Werken op afstand is de afgelopen jaren steeds populairder geworden, vooral door de recente pandemie van het coronavirus. Voor bedrijven die gewend zijn aan externe of flexibele werkregelingen, heeft dit niet al te veel ongemak veroorzaakt, maar bedrijven die nieuw zijn in deze manier van werken, kunnen zich een beetje boven hun hoofd voelen.
Gelukkig hebben we een lijst samengesteld met de meest voorkomende fouten bij het implementeren van regelingen voor werken op afstand. We zullen ook suggesties doen om deze fouten te omzeilen en deze regeling succesvol te implementeren in uw organisatie.
1. Geen passend flexibel werkbeleid hebben
Als u overrompeld werd door de coronaviruspandemie, weet u misschien niet eens hoe u een flexibel of extern werkbeleid in uw organisatie moet opzetten. Terwijl we een sjabloon hebben hier, kunt u ook uw eigen maken om aan de specifieke behoeften van uw bedrijf te voldoen.
Zonder duidelijk beleid is er een groot risico op productiviteitsniveaus vanwege het gebrek aan begeleiding, communicatie en samenwerking tussen teamleden en afdelingen. Vanwege de aard van werken op afstand kunnen werkgevers hun personeel niet micromanagen - in plaats daarvan moeten ze dat gewoon doen vertrouw hen en hun voortgang beoordelen op basis van de resultaten.
2. Geen duidelijke verwachtingen stellen aan uw medewerkers
Stel duidelijke verwachtingen en schets de resultaten die uw medewerkers moeten produceren. Zorg ervoor dat u deadlines stelt en follow-up van degenen die verslappen! U moet ook eventuele andere regels in uw flexibel/extern werkbeleid schetsen, zoals het verplichten van werknemers om wekelijkse rapporten in te dienen van het werk dat ze hebben voltooid. Enkele andere voorbeelden die geschikt kunnen zijn voor uw organisatie, zijn het plannen van regelmatige gesprekken met teamleden, lijnmanagers en andere hogergeplaatsten om de voortgang bij te houden, duidelijke werktijden vastleggen of kennisgeving vereisen voordat medewerkers flexibele uren werken, enz.
3. Geen goed voorbeeld geven als leider
Als u uw bedrijf naar succes wilt leiden, moet u het goede voorbeeld geven. Zorg ervoor dat u uw beleid voor werken op afstand goed volgt en zelfs promoot. Als u het als teamleider niet doet, zullen uw medewerkers dat ook niet doen, omdat ze zich schuldig zullen voelen wanneer ze op afstand werken. Tijdens die moeilijke tijden van Coronavirus, wanneer een teamleider ondanks de risico's naar kantoor gaat, voelt iedereen in het team zich verplicht hetzelfde te doen, wat een nog grotere bedreiging vormt. Maar onthoud dat, zelfs afgezien van de huidige situatie, het opzetten van een extern of flexibel beleid van bovenaf naar alle niveaus van de hiërarchie zal komen. Als leider moet u thuis een goede ruimte inrichten om vanuit te werken, en ervoor zorgen dat deze bevorderlijk is voor productiviteit en focus om je team in de beste omstandigheden te coachen. U moet te allen tijde beschikbaar zijn en paraat staan om eventuele grote problemen op te lossen.
4. Niet over de juiste tools beschikken voor samenwerking op afstand
Als u niet met uw collega's op kantoor bent, kunt u niet zomaar naar hun bureau lopen en hen een vraag stellen, of een gesprek van 20 minuten voeren over een project waaraan u samenwerkt. Om rommel in ieders inbox of spam op ieders telefoon te voorkomen, kunt u overwegen andere platforms te gebruiken zoals Slack, Trello, Asana, Zoom enz. Hardwareapparatuur zoals laptops is immers niet het enige dat uw personeel nodig heeft om hun werk te voltooien.
Slack is een geweldig hulpmiddel voor communicatie. U kunt eenvoudig meerdere groepen en discussielijnen samenstellen om verschillende discussies binnen een afdeling en tussen hen bij te houden. Het helpt ook om spam en rommel in ieders inbox te verminderen! Als je meer wilt weten over Slack, hebben we een meer diepgaand artikel hier.
Trello is een goed platform voor projectbeheer, omdat je elk project kunt toevoegen aan een "kaart" onder een specifiek label. U kunt meerdere borden maken voor verschillende teams en ook één voor persoonlijk gebruik en eenvoudig projectupdates bijhouden door de updates op elke kaart te controleren. U kunt ook checklists maken, vervaldatums en herinneringen toewijzen en een archief van voltooid werk bijhouden voor toekomstig gebruik.
Voor betere communicatie die verder gaat dan eenvoudige berichten in tekst, bekijk Zoom! Met gratis accounts kunt u 40 minuten lang met maximaal 3 personen bellen - en u kunt ervoor kiezen om het gesprek op te nemen, zodat u geen enkel detail hoeft te missen. Zakelijke accounts laten een onbeperkt aantal mensen toe bij elk gesprek, en ze kunnen zo lang doorgaan als je wilt. Bovendien nemen ze automatisch op. Zoom is een geweldige manier om in contact te blijven met uw team en uw personeel, zodat u gemakkelijk kunt chatten en elkaar kunt updaten en eventuele vragen snel kunt oplossen.
5. Niet alle werknemers gelijk behandelen
Een ander ding om op te merken is dat u al uw werknemers eerlijk en gelijk moet behandelen, ongeacht de functie, het niveau of de werklocatie. Neem regelmatig contact op met externe medewerkers en zorg ervoor dat ze het gevoel hebben nog steeds deel uit te maken van een team. Als u externe werknemers heeft die in verschillende landen wonen, houd dan rekening met hun tijdzones! Het kan zijn dat u uw planning indien nodig aanpast om aan die van hen te voldoen, maar een korte bespreking stelt u vaak in staat om eventuele problemen snel op te lossen.
Naast het belang van het onderhouden van een goede werkrelatie met al uw medewerkers, moet u ernaar streven om uw medewerkers op afstand een loopbaanperspectief te bieden, op dezelfde manier als voor uw kantoorpersoneel. Veel van degenen die vanuit huis werken, hebben het gevoel dat ze niet op kantoor zijn, waardoor het onwaarschijnlijk is dat ze een promotie krijgen of de kans krijgen om te groeien en zich verder te ontwikkelen binnen de organisatie. Streef ernaar dat al uw medewerkers zich gelijk en betrokken voelen, en hen de kansen te bieden om hun volledige potentieel te bereiken.
6. Werkuren niet respecteren
Zowel u als uw werknemers moeten een duidelijk schema voor uw dag opstellen, zodat u niet overwerkt of opgebrand raakt. Het is gemakkelijk om je werk af te sluiten als je het kantoor verlaat en weer thuiskomt, maar wanneer je huis je 'kantoor' is, is het moeilijk om die laptop uit te zetten en wat tijd voor jezelf te nemen, vooral als je nog veel te doen hebt.
Overwerk kan in sommige gevallen nodig zijn, maar tijd voor jezelf nemen is belangrijker dan dat. Moedig uw personeel aan om redelijke uren te werken en hun vrije tijd door te brengen met ontspannen, hun hobby's nastreven en dingen doen die ze leuk vinden. Hun mentale gezondheid is ongelooflijk belangrijk - een gestresste en depressieve werknemer zal geen goed werk produceren! Pas dit advies ook toe op je eigen leven, want ook jij verdient een pauze.
7. Het menselijke aspect vergeten
Het is ook belangrijk om teambinding tijdens de werkdag te stimuleren. Promoot het gebruik van regelmatige audio- en videogesprekken voor teams om gemakkelijk alles wat met werk te maken heeft te bespreken, maar ook om te chatten over hun persoonlijke leven en dingen die niets met werk te maken hebben. Menselijke interactie is een enorme factor voor een goede geestelijke gezondheid, en op afstand werken kan behoorlijk isolerend zijn. Als je meer wilt weten over het vermijden van de eenzaamheid van werken op afstand, bekijk dan ons artikel hier.
Ook al kan het een ontmoedigende taak zijn om werken op afstand in uw organisatie te implementeren, vooral omdat het coronavirus het een prioriteit over de hele wereld maakt, als u de juiste basis heeft, zult u merken dat het niet zo moeilijk is als het lijkt. Maak een duidelijk beleid voor uw medewerkers en vermijd alle andere veelgemaakte fouten die anderen hebben gemaakt en het lijkt een makkie! Als je overweegt een flexibel werkprogramma te implementeren, maar je bent een beetje onzeker over de details, neem dan contact met ons op via FLYDESK hier.
Over FLYDESK
FLYDESK is an innovative hybrid work management software that helps businesses improve productivity, optimize workspace usage, and enhance team collaboration. Designed for companies embracing flexible work models, FLYDESK streamlines remote work and office coordination, making it easier to manage teams and resources. Discover how FLYDESK can transform your hybrid workplace and boost operational efficiency. Neem contact op today to learn more!