Werken op afstand was een trending topic voor organisaties, zelfs voordat de pandemie de wereld in 2020 teisterde. Nu worden telewerken en flexibel werken het nieuwe normale type werk. Hierdoor zijn satellietkantoren en hybride kantoren de oplossing voor bedrijven om kantoorkosten te minimaliseren en gedistribueerde teams te beheren. 

Definitie van satellietkantoor en hybride kantoor

Een Satellite-kantoor is een filiaal dat fysiek gescheiden is van het hoofdkantoor van een organisatie. Aan de andere kant vermengen hybride kantoren zich thuis en op kantoor.

In de huidige context lijken deze kantoren logischerwijs de ideale optie. Maar de belangrijkste uitdagingen van satelliet- en hybride kantoren zijn om dezelfde productieve ervaring te behouden met de juiste tools en tegelijkertijd een bedrijfscultuur voor gedistribueerde teams te behouden.

Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste redenen waarom u een Satellite Office & Hybrid Office zou willen overwegen:

Waarom een Satellite Office overwegen?

• Satellietkantoor verkleint de kans op het oplopen van het Covid-19-virus

Omdat de meeste werknemers uit elkaar werken, is er minder fysiek face-to-face contact, wat de belangrijkste oorzaak is van viruscontractie. Het opzetten van een satellietkantoor ondersteunt werknemers die nog steeds een kantoorinrichting willen zonder al te veel risico voor hun gezondheid en veiligheid.

• Satellietkantoor bespaart transporttijd en kosten

Als je van plan bent een satellietkantoor te openen, is het ten zeerste aan te raden om een locatie te kiezen waar de meeste van je talenten in de buurt wonen. Door dat te doen, zal hun reistijd worden verkort, wat resulteert in meer tijd voor werk of persoonlijke activiteiten. Ook besparen uw medewerkers op transportkosten die ze vroeger kregen van het dagelijkse heen en weer woon-werkverkeer.

• Satellietkantoor bespaart op huurkosten

Een Satellite Office hoeft niet op de meest chique en dure plek in de stad te zijn. Meestal kunt u een strategische locatie buiten de stad of in een kleine stad definiëren, dicht bij het huis van de meeste teamleden en andere potentiële lokale rekruten. Zorg ervoor dat u geen Satellite Office-locatie kiest die ideaal zou zijn voor een paar mensen, aangezien zij in de toekomst misschien niet in uw bedrijf aanwezig zijn.

• Satellietkantoor biedt toegang tot talenten op afstand

Het opzetten van een Satellite Office op een andere locatie of regio geeft uw bedrijf ook de mogelijkheid om meer te weten te komen over andere lokale marktbehoeften en om toegang te krijgen tot een pool van talenten met specifieke vaardigheden of tegen lagere kosten. Het hebben van een satellietkantoor positioneert uw bedrijf voor maximaal operationeel succes.

• Satellietkantoor ondersteunt hybride werkopstelling

Bryant Lach van JLL zei dat bedrijven blijven erkennen dat persoonlijk samenkomen, althans een deel van de tijd, een positieve invloed heeft op de bedrijfscultuur en samenwerkingsinspanningen. Een Satellite Office is een gemakkelijke oplossing om een concept van Hybrid Office te implementeren (zie het volgende gedeelte voor meer informatie) waarbij werknemers de flexibiliteit hebben om gedurende een bepaalde tijd de hele week vanuit huis te werken en een andere tijd vanuit het Satellite Office om fysieke interactie mogelijk te maken. Simpel gezegd, het biedt het beste van twee werelden.

Satellietkantoren brengen ook enkele uitdagingen met zich mee. De locatie van het satellietkantoor moet zorgvuldig worden overwogen om te voorkomen dat het een voordeel is voor sommigen en een beperking voor anderen. Besteed veel aandacht aan de stijl en kenmerken om te voorkomen dat mensen op een plek komen die ze niet leuk vinden en daarom liever thuis blijven. Aangezien u meer budget heeft door niet te investeren in een kantoor in de binnenstad, moet u niet te goedkoop zijn voor uw Satellite Office. Het kan ook een uitdaging zijn om een bedrijfscultuur te doorbreken die is ontstaan door samen te werken en fysiek interactief te zijn met alle medewerkers.

Bij FLYDESK, kunnen we u helpen bij het vinden van de perfecte plek en het leveren van onze app waarmee u de zichtbaarheid van uw teamleden kunt bewaken. Communicatie op afstand hoeft geen probleem te zijn en er zijn Hulpmiddelen voor teambuilding op afstand om uw medewerkers te helpen zich aan te passen aan de toekomst van kantoorwerk.

Waarom een hybride kantoor overwegen?

• Hybride kantoor bespaart ruimtekosten

Modellen met gedeelde bureaus vermijden het betalen van één bureau per persoon en het verspillen van ongebruikte ruimte. Een onderzoek door Anita Williams Woolley van Carnegie Mellon University toont aan dat het voor organisaties logisch is om hun ruimte te evalueren en te overwegen om te verkleinen, maar zonder vergaderruimte te elimineren. 

• Hybride kantoor ondersteunt een soepele overgang naar werken vanaf elke locatie

De pandemie heeft geleid tot een grootschalige overgang naar werken op afstand als het nieuwe normaal van kantoorwerk. Dit werd beweerd door Rich Mcbee in het artikel Het kantoor van de toekomst wordt hybride. Werken op afstand, met name hybride kantoorwerk, met de juiste technologie, bewijst dat je overal en productief kunt werken.

• Hybride kantoor bevordert flexibiliteit in werkschema's

Flexibiliteit is een van de redenen waarom de meeste mensen ervoor kiezen om op afstand te werken, omdat ze de kans hebben om werk en privé te combineren, vooral nu mensen hun welzijn boven alles stellen. Voorafgaand aan Covid-19 had SEO-bureau NOVOS een huurovereenkomst getekend met WeWork voor een kantoorruimte. Maar vanwege de pandemie trok het zich terug uit de huurovereenkomst en verhuisde het naar We Membership, "waar werknemers het grootste deel van de tijd thuis kunnen werken, maar elk een maandelijks budget krijgen om te besteden aan het boeken van werkruimten".

Hoewel we misschien denken dat het gemakkelijk is om een hybride kantoor op te zetten, is het toch belangrijk om te weten welke uitdagingen dit met zich mee kan brengen. Een hybride werkpatroon zal niet voor iedereen geschikt zijn, omdat sommigen niet de juiste tools of omgeving hebben om bijvoorbeeld thuis te werken. Voor veel bedrijven is het moeilijk om vertrouwen op te bouwen en de prestaties van het personeel te controleren, om nog maar te zwijgen van de uitdagingen met samenwerking op afstand en de bedrijfscultuur.

FLYDESK faciliteert teamzichtbaarheid op afstand met een Team Check-in-app. Het helpt werkgevers en werknemers op koers te houden met inzet, productiviteit en veiligheid. Aangezien werknemers dagelijks inchecken met de FLYDESK-app om hun werkuren bij te houden, kunnen werkgevers ook gedeelde kantoorboekingen afhandelen en hun kantoorruimtebeheer optimaliseren. Ten slotte bieden onze werkruimtepartners zoals WeWork, TheHive, The Executive Center... verschillende lidmaatschapsregelingen en kosteninclusieve voorzieningen waarbij leden alleen de uren hoeven te betalen die ze hebben verbruikt.

Uw bedrijf uitbreiden naar een satelliet- of hybride kantoor brengt onvermijdelijke uitdagingen met zich mee. Een zorgvuldige planning en uitvoering zal echter helpen om vertrouwens- en prestatieproblemen en belemmeringen in technologie te verminderen. Als u hulp nodig heeft bij het uitbreiden van uw kantoor naar waar dan ook ter wereld, heeft FLYDESK het vermeld gedeelde kantoren, coworking-ruimtes en servicekantoren van wereldklasse waaruit u kunt kiezen voor een soepele overgang naar de nieuwe norm van flexibel kantoorwerk. Neem vandaag nog contact met ons op om uw flexibele werkreis te starten. 

Uitgelichte afbeelding van onze partner: Satellietkantoor