieke nachtmerrie worden. 

Als het om meubels gaat, moeten stoelen en tafels comfortabel genoeg zijn zodat de aanwezigen zo lang kunnen zitten als nodig is. 

Ook, alle gasten moet zijn in staat zijn om alle taken of activiteiten uit te voeren die de gastheren hen vragen te doen. Er is niets ongemakkelijker dan een publiek te vertellen dat ze hun laptop moeten meenemen als er niet genoeg tafels voor iedereen zijn, hen te vertellen groepen te vormen als het meubilair onderweg is en niet gemakkelijk kan worden verplaatst, of erger nog, ze uit te nodigen om gaan zitten en beseffen dat er niet genoeg stoelen zijn voor iedereen. 

Meubelstijl kan ook een groot verschil maken in hoe uw gasten het evenement ervaren. Speciale meubels zoals sculpturen, extra verlichting, tafeldecoraties of schilderijen kunnen het uiterlijk van de locatie verbeteren, dus houd rekening met beide factoren wanneer u op zoek bent naar een evenementenruimte in Hong Kong. 

Plaats

Idealiter zou de locatie van de vergaderruimte moeten zijn: zo toegankelijk en gemakkelijk mogelijk. Als dat niet het geval is, kunnen sommige deelnemers verdwalen, te laat komen of gewoon besluiten om helemaal niet te gaan. 

Een vergaderruimte huren in de buurt van een MTR-, tram- of busstation is altijd een goed idee. Als sommige gasten moeten rijden, zorg er dan voor dat de vergaderruimte een eigen of gemakkelijke toegang heeft tot een parkeerplaats. 

Het Uitvoerend Centrum, Welvaartstoren

Grootte & capaciteit

Bij het boeken van een vergader-, conferentie- of evenementruimte in Hong Kong, krijgt u bijna altijd de capaciteit van de ruimte in termen van hoeveel mensen er in de ruimte kunnen passen, waardoor u gemakkelijker zeker weet dat er ruimte zal zijn voor iedereen. 

We raden u echter aan om altijd de werkelijke grootte van de kamer te controleren en de capaciteit te berekenen op basis van hoe dicht u gasten bij elkaar wilt hebben. Hier zijn enkele vuistregels als het gaat om het berekenen van een evenement capaciteit: 

• ~6 ft2 per gast voor staand publiek
• ~8 ft2 per gast voor een gemengd zittend en staand publiek of zitplaatsen in auditoriumstijl
• ~9 ft2  per gast voor zitplaatsen in receptiestijl met dansvloer of klein podium
• ~18 ft2  per persoon aan bureaus
• ~40 ft2  per persoon voor vergadertafels en holle vierkanten. Dit is ook de aanbevolen minimumcapaciteit om te voldoen aan de social distancing-maatregelen.

Eten en drinken

Voor evenementen langer dan 3 uur is eten en drinken noodzakelijk. 

De meeste vergaderruimten bieden gratis water en koffie voor kleine groepen. Misschien wilt u echter nog een keer controleren of andere drankjes of snacks zijn inbegrepen bij het huurpakket voor vergaderruimten of dat ze beschikbaar zijn om dergelijke diensten tegen een extra vergoeding te verlenen. Nogmaals, eten kan gemakkelijk een logistieke nachtmerrie worden, dus als je een royale hoeveelheid maaltijden en drankjes nodig hebt, neem dan vooraf contact op met de locatie en vraag naar hun cateringdiensten; de meesten van hen zullen kunnen helpen. 

Als je niet van plan bent om gratis eten aan te bieden, zorg er dan in ieder geval voor dat gasten de mogelijkheid hebben om alles te kopen wat ze nodig hebben in of in de buurt van de faciliteiten van de vergaderruimte. 

Kosten

Vergaderruimtes in Hong Kong zijn geprijsd op basis van alle bovengenoemde factoren (apparatuur, faciliteiten, locatie en grootte). Hoe groter, luxer, beter uitgerust en beter gelegen, hoe duurder het wordt. 

Ze zijn meestal geprijsd op uurbasis en kunnen gaan overal van HK$1 tot meer dan HK$7 per uur per ft2 . Hoe langer je een vergaderruimte huurt, hoe makkelijker het is om betere tarieven en kortingen te krijgen.

Aangezien de prijzen sterk variëren, raden we u aan om onze vergaderruimten in Hong Kong te bekijken en de tarieven rechtstreeks op onze website te vergelijken. Dit is hoe het moet:

Hoe een vergaderruimte te huren in Hong Kong

Nu je weet waar je op moet letten bij het huren van een vergaderruimte of evenementenruimte in Hong Kong, kun je er zo een boeken: 

1. Op bezoek komen FLYDESK werkruimte netwerk en selecteer "Hong Kong" als uw locatie en klik vervolgens op "vergaderzaal”.
2. U wordt naar de volle lijst van vergaderruimten, seminarruimten, conferentieruimten en evenementenruimtes beschikbaar in heel Hong Kong. Om de resultaten te verfijnen tot een specifiek gebied, gebruikt u de interactieve kaart in de rechterhelft van het scherm door de "zoeken terwijl ik de kaart verplaats" keuze. Dan zie je meteen alle beschikbare vergaderruimtes in de buurt samen met hun capaciteit en uurtarieven, wat het supereenvoudig maakt als je alle verschillende ruimtes wilt vergelijken. Bent u op zoek naar specifieke kenmerken, dan kunt u ook filteren op capaciteit, budget, attributen en features.
3. Wanneer u op een vergaderruimte klikt, toont FLYDESK u alle details over de ruimte, inclusief foto's, volledige prijzen, functies, adres en beschikbaarheid. Op diezelfde pagina kunt u eenvoudig een aanvraag doen en u ontvangt alle details per e-mail. Zo simpel is het!

Bekijk onze vergaderruimtes in Hong Kong hier

Uitgelichte afbeelding van V-Co vergaderruimte, beschikbaar FLYDESK